Người làm chứng không đến được toà vì ốm, già yếu, ở xa hay ở nước ngoài vẫn có thể được nghe lời khai: thẩm phán có thể lấy lời khai ngoài trụ sở toà, uỷ thác cho toà án hoặc cơ quan nơi người làm chứng cư trú, hoặc với người ở nước ngoài thì đi qua kênh tương trợ tư pháp. Mỗi cách có thời gian và điều kiện riêng, nên điều quan trọng nhất là đề nghị sớm.
Bài này đi qua từng tình huống: người làm chứng nằm viện, người cao tuổi ở quê, người làm việc ở tỉnh khác, người đang sống ở nước ngoài. Với mỗi tình huống, bạn sẽ biết nên đề nghị toà làm gì, cần chuẩn bị giấy tờ gì, và nên có phương án dự phòng nào nếu thời gian không kịp.
Vì sao cần nghĩ đến chuyện này ngay từ đầu
Một vụ án dân sự sơ thẩm thường kéo dài nhiều tháng, có khi lâu hơn nếu có kháng cáo. Trong thời gian đó, người làm chứng cao tuổi có thể yếu đi, người đang làm việc có thể chuyển đi xa, người lao động ở nước ngoài có thể chưa về trong vài năm. Một lời khai quan trọng có thể mất hẳn nếu bạn đợi đến sát ngày xét xử mới nghĩ đến.
Các thủ tục lấy lời khai từ xa đều cần thời gian. Uỷ thác trong nước cần văn bản qua lại giữa các cơ quan. Tương trợ tư pháp với nước ngoài thường mất lâu hơn đáng kể, phụ thuộc vào hiệp định giữa Việt Nam và nước đó, vào cơ quan trung gian và vào cơ quan của nước ngoài. Nếu đề nghị quá muộn, toà có thể không chờ được.
Vì vậy, ngay khi biết một người làm chứng quan trọng có nguy cơ không đến được, hãy ghi nhận lời kể của họ bằng một bản xác nhận và báo cho toà biết hoàn cảnh của họ trong văn bản đề nghị đầu tiên.
Tình huống và cách lấy lời khai phù hợp
Bảng dưới gom các tình huống hay gặp. Cách làm cụ thể do thẩm phán quyết định dựa trên hồ sơ và quy định hiện hành.
| Tình huống | Cách toà có thể làm | Bạn cần cung cấp | Lưu ý thời gian |
|---|---|---|---|
| Người làm chứng ốm, nằm viện, già yếu nhưng ở gần | Thẩm phán lấy lời khai ngoài trụ sở toà, tại nơi người làm chứng đang ở | Địa chỉ, tình trạng sức khoẻ, giấy tờ y tế nếu có | Thường nhanh nếu cùng địa bàn |
| Người làm chứng ở tỉnh, thành khác | Triệu tập đến toà, hoặc uỷ thác cho toà án nơi người làm chứng cư trú lấy lời khai | Địa chỉ chính xác, nơi làm việc | Uỷ thác cần thêm thời gian gửi nhận |
| Người làm chứng ở nước ngoài, có thể về nước | Triệu tập khi họ về, lấy lời khai tại toà | Thời gian dự kiến về nước | Phải khớp lịch với tiến độ vụ án |
| Người làm chứng ở nước ngoài, không về được | Uỷ thác tư pháp qua kênh tương trợ tư pháp | Địa chỉ ở nước ngoài, có khi cần bản dịch giấy tờ | Thường kéo dài, phụ thuộc nước tiếp nhận |
| Người làm chứng tham gia được qua trực tuyến | Tham gia phiên toà trực tuyến nếu toà tổ chức theo hình thức này và quy định cho phép | Thiết bị, đường truyền, giấy tờ tuỳ thân | Hỏi thư ký toà về điều kiện cụ thể |
Không phải toà nào, vụ việc nào cũng áp dụng được mọi cách. Hỏi thư ký phụ trách vụ việc về phương án khả thi trước khi hứa với người làm chứng.
Lấy lời khai ngoài trụ sở: khi người làm chứng không đi lại được
Căn cứ đề nghị. Luật tố tụng dân sự cho phép thẩm phán lấy lời khai người làm chứng tại trụ sở toà hoặc ngoài trụ sở toà. Với người ốm nặng, người cao tuổi khó đi lại, đây là cách phù hợp nhất. Văn bản đề nghị nên nêu rõ tình trạng của người làm chứng và địa điểm họ đang ở.
Giấy tờ chứng minh hoàn cảnh. Giấy ra viện, giấy xác nhận đang điều trị, hoặc xác nhận của cơ sở y tế giúp toà thấy việc lấy lời khai ngoài trụ sở là cần thiết. Không cần làm hồ sơ y tế phức tạp, chỉ cần đủ để toà hiểu hoàn cảnh.
Chuẩn bị nơi lấy lời khai. Nếu lấy tại nhà, nên có một phòng yên tĩnh, đủ chỗ ngồi cho thẩm phán, thư ký. Người nhà có thể có mặt khi người làm chứng cần hỗ trợ, nhưng không được trả lời thay hay nhắc lời.
Sức khoẻ người làm chứng là trước hết. Nếu người làm chứng mệt giữa chừng, có thể đề nghị dừng và tiếp tục buổi khác. Một lời khai bị ép trong lúc người làm chứng kiệt sức thường không rõ ràng và dễ bị phía bên kia phản bác.
Đương sự có thể được tham dự. Tuỳ cách thẩm phán tổ chức, các đương sự có thể được thông báo để tham dự. Điều này bảo đảm tính công khai và cho phía bên kia cơ hội đặt câu hỏi.
Người làm chứng ở tỉnh khác: uỷ thác trong nước diễn ra thế nào
Khi người làm chứng sống ở tỉnh, thành khác với nơi toà đang giải quyết, toà có hai lựa chọn: gửi giấy triệu tập để họ tự đến, hoặc uỷ thác cho toà án nơi họ cư trú lấy lời khai. Với người không ngại đi xa và lời khai cần được hội đồng xét xử nghe trực tiếp, triệu tập vẫn là cách đầy đủ nhất. Với người đi lại khó khăn hoặc lời khai chỉ cần ghi nhận để đưa vào hồ sơ, uỷ thác là cách đỡ tốn kém hơn cho mọi người.
Khi uỷ thác, toà đang giải quyết lập quyết định uỷ thác, ghi rõ nội dung cần lấy lời khai và gửi sang toà án nơi nhận. Toà nhận uỷ thác triệu tập người làm chứng, lấy lời khai, lập biên bản rồi gửi trả về. Vì nội dung hỏi được xác định trước trong quyết định uỷ thác, bạn nên nêu thật cụ thể trong văn bản đề nghị những vấn đề cần làm rõ, để câu hỏi không bị chung chung.
Thời gian uỷ thác phụ thuộc vào khối lượng công việc của hai toà và việc gửi nhận văn bản. Sau sắp xếp hệ thống toà án năm 2025, nơi nhận uỷ thác là toà án nhân dân khu vực hoặc toà án cấp tỉnh có thẩm quyền theo địa bàn mới; bạn chỉ cần cung cấp địa chỉ chính xác của người làm chứng, việc xác định toà nhận uỷ thác do toà đang giải quyết làm.
Người làm chứng ở nước ngoài: những điều cần biết
Khi người làm chứng sống ở nước ngoài và không về được, toà Việt Nam không thể tự mình sang nước đó lấy lời khai. Con đường chính thức là uỷ thác tư pháp: toà gửi yêu cầu qua cơ quan trung gian theo quy định về tương trợ tư pháp, để cơ quan có thẩm quyền của nước kia hoặc cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước đó thực hiện. Việc này phụ thuộc vào việc Việt Nam và nước đó có hiệp định tương trợ tư pháp hay theo nguyên tắc có đi có lại.
Thời gian của uỷ thác tư pháp ra nước ngoài thường dài và khó đoán. Bạn nên hỏi toà về khả năng này sớm, và cân nhắc xem lời khai có thật sự cần thiết đến mức chấp nhận vụ việc kéo dài hay không.
Một hướng song song là người làm chứng tự lập văn bản trình bày sự việc ở nước ngoài, ký và gửi về. Văn bản lập ở nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam thường phải được hợp pháp hoá lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước hoặc theo nguyên tắc có đi có lại, và phải dịch sang tiếng Việt nếu viết bằng tiếng nước ngoài. Danh sách nước được miễn và thủ tục cụ thể bạn nên đối chiếu tại cơ quan lãnh sự trước khi làm.
Văn bản tự lập này có giá trị như một bản xác nhận của người làm chứng: toà xem xét, nhưng nếu phía bên kia phản đối và không thể hỏi trực tiếp người viết, sức nặng của nó bị hạn chế. Vì vậy nó nên đi kèm các chứng cứ khác củng cố.
Chuẩn bị khi người làm chứng có nguy cơ không đến được
Trình tự dưới đây giúp bạn giữ được lời khai trong mọi trường hợp, kể cả khi thủ tục từ xa không kịp:
- Ngay khi biết người làm chứng ở xa hoặc sức khoẻ yếu, nhờ họ tự viết bản xác nhận sự việc, ký, ghi ngày; nếu ở trong nước có thể chứng thực chữ ký.
- Ghi chép đầy đủ thông tin liên lạc: địa chỉ thường trú, nơi đang ở, nơi làm việc, cách liên lạc dự phòng qua người thân.
- Trong văn bản đề nghị gửi toà, nêu rõ hoàn cảnh và đề nghị cách lấy lời khai phù hợp: ngoài trụ sở, uỷ thác, hay chờ người làm chứng về nước vào thời điểm cụ thể.
- Nộp kèm giấy tờ chứng minh hoàn cảnh: giấy tờ y tế, giấy xác nhận đang làm việc ở nơi khác, thị thực hay giấy phép lao động ở nước ngoài nếu họ đồng ý cung cấp.
- Theo dõi tiến độ với thư ký toà; khi người làm chứng thay đổi nơi ở, báo cho toà ngay bằng văn bản.
- Chuẩn bị chứng cứ thay thế để hồ sơ không phụ thuộc hoàn toàn vào một người làm chứng có thể không đến được.
Với người cao tuổi bệnh nặng, đừng trì hoãn. Lời khai không ghi nhận kịp có thể mất vĩnh viễn, trong khi một bản xác nhận viết sớm vẫn còn lại trong hồ sơ.
Khi thời gian không kịp hoặc thủ tục quá phức tạp
Có những lúc dù đã đề nghị sớm, việc lấy lời khai vẫn không thực hiện được trước phiên toà: uỷ thác ra nước ngoài chưa có kết quả, người làm chứng qua đời, hoặc không còn liên lạc được. Khi đó, hội đồng xét xử sẽ quyết định hoãn phiên toà để chờ, hay tiếp tục xét xử dựa trên các chứng cứ đã có. Lời khai, bản xác nhận đã có trong hồ sơ vẫn được công bố và xem xét.
Bạn nên trình bày với toà vì sao lời khai đó quan trọng và đã chủ động đề nghị từ bao giờ. Hồ sơ chứng minh bạn đã làm đủ phần việc của mình sẽ giúp nếu sau này có kháng cáo dựa trên việc chưa thu thập đủ chứng cứ.
Những vụ việc có người làm chứng ở nước ngoài, tranh chấp giá trị lớn, hoặc cần phối hợp nhiều thủ tục như uỷ thác, hợp pháp hoá lãnh sự, dịch thuật, thường nên có người làm nghề hỗ trợ. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được định hướng ban đầu về phương án khả thi, rồi gặp trực tiếp luật sư nếu cần xử lý hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Người làm chứng nằm viện thì toà có đến lấy lời khai không?
Có thể. Thẩm phán có quyền lấy lời khai ngoài trụ sở toà khi người làm chứng không đến được vì sức khoẻ. Bạn nên làm văn bản đề nghị nêu rõ tình trạng và nơi người làm chứng đang điều trị, kèm giấy tờ y tế nếu có.
Người làm chứng ở nước ngoài có phải về nước để khai không?
Không bắt buộc. Toà có thể uỷ thác tư pháp ra nước ngoài để lấy lời khai, hoặc xem xét văn bản người làm chứng tự lập đã hợp pháp hoá lãnh sự và dịch thuật. Tuy vậy uỷ thác thường mất nhiều thời gian, nên cần đề nghị sớm.
Người làm chứng có thể khai qua gọi video không?
Một số phiên toà có thể tổ chức trực tuyến theo quy định hiện hành, khi đó người tham gia có thể có mặt qua điểm cầu. Việc người làm chứng tự gọi video cho toà ngoài thủ tục thì không được coi là lấy lời khai hợp lệ. Hỏi thư ký toà về điều kiện cụ thể.
Văn bản người làm chứng viết ở nước ngoài có cần hợp pháp hoá lãnh sự không?
Thông thường giấy tờ lập ở nước ngoài muốn dùng tại Việt Nam cần hợp pháp hoá lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước hoặc nguyên tắc có đi có lại, và cần dịch sang tiếng Việt. Đối chiếu quy định với cơ quan lãnh sự trước khi làm.
Người làm chứng ở tỉnh khác có phải tự đi đến toà nơi xét xử không?
Toà có thể triệu tập họ đến, hoặc uỷ thác cho toà án nơi họ cư trú lấy lời khai để tránh đi lại xa. Người làm chứng được thanh toán chi phí liên quan theo quy định khi đến theo giấy triệu tập. Đề nghị cách phù hợp ngay trong văn bản gửi toà.
Người làm chứng mất trước khi kịp khai tại toà thì sao?
Lời khai đã được toà ghi nhận trước đó vẫn là chứng cứ. Bản xác nhận người làm chứng đã viết và ký vẫn được toà xem xét như một tài liệu, dù không thể hỏi lại. Đây là lý do nên ghi nhận lời kể của người cao tuổi, ốm yếu càng sớm càng tốt.