Bản photo vẫn có thể được đưa vào hồ sơ vụ việc, nhưng tự nó thường chưa đủ để toà coi là chứng cứ chắc chắn. Theo nguyên tắc của Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ khi là bản chính, bản sao có công chứng hoặc chứng thực hợp pháp, hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận. Bản photo không có xác nhận nằm ngoài ba nhóm đó, nên giá trị của nó phụ thuộc vào việc bên kia có thừa nhận hay không và bạn có đưa ra được bản chính để đối chiếu hay không.
Nhiều người chỉ phát hiện chuyện này khi đã nộp đơn: cầm một xấp giấy photo đến toà, được yêu cầu xuất trình bản chính, và lúc đó mới đi tìm. Bài này giải thích từng loại bản (bản chính, bản sao từ sổ gốc, bản sao chứng thực, bản photo, ảnh chụp bằng điện thoại), loại nào mạnh tới đâu, và cách tổ chức giấy tờ ngay từ bây giờ để khi cần nộp không bị động.
Các loại bản giấy tờ và sức nặng khi làm chứng cứ
Cùng một nội dung nhưng ở các dạng khác nhau thì giá trị chứng minh khác nhau. Bảng dưới là cách phân biệt thực tế, không thay cho đánh giá của toà trong từng vụ.
| Loại bản | Là gì | Giá trị khi làm chứng cứ | Điểm cần nhớ |
|---|---|---|---|
| Bản chính | Bản được lập lần đầu, có chữ ký, điểm chỉ hoặc con dấu gốc của người lập | Mạnh nhất; là thứ dùng để đối chiếu mọi bản khác | Thường chỉ xuất trình để đối chiếu, nộp kèm bản sao |
| Bản sao từ sổ gốc | Bản do cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp lại (ví dụ trích lục khai sinh, kết hôn) | Có giá trị tương đương bản chính trong sử dụng | Xin tại cơ quan đang lưu sổ gốc |
| Bản sao có chứng thực | Bản sao được cơ quan, người có thẩm quyền chứng thực là đúng với bản chính | Được coi là chứng cứ theo nguyên tắc xác định chứng cứ | Chứng thực chỉ xác nhận "giống bản chính", không xác nhận nội dung là đúng sự thật |
| Bản photo không chứng thực | Bản chụp lại bằng máy photo, không có xác nhận | Yếu; có giá trị khi bên kia thừa nhận hoặc khi đối chiếu được với bản chính | Bên kia phản đối thì gần như phải đưa bản chính |
| Ảnh chụp bằng điện thoại | Tệp ảnh chụp giấy tờ | Gần với bản photo; tệp gốc có thể kèm thông tin thời điểm chụp | Giữ tệp gốc, không chỉ giữ ảnh đã gửi qua ứng dụng nhắn tin vì ảnh bị nén |
Điều quan trọng nhất rút ra từ bảng: mọi bản sao chỉ mạnh khi nó dẫn ngược về được một bản chính có thật. Nếu bản chính không còn và bên kia không thừa nhận, bạn sẽ phải chứng minh nội dung bằng các nguồn khác, chủ đề được bàn ở bài riêng về mất bản gốc trên cùng chuyên mục.
Vì sao toà cẩn trọng với bản photo
Bản photo dễ bị thay đổi mà người đọc không nhìn ra: chỉ cần ghép một dòng chữ, che một con số, dán một chữ ký từ giấy khác rồi photo lại, bản mới trông liền lạc như thật. Vì vậy khi một bên đưa ra bản photo và bên kia nói "chưa từng ký giấy này" hoặc "nội dung đã bị sửa", toà không có cách nào kiểm tra trên chính tờ photo đó. Muốn giám định chữ ký, chữ viết, mực in hay dấu vết tẩy xoá, cơ quan giám định thường cần bản chính.
Đây là lý do nguyên tắc xác định chứng cứ trong tố tụng dân sự nhấn mạnh bản chính và bản sao có chứng thực. Không phải toà nghi ngờ người nộp, mà vì chứng cứ phải có khả năng kiểm chứng. Một tài liệu không kiểm chứng được thì chỉ có thể được dùng khi các bên không tranh cãi về nó.
Thực tế cho thấy rất nhiều bản photo vẫn được dùng suốt quá trình giải quyết vụ việc mà không ai phản đối: hợp đồng mà cả hai bên đều thừa nhận đã ký, hoá đơn mà bên kia đã nhận, biên bản họp mà ai cũng có bản. Khi đó tình tiết đã được bên kia thừa nhận và có thể không cần chứng minh thêm. Rắc rối chỉ xuất hiện khi chính tờ giấy đó trở thành điểm tranh chấp.
Bản sao chứng thực mạnh hơn bản photo ở đâu, và giới hạn của nó
Chứng thực xác nhận sự trùng khớp. Người chứng thực đối chiếu bản sao với bản chính bạn mang đến và xác nhận chúng giống nhau tại thời điểm chứng thực. Nhờ đó bản sao có "lai lịch": có một bên thứ ba từng thấy bản chính. Đây là điểm bản photo thường không có.
Chứng thực không xác nhận nội dung đúng. Nếu bản chính là một giấy vay tiền có chữ ký giả, bản sao chứng thực của nó vẫn mang chữ ký giả. Người chứng thực không kiểm tra giao dịch có thật hay không. Vì vậy bên kia vẫn có quyền phản đối nội dung, và khi đó toà vẫn có thể yêu cầu bản chính để giám định.
Chứng thực từ bản chính, không chứng thực từ bản photo. Bạn phải mang bản chính đi chứng thực. Nếu bản chính đang nằm trong tay bên kia hoặc đã mất, bạn không thể tự tạo ra bản sao chứng thực từ một tờ photo. Đó là lý do nên chứng thực những giấy tờ quan trọng sớm, khi bản chính còn trong tay.
Có thời điểm rõ ràng. Bản sao chứng thực mang ngày chứng thực. Ngày đó có ích khi cần chứng minh giấy tờ đã tồn tại từ trước một sự kiện, ví dụ hợp đồng có trước thời điểm phát sinh tranh chấp, chứ không phải được lập sau để hợp thức hoá.
Không có hạn dùng cố định theo luật chung. Nhiều nơi tiếp nhận hồ sơ hành chính chỉ nhận bản sao chứng thực trong một thời gian gần, nhưng đó thường là yêu cầu của nơi tiếp nhận chứ không phải hạn của bản sao. Khi nộp cho toà, điều cần quan tâm là bản sao có đối chiếu được với bản chính hay không.
Chuẩn bị bộ giấy tờ trước khi nộp cho toà hoặc cơ quan
Khi đã biết mình có thể phải dùng giấy tờ làm chứng cứ, hãy làm theo trình tự dưới đây để vừa giữ an toàn cho bản chính vừa có đủ bản nộp.
- Gom toàn bộ bản chính đang có vào một bìa riêng, không kẹp ghim xuyên qua chữ ký, không viết thêm, không gạch chân lên bản chính.
- Lập danh sách từng giấy tờ: tên, ngày lập, ai ký, đang là bản chính hay bản sao, ai đang giữ bản chính nếu không phải mình.
- Photo mỗi bản chính thành nhiều bộ: một bộ để chứng thực, một bộ để nộp, một bộ để mình đánh dấu và ghi chú khi đọc.
- Mang bản chính đi chứng thực bản sao tại nơi có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính (hiện nay thường là Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, đối chiếu quy định hiện hành).
- Chụp hoặc quét toàn bộ bản chính thành tệp điện tử, lưu ở hai nơi khác nhau, đặt tên tệp theo ngày và loại giấy.
- Khi nộp, nộp bản sao kèm danh mục, mang bản chính theo để đối chiếu nếu toà yêu cầu, và xin giấy biên nhận ghi rõ những gì đã nộp.
Đừng đưa bản chính duy nhất cho bất kỳ ai cầm về "để xem giúp". Bản chính rời khỏi tay bạn là lúc rủi ro cao nhất, vì nếu nó thất lạc, toàn bộ giá trị chứng cứ của các bản sao cũng bị kéo xuống theo.
Khi bản chính đang nằm ở người khác
Rất nhiều tranh chấp có tình huống này: hợp đồng chỉ lập một bản và bên kia giữ, giấy nhận tiền do người nhận cất, sổ sách của doanh nghiệp nằm ở phòng kế toán của công ty bị kiện. Bạn chỉ có bản photo hoặc ảnh chụp. Khi đó bạn vẫn nên nộp bản photo, đồng thời trình bày rõ bản chính đang do ai giữ và vì sao bạn không có.
Theo nguyên tắc tố tụng dân sự, đương sự có thể đề nghị toà yêu cầu người đang giữ tài liệu giao nộp, nếu tự mình đã yêu cầu mà không được. Bạn nên giữ dấu vết việc mình đã đề nghị bên kia cung cấp bản chính, ví dụ tin nhắn hoặc thư đề nghị, để chứng minh đã cố gắng thu thập trước khi nhờ đến toà. Chi tiết về yêu cầu toà thu thập chứng cứ được bàn ở chuyên mục về giám định và xin tài liệu.
Nếu bên kia đang giữ bản chính mà không xuất trình, đồng thời không đưa ra được lý do hợp lý, đó cũng là một tình tiết toà có thể xem xét khi đánh giá toàn bộ chứng cứ. Tuy vậy, đừng kỳ vọng toà sẽ tự động tin bản photo của bạn chỉ vì bên kia im lặng; bạn vẫn cần các chứng cứ khác đi kèm như tin nhắn bàn về hợp đồng, chứng từ chuyển tiền, người có mặt lúc ký.
Những lỗi hay gặp làm giảm giá trị bản sao
Những lỗi dưới đây xuất hiện rất thường xuyên trong hồ sơ của người tự đi kiện, và phần lớn có thể tránh được nếu biết sớm.
- Photo thiếu trang, đặc biệt trang cuối có chữ ký hoặc trang phụ lục, khiến bản sao không phản ánh đúng toàn bộ văn bản.
- Photo nghiêng, mờ, mất mép giấy, làm mất số tiền, ngày tháng hoặc chữ ký ở lề.
- Viết tay ghi chú lên bản chính rồi mới photo, khiến bên kia có cớ nói giấy tờ đã bị sửa.
- Chỉ giữ ảnh đã gửi qua ứng dụng nhắn tin, không giữ ảnh gốc, nên độ phân giải thấp và mất thông tin thời điểm chụp.
- Để bản chính duy nhất ở nhà người quen, ở văn phòng dịch vụ, hoặc gửi kèm hồ sơ nộp đi nơi khác mà không lấy lại.
- Tự in lại một "bản đẹp" từ tệp soạn thảo rồi coi như bản chính, trong khi bản có chữ ký thật đã thất lạc.
Lỗi cuối cùng đáng chú ý nhất. Một tờ giấy in lại không có chữ ký thật không phải là bản chính và cũng không phải bản sao, và nếu ký bổ sung lên đó sau này thì rất dễ bị coi là lập lại tài liệu. Đừng làm vậy.
Bản photo trong giao dịch hằng ngày: giữ thế nào để sau này dùng được
Phần lớn giấy tờ trở thành chứng cứ không phải vì người ta chuẩn bị đi kiện, mà vì một giao dịch bình thường bỗng trục trặc. Vì vậy thói quen giữ giấy tờ trong lúc mọi việc còn êm mới là thứ quyết định. Khi ký bất kỳ thứ gì có tiền hoặc tài sản đi kèm, hãy yêu cầu lập ít nhất hai bản chính, mỗi bên giữ một bản, và hai bên cùng ký vào từng bản.
Nếu chỉ có một bản, hãy chụp ảnh toàn bộ các trang ngay tại chỗ, có cả trang chữ ký, và gửi ảnh đó cho bên kia qua tin nhắn kèm một câu xác nhận ngắn như "gửi lại bản hợp đồng vừa ký chiều nay". Tin nhắn đó không thay được bản chính, nhưng nó cho thấy bên kia đã nhận và không phản đối nội dung ngay tại thời điểm ký, một chi tiết rất có ích nếu sau này họ nói nội dung bị sửa.
Với giấy tờ của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, nên có một quy tắc nội bộ đơn giản: bản chính cất ở một chỗ cố định, ai mượn phải ký sổ, bản dùng hằng ngày là bản photo hoặc bản quét. Chi phí của thói quen này gần như bằng không, còn lợi ích thì chỉ thấy rõ vào ngày có người chối.
Câu hỏi thường gặp
Bản photo có công chứng và bản sao chứng thực có khác nhau không?
Trong cách nói thường ngày, nhiều người gọi bản sao chứng thực là "bản photo công chứng". Về bản chất, đó là bản sao đã được cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền chứng thực là đúng với bản chính. Điều quan trọng là bản sao có phần xác nhận hợp lệ, chứ tên gọi không quyết định giá trị.
Bên kia thừa nhận bản photo thì có cần nộp bản chính nữa không?
Nếu bên kia thừa nhận nội dung và chữ ký trên bản photo, thường tình tiết đó không còn là điểm tranh chấp nên toà có thể không đòi bản chính. Tuy vậy bạn vẫn nên giữ bản chính cẩn thận, vì bên kia có thể đổi ý ở giai đoạn sau và khi đó bản chính là thứ duy nhất để đối chiếu.
Ảnh chụp giấy tờ bằng điện thoại có dùng được không?
Ảnh chụp có thể được nộp như một tài liệu tham khảo hoặc kèm theo dữ liệu điện tử, nhưng giá trị của nó gần với bản photo. Nên giữ tệp ảnh gốc trong máy, không chỉnh sửa, không chỉ giữ ảnh đã chuyển qua ứng dụng nhắn tin, và cố gắng tìm bản chính hoặc chứng cứ khác hỗ trợ.
Bản sao chứng thực đã lâu có bị toà từ chối không?
Luật chung không đặt hạn dùng cho bản sao chứng thực khi làm chứng cứ. Một số nơi tiếp nhận hồ sơ hành chính có thể yêu cầu bản sao gần đây, nhưng với toà, điều được xem xét là bản sao có đúng với bản chính hay không. Nếu bị phản đối, bạn vẫn nên chuẩn bị xuất trình bản chính.
Có nên tự chứng thực tất cả giấy tờ trước khi đi kiện không?
Không bắt buộc phải chứng thực mọi thứ, nhưng với những giấy tờ then chốt của vụ việc như hợp đồng, giấy nhận tiền, giấy xác nhận nợ, chứng thực bản sao giúp bạn nộp hồ sơ thuận tiện mà không phải để bản chính rời khỏi tay. Những giấy tờ phụ thì bản photo kèm bản chính để đối chiếu thường là đủ.
Bản photo có bị coi là giả nếu bên kia nói không ký?
Bản photo không tự động bị coi là giả, nhưng khi bên kia phủ nhận chữ ký, bạn có nghĩa vụ chứng minh giấy tờ là thật. Muốn giám định chữ ký thường cần bản chính, nên nếu bạn không còn bản chính thì phải dựa vào chứng cứ khác như người làm chứng lúc ký, tin nhắn, chứng từ tiền.