Dữ liệu từ phần mềm chấm công, phần mềm bán hàng, quản lý kho và nhật ký truy cập hệ thống là chứng cứ điện tử hay gặp trong tranh chấp lao động, tranh chấp giữa thành viên góp vốn và khi xử lý thất thoát nội bộ. Nó ghi lại hằng ngày, tự động, với số lượng lớn, nên thường phản ánh thực tế tốt hơn trí nhớ của bất kỳ ai.
Điểm yếu cố hữu của loại dữ liệu này là nó nằm trong tay một bên, thường là doanh nghiệp, và người quản trị có thể sửa. Bài này đi qua cả hai góc: doanh nghiệp làm sao để dữ liệu của mình được tin khi đưa ra toà, và người lao động, thành viên góp vốn làm sao để dữ liệu đó được đưa ra khi nó không nằm trong tay họ.
Các loại dữ liệu và câu hỏi chúng hay được dùng để trả lời
Mỗi loại phần mềm ghi một mảng thực tế khác nhau. Biết dữ liệu nào trả lời câu hỏi nào giúp bạn đề nghị đúng thứ cần, thay vì đòi "toàn bộ dữ liệu":
| Loại dữ liệu | Câu hỏi hay được dùng để trả lời | Ai thường giữ |
|---|---|---|
| Chấm công (vân tay, khuôn mặt, thẻ, ứng dụng) | Người lao động có làm thêm giờ không, có đi muộn, nghỉ không phép như công ty nói không | Người sử dụng lao động |
| Phần mềm bán hàng tại quầy | Doanh thu thực tế từng ngày, ai thực hiện giao dịch, có huỷ hoá đơn bất thường không | Chủ cửa hàng, quản lý |
| Quản lý kho | Hàng nhập xuất thế nào, chênh lệch tồn kho phát sinh từ lúc nào | Doanh nghiệp, thủ kho |
| Nhật ký truy cập hệ thống, phần mềm | Ai đăng nhập, lúc nào, đã xem, sửa, xoá, tải xuống dữ liệu gì | Bộ phận kỹ thuật, nhà cung cấp phần mềm |
| Phần mềm quản lý khách hàng, công việc | Ai phụ trách khách hàng nào, công việc giao lúc nào, hoàn thành lúc nào | Doanh nghiệp |
Dữ liệu càng chi tiết thì càng dễ trả lời câu hỏi cụ thể, nhưng cũng càng chứa nhiều thông tin của người khác. Khi xin hay nộp, hãy khoanh đúng phạm vi: người nào, khoảng thời gian nào, trường dữ liệu nào.
Điểm yếu lớn nhất: người quản trị sửa được
Phần lớn phần mềm quản lý dành cho doanh nghiệp nhỏ cho phép quản lý chỉnh sửa dữ liệu: sửa giờ chấm công khi máy lỗi, huỷ đơn bán nhầm, điều chỉnh tồn kho. Đó là chức năng cần thiết cho vận hành, nhưng khi tranh chấp xảy ra, bên kia sẽ hỏi ngay: dữ liệu này có bị sửa không, ai sửa, sửa lúc nào.
Phần mềm tốt sẽ ghi lại mọi lần chỉnh sửa trong nhật ký thay đổi: giá trị cũ, giá trị mới, tài khoản thực hiện, thời điểm. Nếu phần mềm của bạn có chức năng này và nó không bị tắt, dữ liệu sẽ đáng tin hơn nhiều. Nếu không có, hoặc ai cũng dùng chung một tài khoản quản trị, mọi con số đều có thể bị nghi ngờ, kể cả khi thực tế chưa ai sửa gì.
Với người lao động hay thành viên góp vốn, đây là điểm để đặt câu hỏi hợp lý: yêu cầu doanh nghiệp cung cấp cả dữ liệu lẫn nhật ký thay đổi, cho biết ai có quyền sửa. Với doanh nghiệp, đây là lý do nên phân quyền ngay từ đầu, mỗi người một tài khoản, và không tắt chức năng ghi nhật ký để tiết kiệm dung lượng.
Doanh nghiệp trích xuất dữ liệu phần mềm để làm chứng cứ
Khi cần đưa dữ liệu phần mềm vào hồ sơ tranh chấp, doanh nghiệp nên làm theo một quy trình có thể giải thích được trước toà:
- Xác định phạm vi: dữ liệu của ai, khoảng thời gian nào, những trường nào liên quan tới điều cần chứng minh.
- Giao cho một người có trách nhiệm thực hiện, tốt nhất là người hiểu hệ thống nhưng không trực tiếp liên quan tranh chấp; ghi lại tên người đó.
- Xuất dữ liệu bằng chức năng xuất báo cáo chuẩn của phần mềm, giữ cả tệp xuất gốc (thường là bảng tính hoặc CSV) chứ không chỉ bản in đã định dạng lại.
- Xuất kèm nhật ký thay đổi trong cùng khoảng thời gian, để chứng minh dữ liệu có hay không bị chỉnh sửa và ai đã chỉnh.
- Tính mã băm của các tệp xuất, lập biên bản trích xuất ghi thời điểm, người thực hiện, phạm vi, tên tệp và mã băm.
- Giữ bản sao lưu cơ sở dữ liệu tại thời điểm trích xuất, phòng khi toà yêu cầu kiểm tra hoặc giám định.
Nếu dữ liệu nằm trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp xác nhận dữ liệu trích xuất hoặc cung cấp nhật ký. Hợp đồng với nhà cung cấp nên có điều khoản về việc hỗ trợ cung cấp dữ liệu khi có tranh chấp.
Người lao động: khi dữ liệu nằm trong tay công ty
Luật có cơ chế riêng cho vụ án lao động. Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 có quy định: khi người lao động không giao nộp được tài liệu, chứng cứ vì chúng đang do người sử dụng lao động quản lý, lưu giữ, thì người sử dụng lao động có trách nhiệm cung cấp, giao nộp cho toà. Dữ liệu chấm công, bảng lương thường thuộc nhóm này.
Ghi lại những gì mình biết. Người lao động nên tự ghi chép song song: giờ đến, giờ về, ngày làm thêm, người giao việc, kèm những dấu vết bên ngoài như tin nhắn giao việc ngoài giờ, email gửi lúc tối muộn, ảnh chụp lịch làm việc. Những ghi chép này giúp bạn đề nghị toà yêu cầu đúng dữ liệu, và đối chiếu khi công ty nộp.
Không tự ý xâm nhập hay chép dữ liệu công ty. Dùng tài khoản của người khác, tải dữ liệu vượt quyền, chép cơ sở dữ liệu mang ra ngoài có thể vi phạm nội quy, cam kết bảo mật và pháp luật. Ngoài rủi ro cho chính bạn, chứng cứ lấy kiểu đó còn có nguy cơ bị coi là thu thập trái luật.
Nêu rõ điểm không khớp. Khi công ty nộp dữ liệu chấm công khác với ghi chép của bạn, hãy chỉ ra cụ thể ngày nào, giờ nào khác, kèm chứng cứ bên ngoài cho ngày đó, và đề nghị công ty cung cấp nhật ký thay đổi.
Thành viên góp vốn, đối tác: xin dữ liệu bán hàng, kho
Trong tranh chấp giữa những người cùng góp vốn mở cửa hàng, quán ăn, câu hỏi thường là doanh thu thật bao nhiêu, ai đã rút tiền, hàng đi đâu. Người trực tiếp quản lý giữ phần mềm bán hàng, người còn lại chỉ có báo cáo được gửi cho xem. Nếu hai bên có thoả thuận góp vốn, hợp đồng hợp tác hay điều lệ công ty, hãy xem quyền được tiếp cận sổ sách, thông tin kinh doanh của thành viên được ghi thế nào; đó là căn cứ để yêu cầu.
Khi yêu cầu, nên gửi văn bản nêu rõ dữ liệu cần, khoảng thời gian, định dạng mong muốn, và đề nghị cung cấp cả nhật ký huỷ đơn, điều chỉnh. Nếu bị từ chối và vụ việc ra toà, bạn có thể đề nghị toà yêu cầu bên đang giữ giao nộp. Những báo cáo định kỳ bạn từng nhận qua tin nhắn, email là chứng cứ để đối chiếu, nên giữ lại đầy đủ.
Ví dụ giả định: hai người góp vốn mở quán cà phê, một người quản lý phần mềm bán hàng. Báo cáo gửi hằng tháng cho người kia cho thấy doanh thu giảm dần, nhưng khi toà yêu cầu xuất dữ liệu gốc kèm nhật ký, số đơn bị huỷ sau khi đã thanh toán tăng bất thường vào những ca cụ thể. Dữ liệu đó không tự kết luận ai có lỗi, nhưng cho thấy chỗ cần làm rõ.
Trình bày dữ liệu lớn sao cho toà đọc được
Một bảng chấm công hai năm của mười người lao động có thể dài hàng nghìn dòng. Nộp nguyên bảng mà không giải thích sẽ khiến thẩm phán và các bên khó tìm ra điểm mấu chốt. Cách làm tốt hơn là nộp đầy đủ dữ liệu gốc trên thiết bị lưu trữ, đồng thời lập một bảng tổng hợp ngắn nêu đúng những con số liên quan tới yêu cầu, có chỉ dẫn tới dòng tương ứng trong dữ liệu gốc.
Ví dụ giả định: người lao động yêu cầu trả tiền làm thêm giờ. Bảng tổng hợp có thể liệt kê từng tháng, số giờ làm vượt theo dữ liệu chấm công, số giờ đã được trả theo bảng lương, phần chênh lệch. Mỗi con số cần truy được về dữ liệu gốc. Bên kia và toà có thể kiểm tra lại, và điều đó làm bảng tổng hợp đáng tin hơn một lời khẳng định chung chung.
Bảng tổng hợp là sản phẩm của người lập, không phải chứng cứ gốc. Hãy ghi rõ ai lập, dựa trên tệp nào, cách tính ra sao. Nếu cách tính có giả định, ví dụ bỏ qua những ngày máy lỗi, hãy nói rõ. Sự minh bạch này giúp tránh việc toàn bộ bảng bị gạt đi chỉ vì một vài con số bị chứng minh là sai.
Chuẩn bị từ bây giờ cho doanh nghiệp nhỏ
Dữ liệu phần mềm chỉ đáng tin khi hệ thống được thiết lập đúng từ trước. Một số việc chủ doanh nghiệp nhỏ nên làm ngay, không chờ có tranh chấp:
- Mỗi người dùng một tài khoản riêng, không dùng chung tài khoản quản trị.
- Bật và giữ nhật ký thay đổi, nhật ký truy cập; kiểm tra thời gian lưu nhật ký của phần mềm.
- Giới hạn quyền sửa, huỷ dữ liệu cho số ít người, và yêu cầu ghi lý do khi sửa.
- Sao lưu định kỳ ra nơi khác, giữ các bản sao lưu theo chu kỳ để có thể so sánh khi cần.
- Thông báo cho người lao động về việc thu thập dữ liệu chấm công, giám sát hệ thống trong nội quy, phù hợp với pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Khi chuyển phần mềm, xuất toàn bộ dữ liệu cũ và nhật ký trước khi ngừng dịch vụ.
Danh sách này cũng giúp ngăn thất thoát nội bộ, vì một hệ thống mà ai sửa gì cũng để lại dấu vết thì ít người dám tuỳ tiện.
Câu hỏi thường gặp
Bảng chấm công in từ phần mềm có làm chứng cứ được không?
Có thể được xem xét, nhưng khi bị phản đối thì bản in yếu. Nên nộp kèm tệp xuất gốc, nhật ký thay đổi và biên bản trích xuất. Người lao động có thể đề nghị toà yêu cầu công ty xuất trình dữ liệu trên hệ thống để đối chiếu.
Công ty nói máy chấm công hỏng nên không có dữ liệu thì sao?
Bạn có thể yêu cầu công ty chứng minh việc hỏng: thời điểm, biên bản sửa chữa, cách chấm công thay thế trong thời gian đó. Đồng thời dùng các chứng cứ khác như tin nhắn giao việc, lời người làm chứng, ghi chép của bạn. Toà sẽ đánh giá tổng thể.
Nhân viên có được yêu cầu xem dữ liệu chấm công của chính mình không?
Dữ liệu chấm công là dữ liệu cá nhân của người lao động. Theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, chủ thể dữ liệu có quyền được biết và truy cập dữ liệu của mình trong phạm vi luật định. Nội quy công ty cũng thường quy định cách đối chiếu công hằng tháng.
Dữ liệu trên phần mềm thuê ngoài thì ai có trách nhiệm cung cấp?
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm vẫn là bên quản lý dữ liệu của mình và có trách nhiệm cung cấp khi toà yêu cầu. Nhà cung cấp phần mềm có thể được yêu cầu hỗ trợ hoặc xác nhận theo hợp đồng dịch vụ, và toà có thể yêu cầu trực tiếp khi cần.
Nhật ký truy cập hệ thống có chứng minh được ai đã xoá dữ liệu không?
Nhật ký cho biết tài khoản nào đã thực hiện thao tác. Muốn quy cho một người cụ thể, cần chứng minh thêm người đó là người dùng tài khoản vào thời điểm đó, ví dụ không dùng chung mật khẩu, đăng nhập từ máy của họ. Khi tranh cãi, có thể cần giám định.
Có thể dùng dữ liệu phần mềm bán hàng để chứng minh doanh thu khi tranh chấp góp vốn không?
Có, đó thường là nguồn chính. Dữ liệu nên được đối chiếu với chứng từ ngân hàng, hoá đơn, số liệu kho để kiểm tra tính hợp lý. Nếu dữ liệu đã bị sửa, nhật ký thay đổi sẽ là mảnh quan trọng để làm rõ.