Chứng cứ điện tử là những dữ liệu tồn tại ở dạng số mà một bên dùng để chứng minh sự việc mình nêu ra: hợp đồng ký trên ứng dụng, hoá đơn điện tử, lịch sử đơn hàng, tệp tài liệu trên máy tính hay kho lưu trữ đám mây, dữ liệu phần mềm chấm công, bán hàng. Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 xếp dữ liệu điện tử vào danh sách nguồn chứng cứ, còn Luật Giao dịch điện tử 2023 (hiệu lực từ 1/7/2024) khẳng định thông điệp dữ liệu được dùng làm chứng cứ.
Điều khiến nhiều người bất ngờ là luật không đòi dữ liệu số phải "được công chứng" mới có giá trị. Thứ luật hỏi là độ tin cậy: dữ liệu được tạo ra, lưu giữ, truyền đi bằng cách nào, có còn nguyên vẹn không, và xác định được ai đã tạo ra nó hay không. Bài này đi qua từng ý, để bạn biết dữ liệu mình đang có thuộc loại nào và cần làm gì để nó đứng vững khi đến tay toà án hay cơ quan giải quyết.
Chứng cứ điện tử nằm ở đâu trong luật
Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 tại Điều 94 liệt kê các nguồn chứng cứ, trong đó có tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được và dữ liệu điện tử. Điều 95 nói cách xác định chứng cứ từ từng nguồn; riêng với thông điệp dữ liệu điện tử, bộ luật mô tả nó gồm trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, fax và các hình thức tương tự theo pháp luật về giao dịch điện tử. Nói cách khác, bộ luật tố tụng mở cửa, còn luật giao dịch điện tử đặt tiêu chí.
Luật Giao dịch điện tử 2023 thay cho luật năm 2005. Tinh thần chính của nó với chứng cứ là: thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị chỉ vì nó ở dạng điện tử, và giá trị chứng cứ của nó được cân theo độ tin cậy của cách khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ; cách bảo đảm tính toàn vẹn; cách xác định người khởi tạo; cùng các yếu tố phù hợp khác. Luật cũng có những cơ chế giúp tăng độ tin cậy như chữ ký số, dấu thời gian, dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu.
Ngoài dân sự, chứng cứ điện tử cũng xuất hiện trong vụ án hành chính, vụ án hình sự và khi làm việc với cơ quan có thẩm quyền. Mỗi lĩnh vực có quy trình thu thập riêng; bài này tập trung vào góc người dân và doanh nghiệp tự giữ, tự nộp trong tranh chấp dân sự, kinh doanh thương mại, lao động. Với hình sự, việc thu giữ, phục hồi dữ liệu thuộc cơ quan tiến hành tố tụng; phần của bạn là giữ nguyên và giao nộp đúng cách.
Các nhóm dữ liệu điện tử hay gặp trong tranh chấp
Tin nhắn, email, ghi âm, camera đã có chuyên mục riêng trên trang. Bảng dưới gom các loại dữ liệu số còn lại mà người đọc hay hỏi, kèm điểm yếu thường bị bên kia khai thác.
| Nhóm dữ liệu | Ví dụ thường gặp | Điểm hay bị phản bác |
|---|---|---|
| Hợp đồng, văn bản ký điện tử | Hợp đồng ký trên nền tảng ký số, điều khoản bấm đồng ý trên ứng dụng, xác nhận bằng mã OTP | Không chứng minh được người bấm là ai; tệp đã bị sửa sau khi ký |
| Chứng từ điện tử | Hoá đơn điện tử, phiếu thu điện tử, chứng từ giao dịch ngân hàng | Nộp bản in mà không có tệp gốc; hoá đơn đã bị điều chỉnh, thay thế |
| Dữ liệu nền tảng | Lịch sử đơn hàng trên sàn, lịch sử giao dịch ví điện tử, nhật ký giao hàng | Chỉ có ảnh chụp, không có bản trích xuất; tài khoản không rõ chủ |
| Tệp tài liệu và đám mây | Tệp Word, Excel, PDF, ảnh; thư mục chia sẻ, lịch sử phiên bản | Ngày tạo, ngày sửa dễ thay đổi; không rõ ai đã chỉnh |
| Dữ liệu phần mềm quản lý | Chấm công, bán hàng, quản lý kho, nhật ký truy cập hệ thống | Dữ liệu nằm trong tay một bên; quyền sửa không bị giới hạn |
Nhìn cột cuối sẽ thấy điểm chung: dữ liệu điện tử hiếm khi bị bác vì "là điện tử", mà bị bác vì không trả lời được nguồn gốc, tính nguyên vẹn hoặc người tạo ra.
Bốn câu hỏi toà án sẽ đặt ra cho một dữ liệu điện tử
Dữ liệu lấy từ đâu? Thiết bị nào, tài khoản nào, hệ thống nào đang giữ nó, ai trích xuất và trích xuất bằng cách nào. Bản trích xuất từ chính tài khoản của bạn, có thể mở lại cho người khác xem, mạnh hơn nhiều so với một tệp được ai đó chuyển tiếp qua tay mấy người.
Nó có còn nguyên như lúc tạo ra không? Toàn vẹn nghĩa là không bị thêm, bớt, sửa. Với tệp số, cách chứng minh tốt nhất là giữ bản gốc không động vào, làm việc trên bản sao, và ghi lại dấu vết kỹ thuật như mã băm, chữ ký số, lịch sử phiên bản.
Ai là người tạo ra hoặc gửi đi? Một hợp đồng điện tử chỉ có ý nghĩa nếu chứng minh được bên kia đã đồng ý. Ở đây chữ ký số, tài khoản đã xác thực danh tính, số điện thoại nhận mã OTP, địa chỉ email quen dùng là những mảnh ghép quan trọng.
Nó liên quan gì đến điều bạn cần chứng minh? Dữ liệu đúng và nguyên vẹn nhưng không chứng minh được điều đang tranh chấp thì vẫn vô ích. Trước khi nộp, hãy tự viết một câu: tệp này chứng minh việc gì, vào thời điểm nào.
Bản in, bản chụp và tệp gốc: nộp cái gì
Trên thực tế, hồ sơ nộp toà vẫn chủ yếu là giấy, nên người ta hay in dữ liệu điện tử ra. Bản in không vô giá trị, nhưng nó chỉ là hình ảnh của dữ liệu tại một thời điểm. Khi bên kia phản đối, toà cần xem được dữ liệu gốc hoặc một bản sao có thể kiểm chứng. Vì vậy cách làm chắc nhất là nộp bản in kèm một bản sao trên thiết bị lưu trữ (đĩa, USB) và sẵn sàng xuất trình thiết bị, tài khoản gốc khi được yêu cầu.
Luật Giao dịch điện tử 2023 có quy định về chuyển đổi giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu: bản chuyển đổi chỉ có giá trị như bản gốc khi phản ánh đầy đủ nội dung và có thông tin để xác định nguồn, người thực hiện chuyển đổi theo điều kiện luật đặt ra. Người dân tự in ra thường không đáp ứng đủ các điều kiện kỹ thuật đó, nên đừng coi bản in tự làm là "bản chính". Nó là bản trình bày, còn tệp gốc mới là thứ cần giữ.
Khi nộp tài liệu nghe được, nhìn được, bộ luật tố tụng yêu cầu kèm văn bản trình bày xuất xứ. Với dữ liệu điện tử nói chung, bạn nên làm tương tự dù không bắt buộc ở mọi trường hợp: một trang ghi rõ dữ liệu lấy từ đâu, ngày giờ trích xuất, ai trích xuất, tệp nằm ở đâu trong thiết bị nộp kèm. Trang này giúp thẩm phán đọc hiểu nhanh và cho thấy bạn không có gì phải giấu.
Những lỗi khiến chứng cứ điện tử mất giá trị
Phần lớn lỗi xảy ra ngay trong vài ngày đầu, khi người ta còn chưa nghĩ tới chuyện ra toà. Đối chiếu danh sách dưới với việc bạn đang làm:
- Mở và lưu đè tệp gốc nhiều lần, làm thay đổi ngày sửa và nội dung, rồi không còn bản nào nguyên trạng.
- Chỉ giữ ảnh chụp màn hình, xoá ứng dụng hoặc đóng tài khoản, nên không thể đối chiếu lại dữ liệu trên hệ thống.
- Đổi điện thoại, cài lại máy tính mà không sao lưu trọn gói, mất luôn dữ liệu gốc.
- Nhờ người lạ "khôi phục", "lấy lại dữ liệu" bằng phần mềm không rõ nguồn, vừa làm thay đổi dữ liệu vừa có thể lộ thông tin.
- Cắt bớt phần bất lợi trong một chuỗi dữ liệu; khi bên kia nộp bản đầy đủ, toàn bộ chứng cứ của bạn bị nghi ngờ.
- Dùng dữ liệu lấy từ tài khoản của người khác mà không được phép, khiến chứng cứ có nguy cơ bị coi là thu thập trái luật và chính bạn có thể vi phạm.
- Không ghi chép lại quá trình lưu giữ, đến khi bị hỏi "tệp này ở đâu suốt một năm qua" thì không trả lời được.
Hai lỗi cuối không chỉ làm yếu chứng cứ mà còn có thể kéo bạn vào rắc rối pháp lý khác. Quyền chứng minh không đi kèm quyền xâm nhập dữ liệu của người khác; khi dữ liệu nằm ngoài tầm tay, đường đúng là đề nghị toà án yêu cầu bên đang giữ cung cấp.
Giữ chứng cứ điện tử từ ngày đầu: năm việc nên làm
Khi bắt đầu thấy có nguy cơ tranh chấp, bạn có thể làm ngay những việc sau mà không cần chờ luật sư:
- Liệt kê tất cả nơi đang có dữ liệu liên quan: điện thoại, máy tính, email, tài khoản sàn, ví, phần mềm của công ty, kho đám mây.
- Sao chép nguyên trạng tệp gốc sang một thiết bị riêng, không mở bằng phần mềm chỉnh sửa. Nếu được, ghi mã băm của từng tệp ngay lúc sao chép.
- Dùng chức năng xuất dữ liệu chính thức của nền tảng (tải bản lưu trữ tài khoản, xuất báo cáo, tải tệp XML) thay vì chỉ chụp màn hình.
- Ghi một trang nhật ký: ngày giờ, ai làm, lấy từ đâu, lưu vào đâu. Mỗi lần mở lại hay sao chép thêm đều ghi tiếp.
- Với dữ liệu quan trọng mà có nguy cơ bị xoá phía hệ thống, cân nhắc lập vi bằng hoặc dùng dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu, và gửi văn bản đề nghị bên đang giữ không xoá dữ liệu.
Năm việc này không tốn nhiều công nhưng quyết định phần lớn sức nặng của chứng cứ về sau. Những chuyên mục khác trên trang đi sâu vào từng loại dữ liệu cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Chứng cứ điện tử có cần công chứng hay lập vi bằng mới được toà nhận không?
Không bắt buộc. Luật không đặt điều kiện công chứng cho dữ liệu điện tử. Vi bằng hay chứng thực thông điệp dữ liệu chỉ là cách tăng độ tin cậy, hữu ích khi dữ liệu dễ bị xoá hoặc bạn đoán bên kia sẽ phản đối gay gắt. Toà vẫn đánh giá dữ liệu dựa trên nguồn gốc, tính toàn vẹn và mối liên quan.
Dữ liệu điện tử khác tài liệu đọc được như thế nào?
Tài liệu đọc được là văn bản có thể đọc trực tiếp, như giấy tờ, bản in. Dữ liệu điện tử là thông tin tồn tại ở dạng số và cần thiết bị để đọc. Khi bạn in dữ liệu điện tử ra giấy, bản in trở thành tài liệu đọc được, nhưng giá trị của nó vẫn phụ thuộc vào việc dữ liệu gốc có kiểm chứng được hay không.
Chỉ có bản in mà dữ liệu gốc đã mất thì còn dùng được không?
Vẫn có thể nộp, nhưng sức nặng giảm nhiều nếu bên kia phản đối. Khi đó bạn cần những mảnh ghép khác để bổ trợ: người đã thấy dữ liệu, bản sao phía bên kia hoặc phía nhà cung cấp dịch vụ đang lưu, chứng từ liên quan. Có thể đề nghị toà yêu cầu bên đang giữ dữ liệu cung cấp.
Dữ liệu điện tử của vụ việc ở nước ngoài có dùng được ở toà Việt Nam không?
Luật không loại trừ dữ liệu chỉ vì máy chủ đặt ở nước ngoài. Khó khăn nằm ở chỗ xác minh và yêu cầu nhà cung cấp nước ngoài cung cấp dữ liệu. Vì vậy với dịch vụ nước ngoài, việc tự xuất dữ liệu từ tài khoản của mình và giữ bản gốc càng quan trọng hơn.
Toà án có tự kiểm tra tính xác thực của dữ liệu điện tử không?
Toà đánh giá chứng cứ dựa trên toàn bộ hồ sơ, tranh luận của các bên và khi cần thì trưng cầu giám định. Nếu không ai phản đối và dữ liệu phù hợp với các chứng cứ khác, toà thường không cần giám định. Khi có tranh cãi về việc sửa đổi hay giả mạo, giám định dữ liệu điện tử là công cụ chính.
Doanh nghiệp nhỏ có cần quy trình riêng để giữ chứng cứ điện tử không?
Không cần phức tạp, nhưng nên có vài thói quen cố định: sao lưu định kỳ, giới hạn quyền sửa dữ liệu, giữ tệp gốc hoá đơn và hợp đồng, ghi nhật ký khi trích xuất dữ liệu cho một vụ việc. Những thói quen đó giúp dữ liệu của bạn được tin hơn khi tranh chấp xảy ra.