Thừa phát lại có thể lập vi bằng ghi nhận diễn biến một cuộc họp hoặc buổi làm việc giữa các bên: thời gian, địa điểm, ai có mặt, ai vắng, trình tự diễn ra, lời phát biểu và kết quả biểu quyết như những gì thừa phát lại trực tiếp nghe và thấy. Vi bằng không thay biên bản họp do chính cuộc họp lập theo điều lệ hay quy chế, nhưng là chứng cứ độc lập khi biên bản bị tranh cãi.
Tranh chấp quanh cuộc họp xuất hiện ở nhiều nơi: thành viên công ty cho rằng cuộc họp không đủ người mà biên bản vẫn ghi thông qua, cư dân phản đối kết quả hội nghị nhà chung cư, hai bên đối tác thương lượng xong rồi một bên phủ nhận điều đã đồng ý. Bài này giải thích khi nào nên mời thừa phát lại, vi bằng ghi nhận được những gì, những giới hạn cần tôn trọng và cách dùng vi bằng sau cuộc họp.
Khi nào cuộc họp cần có thừa phát lại
Phần lớn cuộc họp không cần vi bằng. Biên bản do thư ký lập, chủ toạ và những người theo quy định ký, cùng bản ghi âm nội bộ nếu điều lệ cho phép là đủ. Vi bằng có ý nghĩa khi đã có dấu hiệu tranh chấp: các nhóm thành viên, cổ đông mâu thuẫn; cuộc họp có nội dung quan trọng như thay người đại diện, bán tài sản lớn; lần họp trước từng bị khiếu nại vì biên bản ghi không đúng; hoặc bạn là thiểu số và lo ngại biên bản sẽ chỉ phản ánh ý một phía.
Với buổi làm việc giữa hai bên đối tác, vi bằng hữu ích khi các bên đã có tiền sử phủ nhận lời mình nói, hoặc khi buổi làm việc nhằm chốt một vấn đề có giá trị lớn như đối chiếu công nợ, xác nhận khối lượng công việc đã làm. Trong trường hợp này, điều đầu tiên vẫn nên là đề nghị lập biên bản có chữ ký hai bên; vi bằng đi kèm để ghi nhận cả việc bên nào từ chối ký nếu có.
Ví dụ giả định: một công ty trách nhiệm hữu hạn ở Đà Nẵng có ba thành viên, hai người muốn thay giám đốc, người còn lại phản đối. Người thiểu số lo ngại biên bản sẽ ghi sai số người tham dự, nên đề nghị thừa phát lại có mặt ghi nhận. Vi bằng sau đó trở thành căn cứ đối chiếu khi biên bản bị tranh cãi.
Vi bằng cuộc họp ghi nhận được những gì
Thừa phát lại ghi nhận những gì mình trực tiếp nghe, thấy trong thời gian có mặt. Một vi bằng cuộc họp đầy đủ thường có:
- Thời gian bắt đầu, kết thúc, địa điểm; các lần tạm dừng nếu có.
- Số người có mặt, tư cách họ tự giới thiệu hoặc theo danh sách điểm danh của cuộc họp; người vắng mặt được nêu tên khi điểm danh.
- Trình tự cuộc họp: ai khai mạc, ai chủ toạ, các nội dung được đưa ra.
- Lời phát biểu đáng chú ý, ghi tóm tắt hoặc nguyên văn tuỳ yêu cầu, kèm ghi âm, ghi hình nếu được thực hiện công khai.
- Cách biểu quyết và kết quả biểu quyết như được công bố tại chỗ, số phiếu nếu được kiểm đếm trước mặt thừa phát lại.
- Việc ai đó phản đối, bỏ về, từ chối ký biên bản.
- Việc biên bản họp được đọc lại, ký hay không ký tại chỗ.
Thừa phát lại không xác nhận tư cách pháp lý của người dự họp, ví dụ người đó có thật là thành viên, có đúng tỷ lệ vốn hay không. Đó là việc phải đối chiếu với sổ đăng ký thành viên, điều lệ, giấy tờ uỷ quyền.
Những giới hạn cần tôn trọng
Thừa phát lại phải có mặt công khai. Thừa phát lại dự cuộc họp với tư cách người lập vi bằng, không phải người ngồi ghi lén. Những người dự họp cần được biết có thừa phát lại và có ghi âm, ghi hình. Cuộc họp của tổ chức có quy chế riêng thì việc cho người ngoài tham dự còn phụ thuộc quy chế và sự đồng ý của chủ toạ hoặc người triệu tập.
Không ghi nhận cuộc làm việc với người đang thi hành công vụ. Buổi làm việc có cán bộ, công chức tham gia với tư cách thi hành công vụ, như đoàn kiểm tra, buổi tiếp công dân, thuộc nhóm thừa phát lại không được lập vi bằng ghi nhận hành vi của họ. Bạn dùng biên bản do cơ quan lập và quyền được nhận bản sao.
Không thay biên bản họp theo điều lệ. Nghị quyết, quyết định của cuộc họp có hiệu lực hay không phụ thuộc vào việc triệu tập, tỷ lệ dự họp, tỷ lệ biểu quyết theo luật doanh nghiệp, điều lệ, quy chế. Vi bằng chỉ cung cấp dữ liệu để đối chiếu, không làm một nghị quyết sai thủ tục trở nên đúng.
Không đánh giá nội dung phát biểu. Vi bằng ghi "ông A phát biểu rằng…", không ghi "ông A phát biểu sai sự thật". Nhận định là việc của các bên và của toà án hoặc trọng tài nếu có tranh chấp.
Vi bằng, biên bản họp và ghi âm nội bộ
Ba loại tài liệu này thường cùng tồn tại sau một cuộc họp có tranh chấp. Bảng dưới so sánh để bạn biết mỗi loại đóng góp gì.
| Tiêu chí | Biên bản họp | Ghi âm, ghi hình nội bộ | Vi bằng |
|---|---|---|---|
| Ai lập | Thư ký, chủ toạ theo quy chế | Người tổ chức hoặc một thành viên | Thừa phát lại độc lập |
| Giá trị theo điều lệ | Là tài liệu chính thức của cuộc họp | Tài liệu hỗ trợ nếu quy chế cho phép | Không thay biên bản |
| Điểm mạnh | Có chữ ký người có thẩm quyền | Ghi đầy đủ âm thanh, hình ảnh | Người lập không thuộc phe nào |
| Điểm yếu khi có tranh chấp | Có thể bị cho là ghi theo ý một phía | Có thể bị nghi cắt ghép, ghi không công khai | Chỉ ghi được trong thời gian có mặt, tốn chi phí |
| Dùng khi | Mọi cuộc họp theo quy định | Theo quy chế hoặc thoả thuận | Cuộc họp có nguy cơ tranh chấp cao |
Khi có tranh chấp, ba loại tài liệu bổ sung cho nhau. Biên bản thể hiện kết quả chính thức, ghi âm cho chi tiết, vi bằng cho góc nhìn độc lập về những gì thật sự diễn ra.
Chuẩn bị mời thừa phát lại dự họp
Nếu bạn quyết định mời thừa phát lại, hãy chuẩn bị theo trình tự:
- Xác định tư cách của mình: người triệu tập, thành viên dự họp hay bên đối tác. Tư cách quyết định bạn có thể đưa thừa phát lại vào phòng họp hay phải xin phép chủ toạ.
- Đọc điều lệ, quy chế hoặc thoả thuận về việc người ngoài tham dự, ghi âm, ghi hình cuộc họp.
- Thông báo trước cho người triệu tập hoặc các bên về việc có thừa phát lại, để tránh bị từ chối vào phòng ngay tại cửa.
- Ký hợp đồng dịch vụ với văn phòng thừa phát lại nơi diễn ra cuộc họp, nêu rõ cần ghi nhận nội dung gì, thời lượng dự kiến.
- Chuẩn bị cho thừa phát lại bản chương trình họp, danh sách người được mời nếu có, để việc ghi nhận đúng trọng tâm.
- Trong cuộc họp, không chỉ đạo thừa phát lại, chỉ lưu ý những thời điểm cần ghi nhận như điểm danh, biểu quyết.
- Sau cuộc họp, nhận vi bằng kèm ghi âm, ghi hình; đối chiếu ngay với biên bản họp được phát hành.
Nếu bị từ chối cho thừa phát lại vào phòng họp, thừa phát lại có thể ghi nhận việc bị từ chối, người từ chối và lý do được nêu. Thông tin này cũng có giá trị khi sau này tranh luận về tính minh bạch của cuộc họp.
Buổi thương lượng giữa hai bên: điểm khác với cuộc họp tổ chức
Hai bên cùng là chủ thể của buổi làm việc. Khác với cuộc họp công ty có chủ toạ, buổi thương lượng giữa bên mua và bên bán, giữa chủ nhà và nhà thầu không có ai "triệu tập" theo điều lệ. Việc có thừa phát lại nên được cả hai bên biết trước. Nếu một bên phản đối, thừa phát lại ghi nhận sự phản đối đó, và bạn cân nhắc tiếp tục làm việc có hay không có thừa phát lại.
Mục tiêu là chốt được điều đã thống nhất. Vi bằng ghi lại lời mỗi bên nói, nhưng thứ bạn cần nhất thường là một văn bản thoả thuận có chữ ký hai bên. Hãy chuẩn bị sẵn dự thảo biên bản; cuối buổi, đề nghị hai bên ký. Nếu bên kia đồng ý bằng lời mà từ chối ký, vi bằng ghi nhận cả lời đồng ý lẫn việc từ chối ký.
Đối chiếu công nợ là trường hợp điển hình. Ví dụ giả định: một xưởng may ở Hưng Yên và một khách hàng ngồi đối chiếu công nợ, khách thừa nhận số còn nợ nhưng không ký biên bản. Vi bằng ghi nhận lời thừa nhận và việc từ chối ký trở thành chứng cứ quan trọng khi xưởng đòi nợ.
Giữ không khí hợp tác. Thừa phát lại có mặt không có nghĩa là buổi làm việc phải căng thẳng. Giải thích ngắn gọn rằng vi bằng ghi nhận cho cả hai bên, tránh hiểu nhầm về sau, thường giúp bên kia bớt e ngại.
Dùng vi bằng sau cuộc họp
Khi biên bản họp được phát hành, việc đầu tiên là đối chiếu với vi bằng: số người có mặt, kết quả biểu quyết, ý kiến phản đối có được ghi lại không. Nếu có chênh lệch, bạn gửi văn bản đề nghị điều chỉnh biên bản tới người có thẩm quyền theo điều lệ, kèm bản sao vi bằng làm căn cứ.
Nếu đề nghị không được giải quyết và bạn cho rằng nghị quyết thông qua sai thủ tục, con đường tiếp theo thường là yêu cầu toà án hoặc trọng tài, tuỳ thoả thuận, xem xét huỷ nghị quyết theo quy định của luật doanh nghiệp. Với hội nghị nhà chung cư, có thể kiến nghị cơ quan quản lý nhà ở tại địa phương theo quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư hiện hành. Ở mọi đường, vi bằng là chứng cứ về diễn biến thực tế.
Thời hạn để yêu cầu huỷ nghị quyết của doanh nghiệp thường ngắn, tính từ ngày nhận được biên bản hoặc nghị quyết. Bạn nên đối chiếu thời hạn trong luật doanh nghiệp hiện hành ngay sau cuộc họp, vì lỡ thời hạn thì vi bằng tốt mấy cũng khó dùng cho mục đích đó.
Câu hỏi thường gặp
Thừa phát lại có được vào dự họp của công ty khi không phải thành viên không?
Tuỳ điều lệ, quy chế và sự đồng ý của người triệu tập hoặc chủ toạ. Thành viên có thể đề nghị, nhưng nếu bị từ chối thì thừa phát lại không tự vào. Khi đó thừa phát lại có thể ghi nhận việc bị từ chối, và bạn tự ghi chép, ghi âm công khai trong phạm vi quyền của mình.
Vi bằng cuộc họp có thay được biên bản họp không?
Không. Biên bản họp do cuộc họp lập theo điều lệ, quy chế là tài liệu chính thức. Vi bằng là chứng cứ độc lập ghi nhận diễn biến, dùng để đối chiếu khi biên bản bị cho là ghi không đúng. Nghị quyết có hiệu lực hay không vẫn xét theo luật và điều lệ.
Thừa phát lại có xác nhận được người dự họp có đúng là thành viên không?
Không. Thừa phát lại ghi nhận ai có mặt theo giới thiệu hoặc điểm danh tại chỗ, có thể ghi nhận giấy tờ được xuất trình. Việc người đó có tư cách thành viên, có uỷ quyền hợp lệ hay không phải đối chiếu với sổ đăng ký thành viên, điều lệ, văn bản uỷ quyền.
Có lập vi bằng buổi hoà giải ở thôn, tổ dân phố được không?
Buổi hoà giải ở cơ sở do hoà giải viên tiến hành có kết quả được ghi trong văn bản hoà giải. Việc có cho thừa phát lại tham dự còn tuỳ các bên và tổ hoà giải. Nếu có cán bộ tham gia với tư cách thi hành công vụ, phần hành vi của họ không thuộc phạm vi lập vi bằng.
Ghi âm cuộc họp của chính mình có cần thừa phát lại không?
Không bắt buộc. Thành viên dự họp tự ghi âm phần mình tham gia, công khai và phù hợp quy chế, vẫn là nguồn chứng cứ. Thừa phát lại chỉ thêm góc nhìn độc lập, có giá trị khi cuộc họp có nguy cơ tranh chấp cao hoặc bạn lo ghi âm của mình sẽ bị nghi cắt ghép.
Hội nghị nhà chung cư có thể mời thừa phát lại ghi nhận không?
Có thể, nếu ban tổ chức đồng ý hoặc theo đề nghị của nhóm cư dân được ban tổ chức chấp thuận. Vi bằng ghi nhận số người tham dự, trình tự, kết quả biểu quyết công bố tại chỗ. Tính hợp lệ của hội nghị vẫn xét theo quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư hiện hành.