Giấy tờ có chỗ tẩy xoá, sửa chữa hoặc viết thêm vẫn có thể được dùng làm chứng cứ, nhưng chỗ sửa đó dễ trở thành điểm tranh chấp chính: bên kia sẽ nói nội dung đã bị thay đổi sau khi họ ký. Một chỗ sửa được thực hiện đúng cách, có xác nhận của các bên ngay tại chỗ, thì gần như không gây vấn đề; còn một chỗ dùng bút xoá rồi viết đè, không ai ký xác nhận, có thể kéo cả tờ giấy vào vòng nghi ngờ.
Viết nhầm khi lập giấy tờ là chuyện ai cũng gặp: ghi sai số tiền, nhầm năm, viết sai tên. Vấn đề là cách sửa. Bài này giải thích vì sao toà và cơ quan cẩn trọng với giấy tờ có dấu hiệu sửa, cách sửa giấy tờ đúng ngay lúc lập, những loại giấy tờ không được tự sửa, và cách xử lý khi bạn nhận được một tờ giấy mà bên kia đã sửa.
Vì sao chỗ sửa trên giấy tờ bị soi kỹ
Giấy tờ làm chứng cứ có giá trị vì nó ghi lại ý chí của các bên tại một thời điểm. Một chỗ sửa đặt ra câu hỏi: sửa lúc nào, ai sửa, các bên có đồng ý không. Nếu chỗ sửa được thực hiện khi cả hai bên có mặt và cùng xác nhận, nó là một phần của thoả thuận. Nếu được thực hiện sau, bởi một bên, nó có thể làm thay đổi thoả thuận mà bên kia không hề biết.
Khi có tranh chấp, người phản đối giấy tờ thường nhắm ngay vào chỗ sửa. Số tiền bị sửa từ năm thành tám, ngày trả bị sửa sớm lên, tên người nhận bị viết đè. Toà không thể biết điều gì đã xảy ra chỉ bằng cách nhìn; trong nhiều trường hợp, cần giám định để xác định chỗ sửa có cùng loại mực, cùng thời điểm, cùng nét chữ với phần còn lại hay không.
Hậu quả của một chỗ sửa không rõ ràng có thể không chỉ dừng lại ở dòng bị sửa. Nếu toà nghi ngờ giấy tờ bị thay đổi, độ tin cậy của toàn bộ tài liệu bị giảm, kể cả những phần không bị đụng tới. Đó là lý do một chỗ sửa nhỏ có thể gây hại lớn.
Cũng cần phân biệt chỗ sửa với vết bẩn, nếp gấp, mực nhoè tự nhiên do thời gian. Những dấu vết đó không phải là sửa chữa, nhưng nếu nằm đúng ở số tiền hay ngày tháng, bên kia vẫn có thể lợi dụng để gây nghi ngờ. Vì vậy, bảo quản giấy tờ khô ráo, phẳng, trong bìa riêng cũng là một cách giữ giá trị chứng cứ.
Sửa giấy tờ đúng cách ngay lúc lập
Khi phát hiện viết nhầm trong lúc lập giấy tờ giữa các bên, cách an toàn nhất theo thực tiễn là:
- Nếu giấy chưa ký và việc viết lại không tốn nhiều công, lập lại một tờ mới sạch, huỷ tờ viết nhầm trước mặt các bên.
- Nếu phải sửa tại chỗ, gạch một đường ngang qua chữ sai sao cho chữ cũ vẫn đọc được; không dùng bút xoá, không tẩy, không viết đè lên.
- Viết nội dung đúng ngay bên cạnh hoặc phía trên chỗ gạch, rõ ràng, cùng màu mực.
- Các bên cùng ký nháy ngay cạnh chỗ sửa; có thể ghi thêm câu ngắn như "sửa thành… theo thoả thuận của hai bên".
- Cuối văn bản ghi tổng số chỗ sửa, ví dụ "văn bản có hai chỗ sửa, đã được các bên ký xác nhận".
- Mỗi bên giữ một bản chính có cùng các chỗ sửa và cùng chữ ký xác nhận.
Nguyên tắc chung: chỗ sửa phải minh bạch, nghĩa là người đọc sau này thấy được cả chữ cũ, chữ mới và dấu hiệu các bên đồng ý. Sửa kiểu che giấu luôn bất lợi cho chính người cầm giấy.
Các kiểu sửa và mức rủi ro
Bảng dưới so sánh những cách sửa thường gặp trên giấy tờ giữa cá nhân, xếp theo mức rủi ro khi có tranh chấp. Đây là đánh giá thực tiễn, không phải quy định.
| Cách sửa | Mức rủi ro | Vì sao |
|---|---|---|
| Lập lại tờ mới, huỷ tờ cũ trước mặt các bên | Thấp | Không có dấu vết sửa trên bản dùng |
| Gạch ngang, viết bên cạnh, các bên ký nháy | Thấp | Minh bạch, có xác nhận |
| Gạch ngang, viết bên cạnh, không ai ký nháy | Trung bình | Không rõ ai sửa, khi nào |
| Dùng bút xoá rồi viết đè | Cao | Mất chữ cũ, dễ bị cho là sửa lén |
| Tẩy, cạo giấy rồi viết lại | Rất cao | Dấu hiệu điển hình của việc thay đổi nội dung |
| Viết thêm vào khoảng trống sau khi ký | Rất cao | Có thể bị coi là thêm nội dung trái ý chí bên kia |
Nếu giấy tờ bạn đang giữ rơi vào ba dòng cuối, đừng cố sửa thêm để "che" chỗ cũ. Mọi can thiệp mới đều có thể bị giám định phát hiện và làm tình hình xấu hơn.
Những loại giấy tờ không được tự sửa
Giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy tờ tuỳ thân, giấy đăng ký xe, văn bằng, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Thông tin sai phải đề nghị cơ quan cấp đính chính hoặc cấp đổi theo thủ tục. Tự sửa những giấy tờ này là vi phạm pháp luật, có thể bị xử lý nghiêm.
Văn bản đã công chứng, chứng thực. Sai sót trong văn bản công chứng được xử lý theo thủ tục sửa lỗi của tổ chức hành nghề công chứng, hoặc lập văn bản sửa đổi, bổ sung được công chứng. Các bên tự gạch sửa trên bản đã công chứng sẽ làm văn bản bị nghi ngờ.
Hoá đơn và chứng từ kế toán. Hoá đơn sai được xử lý theo quy định về hoá đơn như điều chỉnh, thay thế, không gạch sửa trên hoá đơn. Chứng từ kế toán sai được xử lý theo quy định kế toán. Chi tiết thuộc cụm thuế, kế toán.
Biên bản do cơ quan lập. Biên bản làm việc, biên bản vi phạm, biên bản hoà giải do cơ quan, tổ chức lập. Nếu thấy nội dung sai, đề nghị ghi ý kiến của mình vào biên bản trước khi ký, không tự sửa sau đó.
Giấy tờ đã nộp cho toà hoặc cơ quan. Sau khi nộp, bản lưu ở toà là bản chuẩn. Muốn bổ sung, đính chính thì làm văn bản trình bày, không tự sửa bản mình giữ cho khác bản đã nộp.
Khi nhận được giấy tờ bên kia đã sửa
Nếu bạn là bên bị đưa ra một tờ giấy có chỗ sửa mà mình không đồng ý, hãy ghi nhận ngay. Chụp ảnh rõ chỗ sửa, ghi lại nội dung bạn nhớ là đúng, và nếu có bản chính của mình, đặt hai bản cạnh nhau để thấy khác biệt. Bản của bạn không có chỗ sửa đó là chứng cứ mạnh nhất cho thấy chỗ sửa được thực hiện sau.
Phản đối bằng văn bản hoặc tin nhắn càng sớm càng tốt, nêu rõ chỗ nào bị sửa và bạn không đồng ý. Im lặng kéo dài sau khi đã biết chỗ sửa có thể bị hiểu là chấp nhận. Trong tố tụng, bạn có thể đề nghị giám định để xác định chỗ sửa có được thực hiện cùng thời điểm với phần còn lại hay không, kèm yêu cầu bên kia xuất trình bản chính.
Nếu chỗ sửa nhằm chiếm đoạt tài sản, như sửa số tiền trên giấy vay để đòi nhiều hơn, hành vi đó có thể có dấu hiệu của tội phạm, và bạn có quyền trình báo. Tuy vậy, nên chờ cơ quan có thẩm quyền kết luận, không tự tuyên bố trên mạng xã hội rằng bên kia làm giả.
Ví dụ giả định: hợp đồng đặt cọc có một con số bị viết đè
Hai người lập hợp đồng đặt cọc mua một lô hàng nông sản, viết tay, mỗi bên giữ một bản. Trong lúc viết, người mua ghi nhầm hạn giao hàng, dùng bút xoá rồi viết lại ngày khác lên trên, không ai ký nháy. Bản của người bán thì viết đúng ngay từ đầu, không có chỗ sửa. Đây là ví dụ giả định để thấy một chỗ sửa nhỏ có thể dẫn tới tranh chấp như thế nào.
Đến hạn, hàng chưa giao, người mua đòi phạt cọc dựa trên ngày ghi trong bản của mình, còn người bán nói hạn giao là một ngày muộn hơn. Bản của người bán, không có chỗ sửa, trở thành chứng cứ quan trọng; bản của người mua có chỗ bút xoá thì bị nghi ngờ ngay ở dòng quan trọng nhất. Nếu hai bản ghi khác nhau, toà phải tìm thêm chứng cứ như tin nhắn bàn về ngày giao, lời người làm chứng.
Giá như lúc viết nhầm, người mua gạch ngang, viết ngày đúng bên cạnh và cả hai cùng ký nháy, rồi bảo người bán sửa bản của họ giống hệt, thì hai bản sẽ khớp nhau và không còn gì để tranh cãi. Cái giá của chỗ sửa vụng không nằm ở lúc viết, mà ở lúc có chuyện.
Sửa nội dung thoả thuận sau khi đã ký: làm thế nào cho đúng
Đôi khi các bên muốn thay đổi thoả thuận sau khi đã ký, ví dụ gia hạn trả nợ, đổi số tiền đặt cọc, đổi thời điểm giao hàng. Cách đúng không phải là gạch sửa lên văn bản cũ, mà là lập một văn bản mới: phụ lục hợp đồng, giấy thoả thuận sửa đổi, giấy xác nhận gia hạn. Văn bản mới ghi rõ sửa điều gì của văn bản nào, kể từ ngày nào, và được các bên ký.
Lý do rất đơn giản: văn bản cũ giữ nguyên là bằng chứng cho thoả thuận ban đầu, văn bản mới là bằng chứng cho sự thay đổi, và trình tự thời gian rõ ràng. Nếu chỉ gạch sửa trên văn bản cũ, sau này không ai chứng minh được việc sửa diễn ra lúc nào và có phải là thoả thuận chung hay không.
Với những thay đổi nhỏ giữa người quen, một tin nhắn xác nhận hai chiều cũng có giá trị, ví dụ "anh đồng ý cho em lùi hạn trả sang cuối tháng sau" và câu trả lời của bên kia. Nhưng với thay đổi về số tiền, tài sản, hoặc hợp đồng giá trị lớn, nên có văn bản ký đầy đủ.
Câu hỏi thường gặp
Giấy vay tiền có chỗ sửa số tiền thì có còn giá trị không?
Giấy vẫn có thể được dùng làm chứng cứ, nhưng chỗ sửa số tiền là điểm bên kia dễ tấn công. Nếu chỗ sửa có chữ ký xác nhận của cả hai bên, rủi ro thấp. Nếu không, có thể cần giám định và chứng cứ khác như chuyển khoản để xác định số tiền thật.
Dùng bút xoá trên hợp đồng có làm hợp đồng vô hiệu không?
Việc dùng bút xoá không tự động làm hợp đồng vô hiệu, nhưng làm chỗ đó mất chữ cũ và dễ bị nghi là sửa lén. Khi có tranh chấp, giá trị chứng minh của phần bị sửa và có thể của cả văn bản bị giảm. Nên lập lại văn bản hoặc sửa bằng cách gạch ngang có ký nháy.
Ký nháy ở chỗ sửa có cần cả hai bên không?
Nên có chữ ký nháy của tất cả các bên đã ký văn bản, vì chỗ sửa thể hiện sự đồng ý chung. Nếu chỉ một bên ký nháy, bên còn lại dễ lập luận rằng mình không biết hoặc không đồng ý với nội dung sửa.
Giấy chứng nhận đất bị ghi sai tên có tự sửa được không?
Không. Giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp phải đề nghị cơ quan có thẩm quyền đính chính hoặc cấp đổi theo thủ tục hiện hành. Tự sửa là vi phạm pháp luật và làm giấy tờ không còn giá trị sử dụng.
Làm sao chứng minh bên kia đã viết thêm vào giấy sau khi ký?
Bằng chứng mạnh nhất là bản chính của bạn không có phần viết thêm. Ngoài ra có thể đề nghị giám định để xác định phần viết thêm có khác loại mực, khác thời điểm hay không, kết hợp tin nhắn hoặc người làm chứng về nội dung ban đầu.
Có nên viết lại một bản sạch khi bản cũ đã chi chít chỗ sửa không?
Nếu các bên còn hợp tác, lập lại bản mới sạch và cùng ký là tốt, nhưng nên ghi đúng ngày ký thật và có thể ghi rõ văn bản này thay thế văn bản trước đó. Không tự viết lại một mình hay ghi lùi ngày để giả làm bản gốc.