Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 liệt kê các nguồn chứng cứ: tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được; dữ liệu điện tử; vật chứng; lời khai của đương sự; lời khai của người làm chứng; kết luận giám định; biên bản ghi kết quả thẩm định tại chỗ; kết quả định giá, thẩm định giá tài sản; văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi pháp lý do người có chức năng lập; văn bản công chứng, chứng thực; và các nguồn khác mà pháp luật có quy định.
Nguồn chứng cứ là "nơi" chứng cứ được rút ra. Muốn một thông tin từ nguồn đó được toà dùng làm chứng cứ, nó phải đáp ứng điều kiện xác định chứng cứ ở Điều 95. Bài này đi qua từng nguồn, kèm điều kiện và ví dụ, để bạn biết thứ mình đang giữ thuộc loại nào và cần bổ sung gì.
Bảng tổng quan các nguồn và điều kiện để thành chứng cứ
Nội dung bảng diễn đạt lại các quy định chính bằng lời dễ hiểu. Khi dùng cho vụ việc cụ thể, bạn nên đối chiếu nguyên văn văn bản hiện hành.
| Nguồn | Ví dụ thường gặp | Điều kiện chính để được xác định là chứng cứ |
|---|---|---|
| Tài liệu đọc được | Hợp đồng, giấy vay, biên nhận, hoá đơn, thư tay | Bản chính, hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp, hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận |
| Tài liệu nghe được, nhìn được | Băng ghi âm, video, ảnh | Kèm văn bản trình bày xuất xứ của người tự ghi, hoặc văn bản xác nhận của người đã cung cấp, hoặc văn bản về sự việc liên quan tới việc ghi |
| Dữ liệu điện tử | Email, tin nhắn, tệp trên máy tính, dữ liệu hệ thống | Theo quy định về thông điệp dữ liệu của pháp luật giao dịch điện tử: độ tin cậy của cách khởi tạo, lưu trữ, toàn vẹn dữ liệu, xác định người khởi tạo |
| Vật chứng | Món hàng bị lỗi, bộ phận máy hỏng, tấm vật liệu | Là hiện vật gốc liên quan đến vụ việc |
| Lời khai đương sự, người làm chứng | Bản tự khai, lời khai tại phiên | Được ghi bằng văn bản, băng ghi âm, ghi hình và xuất trình theo thủ tục, hoặc khai tại phiên toà |
| Kết luận giám định | Giám định chữ ký, giám định chất lượng | Việc giám định được tiến hành theo đúng thủ tục luật định |
| Biên bản thẩm định tại chỗ | Biên bản toà xem xét ranh giới đất, hiện trạng nhà | Việc thẩm định được tiến hành theo đúng thủ tục |
| Kết quả định giá, thẩm định giá | Giá trị nhà đất, tài sản tranh chấp | Được tiến hành theo đúng thủ tục luật định |
| Văn bản ghi nhận sự kiện do người có chức năng lập | Vi bằng do thừa phát lại lập | Người có chức năng lập tại chỗ, theo đúng thủ tục |
| Văn bản công chứng, chứng thực | Hợp đồng mua bán nhà có công chứng | Việc công chứng, chứng thực theo đúng thủ tục |
Điều 94 chia các nguồn thành mười khoản. Bảng trên tách khoản đầu (tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được và dữ liệu điện tử) thành ba dòng vì điều kiện của từng loại khác nhau, đồng thời gộp lời khai của đương sự và của người làm chứng, vốn là hai khoản riêng, vào một dòng cho gọn. Khoản cuối, "các nguồn khác mà pháp luật có quy định", để mở cho những loại chứng cứ do luật chuyên ngành quy định. Khi gặp một loại tài liệu không nằm trong chín khoản đầu, cần tìm quy định chuyên ngành tương ứng.
Tài liệu đọc được: vì sao bản chụp hay bị yếu
Đây là nguồn quen thuộc nhất: mọi giấy tờ có chữ đọc được. Điều kiện để thành chứng cứ là bản chính, hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp, hoặc bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận. Một bản photocopy không chứng thực, hay ảnh chụp tờ giấy bằng điện thoại, không tự đáp ứng điều kiện này.
Trong thực tế, người ta vẫn nộp bản sao để giữ bản chính, nhưng phải sẵn sàng xuất trình bản chính để đối chiếu, nhất là khi bên kia phản đối. Nếu bản chính đã mất, hãy tìm nơi có thể cấp bản sao hợp lệ: hồ sơ ở cơ quan đăng ký, bản lưu ở tổ chức hành nghề công chứng, bản lưu ở ngân hàng, hoặc bản do chính bên kia đang giữ mà toà có thể yêu cầu cung cấp.
Một tài liệu đọc được còn cần đọc được thật sự: chữ viết quá mờ, bị nhoè nước, bị rách mất phần ngày tháng sẽ giảm giá trị. Nếu giấy tờ cũ đang xuống cấp, nên làm bản sao chứng thực sớm khi còn đọc rõ.
Ghi âm, ghi hình và dữ liệu điện tử: hai nguồn khác nhau
Tài liệu nghe được, nhìn được. Băng ghi âm, video, ảnh được coi là chứng cứ khi kèm văn bản trình bày về xuất xứ: nếu tự ghi thì người ghi trình bày; nếu do người khác đưa cho thì có văn bản xác nhận của người cung cấp; hoặc văn bản về sự việc liên quan tới việc ghi. Văn bản xuất xứ nên nêu thời gian, địa điểm, thiết bị, người có mặt, và nơi giữ tệp gốc.
Dữ liệu điện tử. Tin nhắn, email, tệp số được xác định theo pháp luật về giao dịch điện tử; hiện hành là Luật Giao dịch điện tử 2023, có hiệu lực từ 1/7/2024. Nguyên tắc là thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị chỉ vì nó ở dạng điện tử, và giá trị làm chứng cứ dựa trên độ tin cậy của cách khởi tạo, lưu trữ, truyền gửi, cách bảo đảm toàn vẹn và cách xác định người khởi tạo.
Ranh giới giữa hai nguồn không phải lúc nào cũng rõ. Một tệp ghi âm lưu trên điện thoại vừa là tài liệu nghe được, vừa là dữ liệu điện tử. Cách an toàn là đáp ứng điều kiện của cả hai: có văn bản trình bày xuất xứ và giữ nguyên thiết bị, tệp gốc để có thể kiểm tra tính toàn vẹn.
Ảnh chụp màn hình là bước trung gian, không phải đích đến. Ảnh chụp màn hình tiện để trình bày nhưng dễ bị phản đối là giả. Nên giữ song song dữ liệu gốc trong ứng dụng, sao lưu, và khi cần thì lập vi bằng ghi nhận nội dung đang hiển thị trên thiết bị.
Vật chứng, lời khai và kết luận chuyên môn
Vật chứng phải là hiện vật gốc liên quan đến vụ việc. Trong tranh chấp mua bán, chiếc máy bị lỗi là vật chứng; ảnh chụp chiếc máy là tài liệu nhìn được. Nếu bạn định khiếu nại hàng lỗi, đừng vội sửa, vứt hoặc trả lại món hàng cho tới khi đã ghi nhận tình trạng và cân nhắc nhu cầu giám định. Vật chứng nên được bảo quản nguyên trạng, ghi rõ thời điểm nhận và tình trạng.
Lời khai của đương sự và của người làm chứng là hai nguồn riêng. Lời khai được coi là chứng cứ khi được ghi bằng văn bản, băng ghi âm, ghi hình và xuất trình theo thủ tục, hoặc khai bằng lời tại phiên toà. Lời khai của người làm chứng độc lập thường có giá trị cao hơn lời của chính đương sự, vì ít bị chi phối bởi lợi ích trong vụ việc.
Ba nguồn mang tính chuyên môn là kết luận giám định, biên bản thẩm định tại chỗ và kết quả định giá, thẩm định giá. Điểm chung là phải được tiến hành theo đúng thủ tục luật định. Một bản đánh giá do bạn tự thuê chuyên gia làm ngoài thủ tục vẫn có thể nộp để toà tham khảo, nhưng nếu bên kia phản đối, toà có thể trưng cầu giám định hoặc định giá theo thủ tục tố tụng. Đây là phần được viết kỹ ở chuyên mục giám định, định giá.
Vi bằng và văn bản công chứng: hai nguồn hay bị nhầm
Cả hai đều do người có chức năng lập, nhưng mục đích khác nhau, nên giá trị chứng minh cũng khác.
- Vi bằng do thừa phát lại lập, ghi nhận một sự kiện, hành vi có thật mà thừa phát lại trực tiếp chứng kiến: hiện trạng một bức tường, việc giao một món hàng, nội dung đang hiển thị trên một trang web. Vi bằng là một nguồn chứng cứ.
- Vi bằng không thay thế văn bản công chứng, chứng thực và không xác nhận tính hợp pháp của giao dịch. Một vi bằng ghi việc hai bên giao tiền mua nhà không làm cho việc mua bán nhà đó hợp pháp nếu giao dịch phải công chứng mà chưa công chứng.
- Văn bản công chứng xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Văn bản chứng thực có thể là chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, hoặc chứng thực hợp đồng tuỳ loại.
- Những gì đã ghi trong văn bản công chứng, chứng thực hợp pháp thuộc nhóm tình tiết không phải chứng minh, trừ khi có dấu hiệu nghi ngờ tính khách quan và thẩm phán yêu cầu xuất trình bản gốc.
- Khi chọn công cụ, hãy hỏi: bạn cần ghi nhận một sự việc đang diễn ra (nghĩ tới vi bằng), hay cần làm chắc một giao dịch (nghĩ tới công chứng).
Xếp tài liệu của bạn theo nguồn: cách làm thực tế
Sắp xếp hồ sơ theo nguồn giúp bạn nhìn ra ngay chỗ yếu về điều kiện xác định chứng cứ, và giúp toà dễ theo dõi.
- Gom mọi thứ đang có về một chỗ, kể cả những thứ còn trên điện thoại, máy tính, hộp thư.
- Gắn mỗi thứ vào một nguồn trong bảng ở đầu bài. Thứ nào thuộc hai nguồn, ghi cả hai.
- Với từng nguồn, đối chiếu điều kiện: tài liệu đọc được có bản chính hay bản sao hợp lệ chưa; ghi âm đã có văn bản xuất xứ chưa; dữ liệu điện tử còn thiết bị và tài khoản gốc không.
- Lập danh mục chứng cứ: số thứ tự, tên tài liệu, nguồn, bản chính hay bản sao, chứng minh cho sự kiện nào.
- Đánh dấu những sự kiện chỉ có một nguồn duy nhất, nhất là chỉ có lời khai của chính bạn, và tìm thêm nguồn thứ hai để đối chiếu.
Hồ sơ có từ hai nguồn độc lập trở lên cho cùng một sự kiện, ví dụ giấy vay cộng với chứng từ chuyển khoản cùng ngày, thường vững hơn hẳn so với nhiều tài liệu cùng một nguồn.
Câu hỏi thường gặp
Một tài liệu không nằm trong danh sách nguồn chứng cứ thì có nộp được không?
Danh sách có mục mở là các nguồn khác mà pháp luật có quy định. Nếu tài liệu không thuộc nguồn nào và không có quy định chuyên ngành, toà khó dùng làm chứng cứ. Thực tế phần lớn tài liệu đời thường đều xếp được vào một trong các nguồn như tài liệu đọc được, dữ liệu điện tử hay vật chứng.
Bản in tin nhắn có được coi là tài liệu đọc được không?
Bản in chỉ là hình thức thể hiện của dữ liệu điện tử. Giá trị của nó phụ thuộc vào việc chứng minh được dữ liệu gốc, nên bạn cần giữ thiết bị, tài khoản và có thể cần lập vi bằng hoặc giám định khi bị phản đối. Đừng xoá dữ liệu gốc sau khi in.
Kết luận giám định do mình tự thuê có phải là chứng cứ không?
Điều kiện để kết luận giám định được xác định là chứng cứ là việc giám định theo đúng thủ tục luật định. Đương sự có quyền tự yêu cầu giám định theo quy định về giám định tư pháp, nhưng nếu bên kia phản đối kết quả, toà có thể trưng cầu giám định theo thủ tục tố tụng.
Lời khai của người thân có được coi là lời khai người làm chứng không?
Người thân vẫn có thể là người làm chứng nếu biết các tình tiết liên quan. Tuy vậy, toà sẽ cân nhắc mối quan hệ khi đánh giá độ tin cậy, và thường tìm chứng cứ khác để đối chiếu với lời khai đó.
Văn bản xuất xứ của ghi âm cần viết những gì?
Nên ghi người ghi âm, thời gian, địa điểm, hoàn cảnh cuộc nói chuyện, những người tham gia, thiết bị đã dùng, việc bạn có tham gia cuộc nói chuyện hay không, nơi giữ tệp gốc, và cam đoan không chỉnh sửa. Kèm theo nên có bản chép lời tương ứng.
Biên bản do công an phường lập có thuộc nguồn chứng cứ nào?
Biên bản do cơ quan có thẩm quyền lập thường được xếp vào tài liệu đọc được do cơ quan có thẩm quyền cung cấp, xác nhận. Bạn có thể xin bản sao hoặc đề nghị toà yêu cầu cơ quan đó cung cấp nếu không tự xin được.