Ngày tạo, ngày sửa của một tệp và các thông tin ẩn bên trong nó (siêu dữ liệu) có thể giúp chứng minh tài liệu đã tồn tại từ lúc nào, nhưng hiếm khi đủ sức tự mình chứng minh. Lý do đơn giản: những con số này do máy tính hoặc điện thoại của người dùng ghi, thay đổi theo thao tác sao chép, gửi đi, mở lại, và có thể bị chỉnh bằng phần mềm thông thường.
Câu hỏi về thời điểm lại xuất hiện rất nhiều trong tranh chấp: bản thiết kế ai làm trước, biên bản được soạn trước hay sau cuộc họp, ảnh hiện trạng chụp lúc nào, bản kế hoạch kinh doanh có trước khi nhân viên nghỉ việc hay không. Bài này giải thích từng loại dấu thời gian trong tệp, cái nào đáng tin hơn, và làm sao ghép chúng với các nguồn bên ngoài để có một chứng cứ thời điểm vững.
Ba lớp thời gian trong một tệp
Khi nói "ngày của tệp", người ta thường gộp nhiều thứ khác nhau. Tách chúng ra giúp bạn biết mình đang dựa vào cái gì:
| Lớp thời gian | Nằm ở đâu | Dễ thay đổi khi nào |
|---|---|---|
| Thời gian của hệ thống tệp | Do hệ điều hành ghi: ngày tạo, ngày sửa, ngày truy cập | Sao chép sang ổ khác, tải về từ email, giải nén thường làm đổi ngày tạo; mở và lưu làm đổi ngày sửa |
| Siêu dữ liệu bên trong tệp | Ghi trong chính tệp: tác giả, ngày tạo, lần lưu cuối, phần mềm tạo tệp; với ảnh là ngày chụp, thiết bị, có thể có vị trí | Phần mềm chỉnh sửa có thể cập nhật hoặc xoá; mạng xã hội thường xoá thông tin ảnh khi tải lên |
| Thời gian từ nguồn bên ngoài | Thời điểm gửi email, tải lên đám mây, dấu thời gian của dịch vụ tin cậy, vi bằng, chữ ký số | Khó thay đổi vì do bên thứ ba ghi lại |
Nguyên tắc rút ra: lớp thứ nhất yếu nhất, lớp thứ hai khá hơn một chút, lớp thứ ba mới là thứ toà án tin. Hai lớp đầu có ích nhất khi chúng khớp với lớp thứ ba.
Vì sao ngày của hệ thống tệp hay gây hiểu lầm
Nhiều người mở thuộc tính của tệp, thấy ngày tạo là hôm qua, liền nghĩ tài liệu mới được làm hôm qua. Thực ra, khi bạn tải một tệp từ email về, chép từ USB sang máy, hay giải nén từ tệp nén, hệ điều hành có thể ghi ngày tạo là thời điểm tệp xuất hiện trên máy bạn, còn ngày sửa vẫn giữ theo bản gốc. Có những trường hợp ngày tạo hiển thị muộn hơn ngày sửa, trông như vô lý nhưng hoàn toàn bình thường về kỹ thuật.
Ngược lại, chỉ cần mở một tệp văn bản và bấm lưu, dù không sửa chữ nào, ngày sửa sẽ nhảy sang thời điểm đó. Đây là cách phổ biến nhất mà người giữ chứng cứ vô tình làm hỏng dấu vết thời gian của chính mình. Một tài liệu soạn từ hai năm trước, bị mở ra lưu lại tuần trước, giờ mang ngày sửa của tuần trước.
Thêm nữa, đồng hồ của máy tính có thể bị đặt sai, do pin đồng hồ hết, do chọn sai múi giờ, hoặc do người dùng chủ động chỉnh. Vì vậy, khi bên kia đưa ra tệp với ngày tạo rất sớm để chứng minh họ có trước, bạn có cơ sở để yêu cầu làm rõ, còn khi chính bạn đưa ra, đừng để toàn bộ lập luận dựa vào con số đó.
Siêu dữ liệu bên trong tài liệu và ảnh: đọc gì, tin tới đâu
Tài liệu văn phòng. Tệp soạn thảo, bảng tính thường lưu tên tác giả theo tài khoản phần mềm, ngày tạo, ngày lưu cuối, số lần sửa, đôi khi cả tổng thời gian chỉnh sửa. Những thông tin này đi theo tệp khi sao chép, nên ổn định hơn ngày của hệ thống tệp, nhưng phần mềm có chức năng xoá thông tin cá nhân và chỉnh thuộc tính tài liệu.
Tệp PDF. Tệp PDF thường ghi ngày tạo, ngày sửa và phần mềm đã tạo ra nó. Nếu PDF được xuất từ một tệp soạn thảo, ngày tạo của PDF là lúc xuất, không phải lúc soạn nội dung. Khi PDF có chữ ký số kèm dấu thời gian, dấu thời gian đó mới là mốc đáng tin.
Ảnh chụp. Ảnh từ điện thoại, máy ảnh thường mang thông tin ngày giờ chụp, loại thiết bị, thông số chụp, có thể có vị trí nếu bật định vị. Thông tin này hữu ích cho ảnh hiện trạng, ảnh hư hỏng, nhưng bị mất khi ảnh gửi qua nhiều ứng dụng nhắn tin, mạng xã hội. Vì vậy hãy giữ ảnh gốc trên thiết bị đã chụp.
Thông tin không khớp là dấu hiệu cần giải thích. Khi các lớp thời gian mâu thuẫn, ví dụ ảnh có ngày chụp sau ngày bạn khai đã chụp, hãy tìm nguyên nhân trước khi nộp: đồng hồ máy sai, ảnh đã qua chỉnh sửa, ảnh chụp lại từ màn hình. Tự giải thích trước luôn tốt hơn để bên kia phát hiện.
Củng cố chứng cứ thời điểm bằng nguồn bên ngoài
Nếu thời điểm tạo ra tài liệu có thể trở thành điểm tranh chấp, đừng chờ đến lúc kiện mới lo. Ngay khi hoàn thành tài liệu quan trọng, bạn có thể:
- Gửi tệp qua email cho chính mình hoặc cho đối tác, giữ thư đã gửi. Thời điểm gửi do máy chủ thư ghi, khó tự sửa.
- Tải lên kho lưu trữ đám mây; dịch vụ ghi thời điểm tải lên và giữ lịch sử phiên bản.
- Ký số tài liệu kèm dấu thời gian, hoặc dùng dịch vụ cấp dấu thời gian của tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy cho những tài liệu thật sự quan trọng.
- Với tác phẩm, thiết kế, có thể cân nhắc đăng ký quyền tác giả hoặc lưu chiểu theo quy định của lĩnh vực đó; giấy chứng nhận là mốc thời gian chính thức.
- Với hiện trạng vật chất như nhà cửa, công trình, cân nhắc lập vi bằng ghi nhận ngày giờ.
- Tính mã băm của tệp và ghi lại cùng thời điểm, tốt nhất là gửi mã băm đó đi qua một kênh có ghi thời gian như email.
Không cần làm tất cả. Với tài liệu thông thường, một email gửi đi kèm tệp đã đủ tạo mốc khá tốt. Với tài liệu có giá trị lớn, kết hợp chữ ký số kèm dấu thời gian là cách mạnh nhất.
Mã băm là gì và vì sao nên dùng
Mã băm là một chuỗi ký tự được tính từ toàn bộ nội dung tệp bằng một thuật toán chuẩn, ví dụ thuật toán SHA-256. Hai tệp giống hệt nhau cho cùng một mã băm; chỉ cần đổi một ký tự, mã băm thay đổi hoàn toàn. Mã băm không cho biết tệp được tạo lúc nào, nhưng nó cho phép chứng minh tệp nộp hôm nay giống hệt tệp đã ghi nhận trước đó.
Cách dùng thực tế: khi tài liệu hoàn thành, bạn tính mã băm bằng công cụ có sẵn trong hệ điều hành hoặc phần mềm phổ biến, rồi gửi chuỗi mã đó trong một email, hoặc ghi vào biên bản có chữ ký các bên. Sau này, nếu có ai nói tài liệu đã bị sửa, chỉ cần tính lại mã băm và so sánh. Nếu khớp, nội dung chưa hề thay đổi từ thời điểm email được gửi.
Mã băm không thay được chữ ký số hay dấu thời gian, vì bản thân nó không gắn với người ký hay thời điểm. Nhưng nó gần như miễn phí, dễ làm, và đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ muốn giữ nhiều tệp chứng cứ mà không tốn chi phí dịch vụ. Chuyên viên giám định dữ liệu điện tử cũng dùng mã băm để chứng minh dữ liệu họ kiểm tra không bị thay đổi trong quá trình giám định.
Tình huống hay gặp: tranh chấp ai làm ra tài liệu trước
Một dạng tranh chấp phổ biến là hai bên cùng nhận mình là người làm ra một bản thiết kế, một bộ ảnh, một bản kế hoạch hay một bộ tài liệu đào tạo. Ví dụ giả định: một nhà thiết kế tự do gửi bản phác thảo cho khách, khách không ký hợp đồng nhưng sau đó dùng một thiết kế rất giống và nói do nhân viên của họ tự làm. Cả hai đều có tệp trong máy, và cả hai đều chỉ vào ngày tạo tệp.
Trong tình huống đó, bên thắng thường là bên có chuỗi dấu vết bên ngoài liền mạch: email gửi bản phác thảo kèm tệp, tin nhắn trao đổi ý tưởng, các bản nháp trung gian có thời điểm lưu trên đám mây, tệp làm việc gốc với nhiều lớp mà bản xuất cuối cùng không có. Một tệp đơn lẻ có ngày tạo sớm không thuyết phục bằng cả một quá trình làm việc có thể lần lại từng bước.
Vì vậy, với người làm công việc sáng tạo, thói quen giữ các bản nháp, tệp làm việc gốc và gửi sản phẩm qua kênh có lưu vết quan trọng không kém việc tạo ra sản phẩm. Với tác phẩm có giá trị, đăng ký quyền tác giả là cách tạo mốc chính thức, dù quyền tác giả phát sinh từ khi tác phẩm được tạo ra và định hình chứ không phụ thuộc vào việc đăng ký.
Khi bên kia đưa ra tệp với ngày tháng đáng ngờ
Nếu bạn nghi ngờ tài liệu bên kia nộp đã bị "lùi ngày", việc đầu tiên là yêu cầu họ xuất trình tệp gốc và thiết bị chứa tệp, không chỉ bản in. Bản in không cho thấy bất kỳ thông tin thời gian nào ngoài những gì ghi trên giấy. Bạn có thể nêu ý kiến với toà về sự không khớp giữa các lớp thời gian, hoặc giữa ngày ghi trên tài liệu với các sự kiện khác đã được chứng minh.
Khi mâu thuẫn quan trọng tới kết quả vụ việc, bạn có thể đề nghị toà trưng cầu giám định dữ liệu điện tử. Giám định viên có thể kiểm tra siêu dữ liệu, dấu vết trên thiết bị, nhật ký hệ thống để đưa ra kết luận chuyên môn về thời điểm tạo và sửa tệp. Kết luận giám định không phải lúc nào cũng dứt khoát, nhưng thường đủ để toà đánh giá độ tin cậy.
Hãy cẩn trọng khi buộc bên kia làm giả. Một tệp có ngày tháng lạ chưa chắc là giả mạo; có thể chỉ là hậu quả của sao chép, đồng hồ máy sai. Trình bày đúng mức, nêu sự không khớp và đề nghị làm rõ, thay vì cáo buộc khi chưa có căn cứ, giúp bạn giữ được sự tin cậy trước toà.
Câu hỏi thường gặp
Ngày tạo tệp hiển thị trong máy tính có được toà công nhận không?
Có thể được xem xét, nhưng đứng một mình thì yếu, vì ngày tạo thay đổi khi sao chép, tải về và phụ thuộc đồng hồ máy. Toà sẽ cân nhắc cùng các chứng cứ khác như email gửi tệp, dữ liệu đám mây, lời khai. Đừng để cả lập luận dựa vào con số này.
Gửi tệp qua ứng dụng nhắn tin có giữ được ngày tháng gốc không?
Thường không giữ đầy đủ. Nhiều ứng dụng nén ảnh, xoá thông tin ngày chụp, và tệp tải về người nhận mang ngày mới. Tuy nhiên, thời điểm gửi tin nhắn kèm tệp lại là một mốc thời gian bên ngoài có ích. Hãy giữ cả tệp gốc trên máy và tin nhắn gửi đi.
Có nên xoá thông tin tác giả trong tài liệu trước khi gửi đối tác không?
Tuỳ mục đích. Xoá thông tin cá nhân giúp bảo vệ riêng tư, nhưng nếu tài liệu có thể là chứng cứ về việc ai soạn ra, hãy giữ một bản gốc nguyên vẹn trước khi tạo bản đã xoá thông tin để gửi đi.
Ảnh chụp hiện trạng bị mất thông tin ngày chụp thì còn dùng được không?
Vẫn dùng được, nhưng cần bổ trợ: thời điểm gửi ảnh cho người khác, người chứng kiến lúc chụp, các chi tiết trong ảnh gắn với thời điểm như thời tiết, công trình bên cạnh. Lần sau nên giữ ảnh gốc trên thiết bị đã chụp và sao lưu nguyên bản.
Mã băm có cần đăng ký ở đâu không?
Không cần. Mã băm là phép tính kỹ thuật, ai cũng tự tính được. Giá trị của nó tăng lên khi được ghi nhận qua một kênh có thời gian rõ ràng như email gửi đi, biên bản có chữ ký, hoặc gắn vào chữ ký số kèm dấu thời gian.
Đồng hồ máy tính bị sai thì có ảnh hưởng gì tới chứng cứ?
Mọi thời gian do máy ghi sẽ lệch theo, làm chứng cứ dễ bị nghi ngờ. Nếu phát hiện, hãy ghi lại độ lệch, chứng minh nguyên nhân và đối chiếu với một nguồn thời gian bên ngoài, cách làm tương tự với camera lệch giờ đã được bàn trong chuyên mục camera của trang.