Một văn bản ký số là chứng cứ điện tử có độ tin cậy cao, vì chữ ký số cho phép kiểm tra cả người ký lẫn việc nội dung có bị sửa sau khi ký hay không. Nhưng lợi thế đó chỉ tồn tại khi bạn còn giữ đúng tệp đã ký. Khi in ra giấy, chụp lại hay chuyển sang định dạng khác, phần chữ ký số không còn kiểm tra được nữa, và văn bản trở lại thành một bản in như mọi bản in khác.
Bài này dành cho người đang cầm trong tay một hợp đồng, biên bản, thông báo ký số và chuẩn bị dùng nó trong tranh chấp: cách đọc kết quả kiểm tra chữ ký, các tình huống "chữ ký không hợp lệ" thường gặp, cách lưu tệp và cách đưa vào hồ sơ nộp toà. Phần đăng ký, quản lý chữ ký số cho doanh nghiệp đã có chuyên đề riêng trong cụm trang.
Vì sao chữ ký số được tin hơn các loại chữ ký điện tử khác
Chữ ký số được tạo bằng khoá bí mật của người ký, gắn với một chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực cấp. Khi ký, phần mềm tính một giá trị đại diện cho toàn bộ nội dung văn bản và mã hoá giá trị đó bằng khoá bí mật. Người nhận dùng khoá công khai trong chứng thư để kiểm tra. Nếu nội dung bị thay đổi dù chỉ một ký tự, phép kiểm tra sẽ báo sai.
Nhờ cơ chế đó, chữ ký số trả lời được hai câu hỏi lớn nhất của chứng cứ điện tử: ai đã ký, và nội dung có còn nguyên không. Luật Giao dịch điện tử 2023 dành cho chữ ký số đáp ứng điều kiện an toàn mức giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay trên văn bản giấy, và với tổ chức thì tương đương chữ ký kèm con dấu khi luật yêu cầu. Đó là lý do một hợp đồng ký số khó bị chối hơn rất nhiều so với hợp đồng xác nhận bằng mã OTP.
Tuy vậy, "khó chối" không có nghĩa là không thể tranh cãi. Bên kia vẫn có thể cho rằng khoá ký đã bị người khác dùng, chứng thư đã bị thu hồi trước khi ký, hoặc người ký không có thẩm quyền ký văn bản đó thay cho công ty. Những tranh cãi này không nằm ở kỹ thuật mà ở quản lý chữ ký và thẩm quyền, nên bạn vẫn cần các chứng cứ bổ trợ.
Đọc kết quả kiểm tra chữ ký trên tệp PDF
Phần lớn văn bản ký số ở Việt Nam là tệp PDF. Khi mở bằng phần mềm đọc PDF có hỗ trợ chữ ký số, bạn sẽ thấy bảng thông tin chữ ký. Các trạng thái thường gặp và ý nghĩa của chúng:
| Trạng thái hiển thị | Ý nghĩa thường gặp | Nên làm gì |
|---|---|---|
| Chữ ký hợp lệ, văn bản không bị sửa từ khi ký | Nội dung nguyên vẹn, chứng thư được phần mềm tin cậy | Lưu tệp gốc, ghi lại kết quả kiểm tra kèm ngày giờ |
| Không xác định được danh tính người ký | Máy chưa cài chứng thư gốc của tổ chức cung cấp dịch vụ Việt Nam, chưa hẳn là chữ ký giả | Kiểm tra lại bằng công cụ kiểm tra chữ ký số do cơ quan quản lý cung cấp |
| Văn bản đã bị thay đổi sau khi ký | Có chỉnh sửa sau thời điểm ký; có thể là sửa nội dung hoặc chỉ thêm chữ ký thứ hai, ghi chú | Xem phần lịch sử chữ ký để biết thay đổi là gì; không tự mở sửa thêm |
| Chứng thư đã hết hạn hoặc đã bị thu hồi | Cần xác định hết hạn, thu hồi trước hay sau thời điểm ký | Tìm dấu thời gian trong chữ ký; tra trạng thái chứng thư tại thời điểm ký |
Đừng hoảng khi thấy cảnh báo màu vàng. Rất nhiều trường hợp chỉ là máy tính chưa nhận chứng thư gốc. Ngược lại, đừng coi dấu tích xanh là đủ: thẩm quyền của người ký vẫn là chuyện phải kiểm riêng.
Thời điểm ký: chi tiết hay bị bỏ qua
Giờ trên máy người ký không đáng tin tuyệt đối. Nếu chữ ký không có dấu thời gian từ một dịch vụ cấp dấu thời gian, thời điểm ký hiển thị lấy từ đồng hồ máy tính của người ký, có thể chỉnh được. Với tranh chấp xoay quanh việc ký trước hay sau một mốc, đây là điểm yếu.
Dấu thời gian giúp chốt mốc. Chữ ký có dấu thời gian do dịch vụ tin cậy cấp chứng minh văn bản đã tồn tại ở trạng thái đó từ một thời điểm, không phụ thuộc vào máy người ký. Nhiều nền tảng ký hợp đồng điện tử gắn sẵn dấu thời gian; bạn có thể xem trong phần chi tiết chữ ký.
Chứng thư hết hạn sau khi ký không làm mất giá trị văn bản đã ký. Điều quan trọng là chứng thư còn hiệu lực tại thời điểm ký. Đó là lý do việc chứng minh thời điểm ký có ý nghĩa với cả những văn bản ký từ nhiều năm trước.
Văn bản nhiều chữ ký có nhiều mốc. Hợp đồng hai bên ký số thường có hai chữ ký ở hai thời điểm. Bên ký sau ký lên phiên bản đã có chữ ký bên trước; phần mềm sẽ cho thấy mỗi chữ ký phủ phiên bản nào của tệp.
Lưu tệp ký số để dùng làm chứng cứ
Thói quen hay gặp là tải tệp về, đổi tên, mở bằng phần mềm chỉnh sửa rồi lưu lại, hoặc in ra rồi xoá tệp. Cách làm đúng đơn giản hơn nhiều:
- Tải tệp gốc từ email hoặc nền tảng ký về, không mở bằng phần mềm có chức năng chỉnh sửa và không bấm lưu đè.
- Sao một bản dự phòng sang thiết bị khác hoặc kho lưu trữ riêng, giữ nguyên tên và định dạng.
- Giữ cả email hoặc thông báo kèm tệp, vì nó cho biết tệp đến từ đâu, lúc nào, ai gửi.
- Mở kiểm tra chữ ký, chụp lại bảng thông tin chữ ký, ghi ngày giờ kiểm tra. Ảnh chụp này chỉ là bản ghi chú, không thay tệp gốc.
- Nếu văn bản được ký trên một nền tảng, tải thêm báo cáo hoặc chứng nhận hoàn tất do nền tảng cấp, thường liệt kê các bước ký và thời điểm.
- Ghi vào nhật ký lưu giữ nơi đặt tệp và mã băm của tệp, để sau này chứng minh tệp nộp toà chính là tệp đã nhận.
Nếu tệp có thông tin cá nhân của người khác hoặc bí mật kinh doanh, việc lưu cũng phải được bảo vệ phù hợp; điều đó không mâu thuẫn với việc giữ nguyên trạng.
Nộp văn bản ký số vào hồ sơ toà án
Hồ sơ toà vẫn cần bản giấy để thẩm phán và các bên đọc. Cách làm phổ biến là nộp bản in kèm tệp gốc trên thiết bị lưu trữ như đĩa hoặc USB, có văn bản trình bày ghi rõ: tên tệp, nguồn nhận tệp, thời điểm nhận, kết quả kiểm tra chữ ký và mã băm. Bản in nên in đủ trang, kể cả trang thể hiện chữ ký, không cắt bớt.
Một số toà án đã nhận hồ sơ, tài liệu điện tử qua phương thức trực tuyến theo quy định về giao dịch điện tử trong tố tụng. Mức độ triển khai khác nhau giữa các toà, nên hãy hỏi bộ phận tiếp nhận của toà đang giải quyết vụ việc về định dạng và cách nộp tệp. Dù nộp kiểu nào, bạn vẫn giữ bản gốc của riêng mình.
Nếu bên kia phản đối tính xác thực, toà có thể kiểm tra trực tiếp tệp trên máy, yêu cầu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực xác nhận trạng thái chứng thư, hoặc trưng cầu giám định dữ liệu điện tử. Lúc đó, việc bạn còn tệp gốc nguyên vẹn và có nhật ký lưu giữ sẽ quyết định nhiều hơn bất kỳ lập luận nào.
Những tranh cãi hay gặp dù chữ ký số hợp lệ
Chữ ký hợp lệ về kỹ thuật chưa chấm dứt được tranh chấp. Bạn nên chuẩn bị chứng cứ cho những tình huống sau:
- Người ký là nhân viên giữ token của công ty nhưng không được giao quyền ký loại văn bản đó; cần quy chế ký, giấy uỷ quyền, cách công ty từng thực hiện các văn bản tương tự.
- Bên kia nói token bị mất, bị người khác dùng; cần thời điểm báo mất, thời điểm thu hồi chứng thư so với thời điểm ký.
- Hợp đồng có phụ lục ký riêng hoặc ký giấy; cần đối chiếu để phụ lục và hợp đồng chính khớp nhau.
- Nội dung ký số khác bản giấy hai bên từng trao đổi; cần làm rõ bản nào là bản cuối cùng mà hai bên chốt.
- Văn bản được ký số bằng chứng thư cá nhân thay vì chứng thư tổ chức; cần xem luật hay thoả thuận có đòi chữ ký của tổ chức không.
Những tình huống này thường gắn với quản trị nội bộ của doanh nghiệp. Chuyên đề chữ ký số trong cụm trang có các bài về quy chế giao giữ token và thẩm quyền ký; ở đây bạn chỉ cần nhớ giữ lại những tài liệu đó cùng với văn bản ký số.
Văn bản nhận từ cơ quan nhà nước có chữ ký số
Ngày càng nhiều kết quả thủ tục hành chính được trả ở dạng điện tử có chữ ký số của cơ quan: giấy chứng nhận, văn bản trả lời, quyết định, thông báo. Khi những văn bản này trở thành chứng cứ trong tranh chấp, ví dụ một văn bản trả lời về tình trạng pháp lý của tài sản hay một thông báo nghĩa vụ, nguyên tắc giữ vẫn như trên: tải và giữ tệp gốc từ tài khoản dịch vụ công hoặc thư điện tử nhận được, không chỉ giữ bản in.
Lợi thế của văn bản cơ quan nhà nước là có thể xác minh lại tại chính cơ quan đã ban hành hoặc qua tài khoản của bạn trên Cổng dịch vụ công. Nếu bên kia nghi ngờ, bạn có thể đề nghị toà yêu cầu cơ quan đó xác nhận. Nhiều văn bản điện tử còn có mã tra cứu hoặc mã QR để kiểm tra; hãy giữ nguyên các thông tin này khi in.
Một lưu ý thực tế: khi đổi thiết bị hay đổi tài khoản, rất nhiều người mất các văn bản điện tử nhận từ cơ quan vì chỉ xem trực tuyến mà không tải về. Với văn bản có khả năng dùng trong tranh chấp, đừng chỉ dựa vào việc "lúc nào cũng vào xem được"; tài khoản có thể bị khoá, hệ thống có thể nâng cấp và dữ liệu cũ không còn hiển thị như trước. Chuyên đề về bản điện tử giấy chứng nhận trong cụm trang có hướng dẫn chi tiết hơn về việc lưu và dùng lại các văn bản này.
Câu hỏi thường gặp
Bản in văn bản ký số có được toà chấp nhận không?
Bản in có thể được nộp và được xem xét, nhất là khi không ai phản đối. Nhưng bản in không cho phép kiểm tra chữ ký số, nên khi bị phản đối, toà cần xem tệp gốc. Vì vậy hãy nộp bản in kèm tệp gốc và văn bản trình bày xuất xứ.
Phần mềm báo không xác định được người ký thì có phải chữ ký giả không?
Chưa chắc. Tình trạng này hay xảy ra khi máy tính chưa cài chứng thư gốc của tổ chức cung cấp dịch vụ trong nước. Bạn nên kiểm tra lại bằng công cụ kiểm tra chữ ký số của cơ quan quản lý hoặc nhờ người có chuyên môn kiểm tra trước khi kết luận.
Chữ ký số của đối tác đã hết hạn thì hợp đồng còn giá trị không?
Nếu chứng thư còn hiệu lực tại thời điểm ký, việc hết hạn sau đó không làm mất giá trị của văn bản đã ký. Điểm cần chứng minh là thời điểm ký, nên dấu thời gian và báo cáo của nền tảng ký rất có ích.
Có thể chuyển tệp PDF ký số sang Word để dễ đọc rồi nộp không?
Không nên dùng bản chuyển đổi làm chứng cứ chính. Khi chuyển định dạng, chữ ký số mất khả năng kiểm tra và nội dung có thể bị xê dịch. Nếu cần bản dễ đọc, hãy giữ nó như tài liệu làm việc và luôn nộp kèm tệp gốc.
Văn bản ký số gửi qua email có cần giữ email không?
Nên giữ. Email cho biết nguồn và thời điểm bạn nhận tệp, giúp chứng minh tệp nộp toà là tệp bạn đã nhận từ bên kia. Hãy lưu thư gốc kèm tệp đính kèm, không chỉ tải riêng tệp về.
Ai kiểm tra được chữ ký số khi hai bên tranh cãi?
Toà có thể tự kiểm tra trên máy, yêu cầu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực xác nhận thông tin chứng thư, hoặc trưng cầu giám định dữ liệu điện tử. Các bên cũng có thể đề nghị toà làm những việc này nếu thấy cần.