Muốn giám định chữ ký, chữ viết cho ra kết luận, bạn cần giữ bản gốc giấy tờ đúng tình trạng như lúc ký: không ghim, không bấm lỗ, không ép nhựa, không tô lại nét, không viết hay đánh dấu thêm lên giấy, không gấp đi gấp lại chỗ có chữ ký, và cất nơi khô, tối, tránh nhiệt. Giám định viên đọc lực ấn, độ đậm nhạt, nét mực, vết hằn trên giấy; mỗi thao tác "cho chắc" của người giữ giấy có thể xoá mất đúng những dấu vết đó.
Phần lớn người giữ giấy vay, hợp đồng viết tay, giấy nhận tiền không nghĩ tới chuyện giám định cho tới khi bên kia chối chữ ký. Lúc đó tờ giấy đã nằm trong ví nhiều năm, đã bị ép nhựa, đã được tô lại cho rõ. Bài này nói những thao tác hay làm hỏng mẫu, cách cất giữ từ hôm nay, cách giao bản gốc khi có tranh chấp, và cách ghi nhận tình trạng giấy để sau này không ai nói bạn đã sửa nó.
Giám định viên đọc những gì trên một tờ giấy
Giám định chữ ký, chữ viết không chỉ là so hình dáng. Giám định viên xem tốc độ viết thể hiện qua độ trơn của nét, điểm bắt đầu và kết thúc nét, lực ấn để lại vết hằn ở mặt sau giấy, chỗ ngập ngừng, chỗ nối nét. Chữ ký giả thường được viết chậm, có chỗ dừng bút, run tay, đó là dấu hiệu chỉ thấy rõ trên bản gốc.
Ngoài ra còn các dấu vết vật lý: mực có cùng loại trên toàn văn bản không, có chỗ nào viết thêm sau bằng bút khác không, có dấu tẩy xoá, cạo sửa, dán ghép không, vết gấp có xuất hiện trước hay sau khi viết. Một số câu hỏi như thời điểm viết là câu hỏi khó, nhiều khi không kết luận được, nhưng các câu hỏi về viết thêm, sửa chữa thì đọc được tốt hơn trên giấy còn nguyên trạng.
Bản photo, bản chụp mất gần hết các thông tin trên. Đó là lý do nhiều tổ chức giám định từ chối hoặc chỉ đưa ra kết luận có giới hạn khi chỉ có bản sao. Giữ được bản gốc nguyên trạng là giữ được khả năng chứng minh.
Những thao tác thường làm hỏng mẫu giám định
Ép plastic. Nhiệt và màng nhựa làm biến đổi bề mặt giấy, che vết hằn, khiến việc xem nét mực dưới kính và phân tích vật liệu viết khó hơn nhiều. Nhiều người ép nhựa giấy vay vì sợ rách; với giấy có khả năng bị tranh chấp, đây là thói quen nên bỏ.
Tô lại nét chữ cho rõ. Nét tô đè lên nét gốc, giám định viên không còn tách được đâu là nét của người ký. Một nét tô ở chữ ký có thể đủ để kết luận trở thành "không đủ cơ sở".
Ghim, bấm lỗ, dán băng keo qua chỗ chữ ký. Lỗ ghim, băng keo làm rách hoặc bóc lớp bề mặt, đúng vào chỗ cần soi. Nếu phải đóng tập, ghim ở góc xa chữ ký, nhưng tốt nhất là cho vào bìa nhựa riêng.
Viết ghi chú lên giấy. Ghi "đã trả 5 triệu" hay đánh dấu ngày lên chính tờ giấy vay làm phát sinh câu hỏi ai viết, khi nào viết. Ghi chú nên ghi vào tờ khác hoặc sổ riêng.
Gấp nhỏ, nhét ví, để trong túi quần. Vết gấp qua chữ ký, mồ hôi, ma sát làm mờ mực và rạn bề mặt. Giấy để lâu trong ví thường bị nhoè đúng ở nếp gấp.
Để nơi ẩm, nắng, gần nhiệt. Nắng làm mực phai, ẩm làm mực loang và giấy mốc. Gác bếp, cốp xe máy, hộc tủ sát tường ẩm là những nơi hay làm hỏng giấy tờ.
Cất giữ bản gốc từ hôm nay
Các bước dưới đây không tốn kém, phù hợp cho giấy vay, giấy nhận tiền, hợp đồng viết tay, giấy cam kết mà bạn đang giữ.
- Chụp ảnh và scan ngay cả hai mặt, chụp thẳng, đủ sáng, có cả ảnh cận chữ ký. Lưu tệp ở hai nơi khác nhau.
- Ghi lại tình trạng hiện có vào một tờ giấy riêng: số trang, các nếp gấp, vết bẩn, chỗ rách, ngày bạn bắt đầu giữ. Nếu giấy đã lỡ ép nhựa hay có ghi chú, ghi rõ ai làm và khi nào.
- Cho vào bìa nhựa trong hoặc phong bì giấy loại không có keo dính bên trong, để phẳng, không gấp.
- Cất trong hộp hoặc ngăn kéo khô, tránh nắng trực tiếp, tránh bếp và nơi ẩm; với giấy quan trọng có thể thêm gói hút ẩm.
- Không đem bản gốc đi photo nhiều lần. Photo một lần làm bản dùng, sau đó dùng bản photo đó để sao tiếp.
- Không đưa bản gốc cho bên kia "xem lại" nếu không có người chứng kiến và biên bản; đưa bản sao cho họ xem là đủ.
Lỡ ép nhựa hoặc lỡ tô lại rồi thì sao
Đừng cố bóc lớp nhựa hay tẩy nét tô. Mọi thao tác "sửa lại" sau khi đã có tranh chấp đều có thể bị coi là tác động vào chứng cứ, và làm hỏng thêm phần còn lại. Hãy giữ nguyên tình trạng, ghi lại trung thực việc đã làm và lý do, rồi để giám định viên đánh giá xem còn kết luận được gì.
Giấy ép nhựa vẫn có thể giám định về hình dáng chữ ký và một phần đặc điểm nét, chỉ là phạm vi kết luận hẹp hơn. Khi đó, giá trị của các chứng cứ đi kèm tăng lên: tin nhắn bên kia nhắc khoản vay, chứng từ chuyển tiền, người chứng kiến lúc ký. Đừng đặt toàn bộ hy vọng vào một tờ giấy đã bị tác động.
Nếu chính bạn là người phát hiện giấy bị tô lại do người khác làm, ví dụ người thân giữ hộ, hãy ghi nhận sớm bằng văn bản có chữ ký của người đó về việc họ đã làm gì. Lời thừa nhận sớm, rõ ràng tốt hơn nhiều so với việc để bên kia phát hiện tại toà.
Giao bản gốc khi có tranh chấp: cho ai, giữ gì lại
Khi tranh chấp đã thành vụ việc, bản gốc sẽ phải rời tay bạn. Mỗi kiểu giao cần một dấu vết khác nhau.
| Giao cho | Khi nào | Bạn giữ lại |
|---|---|---|
| Toà án | Khi toà yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc để chuyển đi giám định | Biên bản giao nhận ghi rõ số trang, tình trạng; bản sao có xác nhận nếu được |
| Tổ chức giám định (khi tự yêu cầu) | Sau khi đã đề nghị toà trưng cầu mà bị từ chối | Biên bản giao nhận, ảnh chụp trước khi giao, văn bản yêu cầu giám định |
| Cơ quan công an | Khi trình báo vụ việc có dấu hiệu hình sự như làm giả giấy tờ | Biên bản tiếp nhận tài liệu, bản sao |
| Luật sư, người đại diện | Khi nhờ xem hồ sơ | Chỉ đưa bản sao, trừ khi cần nộp ngay; nếu đưa bản gốc, ghi giấy nhận |
Thói quen tốt là không bao giờ để bản gốc rời tay mà không có một tờ giấy ghi lại ai nhận, nhận lúc nào và tình trạng ra sao. Thiếu dấu vết này, nếu bản gốc bị hỏng hay thất lạc trong quá trình luân chuyển, bạn khó chứng minh lỗi không phải ở mình.
Mẫu so sánh: giữ luôn từ bây giờ
Kết luận về chữ ký trên giấy tranh chấp phụ thuộc vào mẫu so sánh. Bạn có thể chuẩn bị trước bằng cách giữ lại các giấy tờ khác có chữ ký của người kia ở cùng giai đoạn: phiếu giao hàng họ ký, hợp đồng cũ, giấy biên nhận trước đó. Những giấy này cũng nên được cất như bản gốc, không ghim, không tô.
Mẫu có nguồn gốc rõ ràng có giá trị cao hơn. Chữ ký trên giấy tờ đã nộp cơ quan nhà nước, hợp đồng có công chứng, chứng thực, đơn từ đã được tiếp nhận có dấu đến là các mẫu khó bị chối. Mẫu chỉ có trong tay bạn, không ai xác nhận, dễ bị bên kia nói là chính bạn tạo ra.
Nếu bạn là người ký, hãy nghĩ tới chiều ngược lại: chữ ký của bạn cũng có thể bị người khác giả. Ký giấy quan trọng bằng bút bi mực rõ, ký trước mặt người làm chứng, viết họ tên đầy đủ dưới chữ ký và tránh ký sẵn lên giấy trắng là những cách đơn giản để sau này giám định dễ đi đến kết luận.
Ví dụ giả định: hai tờ giấy vay, hai kết cục
Ví dụ giả định: chị Hạnh ở Thái Nguyên cho người quen vay tiền hai lần, mỗi lần đều có giấy viết tay. Tờ thứ nhất chị ép plastic ngay hôm ký vì sợ rách, sau đó còn lấy bút tô lại chữ ký vì thấy mực hơi nhạt. Tờ thứ hai chị để phẳng trong bìa hồ sơ, cất trong tủ quần áo, chưa từng đem ra photo quá một lần.
Hai năm sau, người vay chối cả hai chữ ký. Khi toà trưng cầu giám định, tờ thứ hai cho được kết luận rõ ràng nhờ còn vết hằn, nét mực liền mạch và mẫu so sánh lấy từ hồ sơ người vay từng nộp ở ngân hàng. Tờ thứ nhất chỉ nhận được kết luận có giới hạn, vì nét tô đè lên nét gốc ở đúng phần chữ ký, giám định viên không tách được đâu là nét của người ký.
Khoản vay thứ nhất không mất hẳn: chị Hạnh vẫn còn tin nhắn người vay hẹn trả và chứng từ chuyển khoản tiền lãi vài tháng đầu. Nhưng để chứng minh, chị phải ghép nhiều mảnh, tốn thêm thời gian, và kết quả phụ thuộc nhiều hơn vào cách toà đánh giá chuỗi chứng cứ gián tiếp. Khác biệt giữa hai tờ giấy chỉ nằm ở vài thao tác tưởng là cẩn thận lúc mới ký.
Doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh: lưu giấy tờ có chữ ký thế nào
Với cửa hàng, xưởng nhỏ, giấy có chữ ký của khách và đối tác nhiều hơn hẳn: phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu, giấy nhận nợ, hợp đồng mua bán. Không thể cất từng tờ như báu vật, nhưng có thể làm một quy trình đơn giản: mỗi tháng gom phiếu có chữ ký vào một bìa còng, xếp theo ngày, không ghim qua chữ ký, không viết thêm lên phiếu sau khi khách đã ký.
Những khoản lớn hoặc khách có dấu hiệu chậm trả thì tách riêng bản gốc ra một bìa khác, chụp ảnh lưu vào thư mục theo tên khách. Ghi chú công nợ, ngày nhắc nợ nên ghi vào sổ hoặc bảng tính, không ghi lên chính phiếu. Khi tranh chấp nổ ra, bạn đã có sẵn cả giấy tranh chấp lẫn mẫu chữ ký của khách ở các phiếu cùng thời kỳ.
Người giữ hồ sơ cũng nên cố định. Khi nhiều nhân viên cùng lục một bìa, giấy dễ bị gấp, rơi, viết nhầm lên. Một người phụ trách, một nơi cất, một sổ ghi ai mượn bản gốc lúc nào là đủ cho quy mô hộ kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp
Giấy vay đã ép plastic nhiều năm có còn giám định được không?
Vẫn có thể giám định một phần, chủ yếu về hình dáng và đặc điểm nét nhìn thấy qua lớp nhựa. Phạm vi kết luận thường hẹp hơn so với giấy nguyên trạng. Đừng tự bóc lớp nhựa; hãy giữ nguyên và chuẩn bị thêm chứng cứ đi kèm như tin nhắn, chứng từ chuyển tiền.
Có nên đem giấy vay đi công chứng bản sao cho chắc không?
Chứng thực bản sao từ bản chính giúp bạn có bản sao có giá trị sử dụng, nhưng không xác nhận chữ ký trên giấy là thật. Việc đem bản gốc đi chứng thực bản sao không làm hỏng giấy nếu bạn không để ai ghim hay đóng dấu lên bản gốc.
Giấy viết bằng bút chì hay bút mực bay màu thì sao?
Nét bút chì dễ bị tẩy và khó giám định về thời điểm, mực bay màu có thể mất hẳn theo thời gian. Bạn nên chụp ảnh, scan sớm và cân nhắc lập thêm giấy xác nhận lại khoản nợ bằng bút bi với chữ ký của hai bên khi quan hệ còn tốt.
Giữ giấy trong két sắt có ổn không?
Két sắt chống mất trộm tốt, nhưng nhiều két kín hơi dễ bị ẩm nếu đặt sát nền hoặc tường ẩm. Bạn nên để giấy trong bìa nhựa, thêm gói hút ẩm và mở kiểm tra định kỳ. Quan trọng là để phẳng, không gấp.
Bên kia đòi xem bản gốc trước khi trả nợ thì làm thế nào?
Bạn có thể cho xem bản gốc trước mặt người làm chứng, không để giấy rời tay, hoặc chỉ đưa bản sao. Nếu đưa bản gốc khi bên kia trả đủ nợ thì đó là việc trả lại giấy nợ, nên lập giấy xác nhận đã thanh toán trước khi giao.