Hoá đơn điện tử là chứng từ điện tử, dùng được làm chứng cứ trong tranh chấp mua bán, dịch vụ, công nợ. Điểm mạnh của nó so với hoá đơn giấy trước đây là dữ liệu được gửi tới hệ thống của cơ quan thuế, nên có thể tra cứu, đối chiếu độc lập với hai bên. Điểm yếu nằm ở chỗ nhiều người chỉ giữ bản PDF hoặc bản in, không giữ tệp dữ liệu gốc, và không theo dõi những lần hoá đơn bị điều chỉnh, thay thế.
Bài này không bàn chuyện lập hoá đơn đúng hay sai về thuế — phần đó thuộc các chuyên đề thuế. Ở đây chỉ nói về hoá đơn điện tử như một chứng cứ: nó chứng minh được gì, không chứng minh được gì, giữ thế nào và đưa vào hồ sơ ra sao để bên kia khó phản bác.
Hoá đơn điện tử chứng minh được gì, không chứng minh được gì
Một hoá đơn điện tử hợp lệ cho thấy bên bán đã ghi nhận một giao dịch bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ với bên mua có tên, mã số thuế, địa chỉ trên hoá đơn, với số lượng, đơn giá, tổng tiền và thời điểm lập. Nếu hoá đơn được cấp mã của cơ quan thuế, dữ liệu đó đã được hệ thống ghi nhận; nếu là hoá đơn không có mã, dữ liệu cũng được chuyển tới cơ quan thuế theo quy định.
Nhưng hoá đơn tự nó không chứng minh hàng đã giao tới tay bên mua, chất lượng hàng đạt yêu cầu, hay bên mua đã thanh toán hay chưa. Đó là lý do trong tranh chấp đòi tiền hàng, hoá đơn luôn cần đi cùng phiếu giao hàng có ký nhận, biên bản nghiệm thu, tin nhắn xác nhận nhận hàng, chứng từ thanh toán một phần. Chuyên mục giấy tờ, chứng từ trên trang có bài riêng về bộ chứng từ đòi tiền khi bên mua chối nhận hàng.
Một chi tiết có lợi cho bên bán: nếu bên mua đã dùng hoá đơn đó để kê khai, khấu trừ thuế hoặc hạch toán chi phí, hành vi này cho thấy họ thừa nhận giao dịch. Bên bán không tự tra được tờ khai của bên mua, nhưng có thể đề nghị toà yêu cầu cung cấp nếu thật sự cần, hoặc dùng các dấu hiệu khác như việc bên mua không phản hồi khi nhận hoá đơn.
Tệp XML, bản thể hiện PDF và bản in: khác nhau ở đâu
Người kinh doanh nhỏ hay nhầm ba thứ này. Khi làm chứng cứ, sự khác nhau trở nên quan trọng:
| Dạng | Bản chất | Giá trị khi tranh chấp |
|---|---|---|
| Tệp XML | Dữ liệu gốc của hoá đơn theo định dạng chuẩn, chứa chữ ký số của bên bán và mã của cơ quan thuế nếu có | Mạnh nhất: kiểm tra được chữ ký, đối chiếu được với dữ liệu trên hệ thống |
| Bản thể hiện (thường là PDF) | Hình ảnh trình bày hoá đơn để người đọc dễ xem | Tiện để đọc và in; khi bị phản đối cần đối chiếu với tệp XML hoặc kết quả tra cứu |
| Bản in giấy | Bản in từ bản thể hiện | Dùng để nộp hồ sơ giấy; tự nó không kiểm tra được tính xác thực |
| Kết quả tra cứu trên cổng của cơ quan thuế | Thông tin hoá đơn hiển thị trên hệ thống | Rất hữu ích để chứng minh hoá đơn tồn tại và trạng thái hiện tại; nên lưu lại ngay khi tra |
Nếu chỉ được giữ một thứ, hãy giữ tệp XML. Bản PDF có thể tạo lại từ XML, còn chiều ngược lại thì không.
Tra cứu và lưu kết quả tra cứu hoá đơn
Khi chuẩn bị dùng hoá đơn làm chứng cứ, nên tra cứu lại trạng thái của nó tại thời điểm gần nhất, vì hoá đơn có thể đã bị điều chỉnh hoặc thay thế mà bạn không để ý:
- Vào cổng tra cứu hoá đơn điện tử của cơ quan thuế, nhập các thông tin hoá đơn theo yêu cầu của trang (mã số thuế bên bán, ký hiệu, số hoá đơn, tổng tiền và các trường khác nếu có).
- Đối chiếu thông tin hiển thị với bản bạn đang giữ: tên người mua, mã số thuế, số tiền, ngày lập.
- Xem trạng thái: hoá đơn còn nguyên, đã bị điều chỉnh, đã bị thay thế hay đã có thông báo sai sót.
- Lưu lại kết quả tra cứu: chụp toàn màn hình có cả ngày giờ hệ thống, hoặc lưu trang ở dạng tệp. Ghi ngày giờ tra cứu vào nhật ký chứng cứ.
- Nếu có hoá đơn điều chỉnh, thay thế, tìm và giữ cả các hoá đơn liên quan, kèm văn bản thoả thuận điều chỉnh giữa hai bên nếu có.
Giao diện và cách nhập của cổng tra cứu có thể thay đổi theo thời gian. Nếu cổng không cho xem đầy đủ, bên bán có thể đăng nhập tài khoản của mình trên hệ thống hoá đơn của cơ quan thuế để xem lịch sử hoá đơn chi tiết hơn.
Hoá đơn bị điều chỉnh, thay thế, huỷ: đọc chuỗi hoá đơn thế nào
Hoá đơn điều chỉnh không xoá hoá đơn gốc. Khi có sai sót về số lượng, đơn giá, tiền, các bên thường lập hoá đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm. Muốn biết giá trị giao dịch cuối cùng, phải cộng trừ cả chuỗi chứ không chỉ nhìn hoá đơn đầu tiên.
Hoá đơn thay thế thay cho hoá đơn bị sai. Hoá đơn bị thay thế không còn được dùng; hoá đơn thay thế mới là căn cứ. Nếu bạn nộp hoá đơn đã bị thay thế, bên kia sẽ có cớ nói bạn dùng chứng từ không còn giá trị.
Mỗi lần sửa thường có thoả thuận hoặc thông báo. Tuỳ trường hợp, việc điều chỉnh, thay thế đi kèm văn bản thoả thuận giữa người bán và người mua hoặc thông báo gửi cơ quan thuế. Những văn bản này cho thấy bên mua đã biết và đồng ý với giá trị mới, rất có giá trị khi tranh chấp về số tiền.
Quy định về xử lý sai sót thay đổi theo thời gian. Các quy định về hoá đơn được sửa đổi khá thường xuyên. Bài này không nêu số hiệu văn bản hay thời hạn; khi cần biết hoá đơn bị xử lý đúng hay sai quy định, hãy đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi người làm kế toán, thuế.
Bên mua nói chưa từng nhận hoá đơn: chứng minh việc gửi
Hoá đơn điện tử thường được gửi cho người mua qua email hoặc qua đường dẫn tra cứu. Khi bên mua nói không nhận được, bên bán cần chứng minh đã gửi đến đúng địa chỉ bên mua cung cấp. Thư gửi đi kèm tệp hoá đơn trong hộp thư đã gửi, nhật ký gửi thư của phần mềm hoá đơn, và việc địa chỉ email đó từng được bên mua dùng trong các trao đổi khác là những chứng cứ chính.
Nếu hợp đồng quy định địa chỉ nhận hoá đơn, việc gửi đến đúng địa chỉ đó mạnh hơn nhiều so với gửi tới một địa chỉ nhân viên bên mua tự đưa qua điện thoại. Vì vậy, khi ký hợp đồng mua bán có hoá đơn, hãy ghi rõ địa chỉ email nhận hoá đơn và cách thông báo khi thay đổi.
Với phía người mua, nếu bạn cho rằng hoá đơn bên bán lập không đúng với thoả thuận, hãy phản hồi bằng văn bản hoặc email ngay khi nhận, nêu rõ điểm không đồng ý. Im lặng kéo dài, nhất là khi đã dùng hoá đơn để kê khai, sẽ bị coi như chấp nhận nội dung hoá đơn.
Thói quen giữ hoá đơn điện tử cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ
Giữ hoá đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ kế toán mà còn là chuẩn bị chứng cứ. Một vài thói quen giúp bạn không bị động khi tranh chấp:
- Tải và lưu tệp XML của mọi hoá đơn đầu ra và đầu vào theo thư mục năm, tháng, đối tác; không chỉ dựa vào phần mềm của nhà cung cấp.
- Đặt tên tệp có ký hiệu, số hoá đơn và mã số thuế đối tác để tìm nhanh khi cần.
- Lưu cùng chỗ các thư gửi hoá đơn, thư phản hồi của khách, biên bản điều chỉnh.
- Khi đổi nhà cung cấp phần mềm hoá đơn, tải toàn bộ dữ liệu cũ về trước khi chấm dứt hợp đồng dịch vụ.
- Sao lưu định kỳ ra nơi thứ hai, tách khỏi máy tính dùng hằng ngày.
- Giữ hoá đơn và chứng từ liên quan ít nhất trong thời gian lưu trữ kế toán theo quy định hiện hành và qua thời hiệu khởi kiện của giao dịch, lấy mốc nào dài hơn.
Những thói quen này tốn rất ít thời gian nếu làm đều, nhưng có thể là khác biệt giữa đòi được và không đòi được một khoản công nợ.
Hoá đơn điện tử trong vài tình huống tranh chấp thường gặp
Trong tranh chấp đòi tiền hàng giữa hai doanh nghiệp, hoá đơn thường là mảnh đầu tiên bên bán đưa ra, nhưng thẩm phán sẽ hỏi ngay: hàng đã giao chưa, bên mua đã thanh toán bao nhiêu, có đối chiếu công nợ không. Bên bán mạnh nhất khi có đủ bộ ba hoá đơn, chứng từ giao nhận và biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của bên mua. Thiếu mảnh nào, hãy tìm mảnh thay thế: email xác nhận, tin nhắn hẹn trả, chứng từ thanh toán một phần.
Trong tranh chấp về chất lượng hàng hoá hay dịch vụ, hoá đơn chủ yếu giúp xác định thời điểm mua và giá trị giao dịch, làm mốc tính thời hạn bảo hành, đổi trả hoặc khiếu nại. Người tiêu dùng nên lấy hoá đơn điện tử ghi đúng tên, kể cả khi mua hàng giá trị vừa phải, vì nó giúp chứng minh mua ở đâu khi người bán chối.
Trong tranh chấp lao động hoặc tranh chấp giữa thành viên công ty, hoá đơn đôi khi được dùng để chứng minh một khoản chi đã thực sự phát sinh, ai là người đã mua hàng nhân danh công ty. Ở đây hoá đơn cần được đọc cùng chứng từ thanh toán và quy chế chi tiêu nội bộ. Ví dụ giả định: một nhân viên đề nghị hoàn ứng một khoản chi có hoá đơn ghi tên công ty, nhưng công ty cho rằng khoản chi không được duyệt; hoá đơn chứng minh việc mua, còn chuyện có được hoàn hay không phụ thuộc vào quy chế và việc phê duyệt.
Trong mọi tình huống trên, hãy nhớ hoá đơn điện tử phản ánh điều bên bán khai với cơ quan thuế. Nó có sức nặng vì khó tạo dựng tuỳ tiện, nhưng nó không thay được thoả thuận giữa hai bên. Khi hoá đơn và hợp đồng mâu thuẫn, toà sẽ xem xét cả hai cùng các chứng cứ khác để xác định ý chí thật của các bên.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn điện tử có cần in ra và đóng dấu mới làm chứng cứ được không?
Không cần. Hoá đơn điện tử có giá trị ở dạng điện tử. Khi nộp toà, bạn có thể in để tiện đọc, nhưng nên kèm tệp XML và kết quả tra cứu. Đóng dấu lên bản in không làm tăng giá trị chứng cứ của dữ liệu điện tử.
Chỉ có bản PDF hoá đơn, mất tệp XML thì sao?
Bản PDF vẫn có thể dùng, và bạn có thể tra cứu hoá đơn trên cổng của cơ quan thuế để bổ trợ. Bên bán thường có thể tải lại tệp XML từ phần mềm hoá đơn hoặc tài khoản trên hệ thống của cơ quan thuế. Bên mua có thể đề nghị bên bán gửi lại.
Hoá đơn ghi sai tên người mua có làm mất giá trị chứng cứ không?
Không đương nhiên mất, nhưng sẽ gây tranh cãi về việc ai là bên mua thật. Cần xử lý sai sót theo quy định về hoá đơn và giữ các chứng cứ khác như hợp đồng, chứng từ thanh toán, tin nhắn đặt hàng để chứng minh giao dịch.
Hoá đơn đã lập nhưng bên mua không thanh toán thì có đòi được không?
Hoá đơn là một mảnh chứng cứ quan trọng nhưng chưa đủ. Bạn cần chứng minh hàng đã giao hoặc dịch vụ đã cung cấp và bên mua có nghĩa vụ thanh toán theo thoả thuận. Hợp đồng, phiếu giao hàng có ký nhận, tin nhắn xác nhận và đối chiếu công nợ sẽ bổ sung cho hoá đơn.
Người mua cá nhân không lấy hoá đơn thì có bất lợi gì khi tranh chấp?
Bạn vẫn có thể chứng minh giao dịch bằng chứng từ thanh toán, tin nhắn, biên nhận. Nhưng hoá đơn điện tử là chứng cứ có thể tra cứu độc lập, nên có nó thì việc chứng minh mua của ai, mua gì, lúc nào sẽ dễ hơn, nhất là khi cần bảo hành hay khiếu nại.
Toà án có tự tra cứu hoá đơn trên hệ thống của cơ quan thuế không?
Toà có thể yêu cầu cơ quan thuế cung cấp thông tin khi cần. Tuy nhiên bạn nên tự tra cứu và nộp kết quả, vì điều đó giúp vụ việc đi nhanh hơn và cho thấy chứng cứ của bạn có thể kiểm chứng được.