Nộp chứng cứ sau thời hạn thẩm phán ấn định chưa chắc bị từ chối: nếu đó là chứng cứ toà đã yêu cầu mà bạn không nộp được vì lý do chính đáng, bạn phải chứng minh lý do ấy; còn nếu là chứng cứ toà chưa từng yêu cầu, hoặc chứng cứ bạn không thể biết được trong quá trình giải quyết sơ thẩm, luật cho phép giao nộp cả tại phiên toà. Ngược lại, chứng cứ đã được yêu cầu, bạn có trong tay, mà cố tình để dành tới phút cuối thì rất dễ bị toà không chấp nhận.
Quy định này có mục đích rõ: không để một bên "giấu bài" rồi tung ra khiến bên kia không kịp phản bác, nhưng cũng không tước quyền của người thật sự gặp trở ngại. Bài này giúp bạn tự xếp mình vào trường hợp nào, chọn đúng lý do, gom chứng cứ chứng minh lý do và viết văn bản giải trình gọn, thuyết phục.
Thời hạn giao nộp chứng cứ được tính thế nào
Theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, thời hạn giao nộp tài liệu, chứng cứ do thẩm phán được phân công giải quyết vụ việc ấn định, nhưng không được vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử sơ thẩm (hoặc thời hạn chuẩn bị giải quyết việc dân sự). Nói cách khác, không có một con số ngày cố định áp chung: thẩm phán ghi thời hạn trong thông báo, giấy triệu tập, hoặc nói tại phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hoà giải.
Vì vậy, việc đầu tiên khi lo nộp muộn là tìm lại văn bản của toà xem thời hạn được ấn định cụ thể là ngày nào, cho tài liệu nào. Nhiều người nghĩ mình trễ, nhưng thực ra toà chỉ yêu cầu một số tài liệu nhất định, phần còn lại vẫn trong giai đoạn chuẩn bị xét xử; cũng có người tưởng còn thời gian vì "chưa có lịch xử", trong khi thông báo đã ghi hạn rõ ràng.
Mốc quan trọng thứ hai là quyết định đưa vụ án ra xét xử. Sau mốc này, việc giao nộp chứng cứ toà đã yêu cầu trước đó chỉ được chấp nhận khi bạn chứng minh được lý do chính đáng. Bị đơn cũng có thời hạn riêng để nộp văn bản ghi ý kiến và chứng cứ kèm theo kể từ khi nhận thông báo thụ lý; nội dung ấy thuộc bài về thời hạn tố tụng, ở đây chỉ nhắc để bạn không nhầm hai loại hạn.
Ba trường hợp nộp muộn và cách toà thường nhìn
Cùng là nộp sau hạn, nhưng hậu quả khác hẳn nhau tuỳ chứng cứ thuộc loại nào. Bảng dưới tóm tắt nguyên lý, các ví dụ là giả định.
| Trường hợp | Ví dụ giả định | Điều bạn phải làm |
|---|---|---|
| Toà đã yêu cầu, bạn không nộp được vì trở ngại khách quan | Toà yêu cầu nộp bản sao hợp đồng gốc đang do ngân hàng giữ, ngân hàng chậm trả lời | Chứng minh lý do chính đáng: văn bản đã gửi ngân hàng, phiếu hẹn, văn bản trả lời chậm |
| Toà chưa từng yêu cầu loại chứng cứ này | Bạn tìm thấy biên nhận cũ trong kho, toà chưa hỏi gì về khoản thanh toán đó | Có quyền giao nộp, kể cả tại phiên toà; nên trình bày vì sao giờ mới nộp |
| Chứng cứ bạn không thể biết được trong quá trình sơ thẩm | Sau khi xử sơ thẩm mới có kết luận của cơ quan khác liên quan trực tiếp vụ việc | Có quyền giao nộp ở giai đoạn tiếp theo; chứng minh thời điểm chứng cứ hình thành hoặc bạn mới biết |
| Toà đã yêu cầu, bạn có sẵn nhưng không nộp | Giữ tin nhắn trong máy suốt năm tháng, đợi phiên toà mới trình | Rất dễ bị không chấp nhận; toà giải quyết theo chứng cứ đã có trong hồ sơ |
Ranh giới giữa "trở ngại khách quan" và "chủ quan" quyết định gần như mọi thứ. Bận việc, quên, không biết phải nộp, chưa tìm luật sư thường không được coi là lý do chính đáng. Bị ốm nặng có giấy tờ y tế, thiên tai, cơ quan đang giữ tài liệu chưa cung cấp dù bạn đã yêu cầu, thì thường được xem xét.
Những lý do thường được xem là chính đáng
Luật không liệt kê đóng các lý do chính đáng; thẩm phán đánh giá theo từng vụ. Các nhóm dưới đây là những lý do hay được chấp nhận trong thực tế, với điều kiện bạn có giấy tờ chứng minh:
- Tài liệu do người khác giữ và chậm cung cấp: cơ quan nhà nước, ngân hàng, doanh nghiệp, bệnh viện chưa trả lời dù bạn đã gửi yêu cầu bằng văn bản có ngày tháng rõ ràng.
- Sự kiện bất khả kháng: bão lũ chia cắt, dịch bệnh có biện pháp hạn chế đi lại, hoả hoạn làm mất tài liệu phải đi xin lại.
- Ốm đau, tai nạn: phải nằm viện, có giấy ra viện, giấy xác nhận điều trị trùng với khoảng thời gian giao nộp.
- Đang chờ kết quả giám định, định giá do toà hoặc cơ quan có thẩm quyền trưng cầu, kết quả về sau thời hạn.
- Phải hợp pháp hoá lãnh sự, dịch thuật giấy tờ nước ngoài, quá trình kéo dài ngoài ý muốn và bạn đã bắt đầu làm từ sớm.
- Không nhận được thông báo của toà vì lỗi tống đạt, có căn cứ cho thấy bạn không biết thời hạn.
Điểm chung: lý do phải nằm ngoài ý chí của bạn, và bạn đã hành động hợp lý để khắc phục. Một yêu cầu gửi ngân hàng ngay ngày nhận thông báo của toà thuyết phục hơn nhiều so với yêu cầu gửi một ngày trước hạn.
Viết văn bản giải trình nộp chứng cứ muộn
Khi nộp muộn, đừng chỉ đặt tài liệu lên bàn. Kèm theo một văn bản ngắn, có các phần sau, để thẩm phán có căn cứ chấp nhận:
- Thông tin vụ việc: tên toà, số thụ lý, tên đương sự, tư cách của bạn trong vụ việc.
- Danh mục tài liệu nộp bổ sung, đánh số tiếp theo danh mục đã nộp trước đó.
- Xác định loại: tài liệu toà đã yêu cầu (ghi rõ văn bản yêu cầu ngày nào) hay tài liệu toà chưa yêu cầu, hay tài liệu mới hình thành, mới biết.
- Trình bày lý do chưa nộp được đúng hạn, kể theo dòng thời gian: ngày nhận yêu cầu, ngày bạn đi xin, ngày bị hẹn, ngày nhận được.
- Liệt kê giấy tờ chứng minh lý do: phiếu hẹn, văn bản trả lời, giấy ra viện, biên lai gửi thư; đánh số riêng như phụ lục.
- Nêu ngắn tài liệu này chứng minh tình tiết gì và vì sao cần cho việc giải quyết đúng vụ việc.
- Ngày lập, họ tên, chữ ký; sao gửi cho các đương sự khác như với mọi chứng cứ đã giao nộp.
Hai cách giải trình cho cùng một tình huống (ví dụ giả định)
Ví dụ giả định: chị Hạnh kiện đòi tiền hàng một cửa hàng vật liệu ở Đồng Nai. Thẩm phán yêu cầu chị nộp bản sao phiếu xuất kho có chữ ký người nhận hàng trong mười lăm ngày. Phiếu gốc nằm ở kho của đơn vị vận chuyển chị thuê, đơn vị này chuyển văn phòng nên chậm tìm. Chị nộp phiếu sau hạn hai tuần.
Cách thứ nhất, chị chỉ viết một dòng: "Do bận việc và đơn vị vận chuyển chậm trả nên nộp muộn, mong toà thông cảm". Không có giấy tờ nào kèm theo. Thẩm phán không có căn cứ để phân biệt đây là trở ngại khách quan hay sự chậm trễ của chính chị; đối phương phản đối, và khả năng tài liệu không được chấp nhận là đáng kể.
Cách thứ hai, chị kể theo ngày: nhận thông báo của toà ngày 3; ngày 4 gửi văn bản đề nghị đơn vị vận chuyển cung cấp, có ký nhận; ngày 10 đơn vị trả lời bằng tin nhắn rằng đang chuyển kho, hẹn cuối tháng; ngày 28 nhận được phiếu, ngày 29 nộp toà. Kèm theo là bản sao văn bản đề nghị có chữ ký nhận, ảnh chụp tin nhắn hẹn, và xác nhận của đơn vị vận chuyển về thời điểm giao lại phiếu. Đây là lý do nằm ngoài ý chí của chị, chị đã hành động ngay, và có giấy tờ chứng minh từng mốc.
Không ai bảo đảm thẩm phán sẽ chấp nhận cách thứ hai, nhưng cách này cho thẩm phán một căn cứ rõ ràng để chấp nhận và cho đối phương ít chỗ để phản đối. Bài học chung: lý do chính đáng phải được chứng minh, không phải được kể.
Nhìn từ phía bên kia: khi đối phương nộp chứng cứ muộn
Bạn có quyền nêu ý kiến. Khi đối phương nộp chứng cứ sát ngày xử hoặc tại phiên toà, bạn có thể đề nghị toà không chấp nhận vì không có lý do chính đáng, hoặc đề nghị cho thêm thời gian nghiên cứu. Nói bình tĩnh, chỉ ra tài liệu đó toà đã yêu cầu từ khi nào.
Đề nghị hoãn hợp lý hơn phản đối cảm tính. Nếu chứng cứ muộn thực sự quan trọng, toà nhiều khả năng vẫn xem xét. Lúc đó yêu cầu được biết, được sao chụp và có thời gian chuẩn bị ý kiến là cách bảo vệ quyền lợi thực tế hơn.
Ghi nhận vào biên bản. Đề nghị thư ký ghi ý kiến phản đối của bạn vào biên bản phiên họp hoặc biên bản phiên toà. Nếu sau này kháng cáo, đó là căn cứ cho thấy bạn đã nêu vấn đề đúng lúc.
Kiểm tra chứng cứ muộn có dấu hiệu bất thường không. Chứng cứ "bỗng dưng xuất hiện" đôi khi có vấn đề về nguồn gốc. Xem ngày lập, người ký, cách có được; nếu nghi giả mạo, có thủ tục riêng để tố cáo và đề nghị giám định.
Đừng để rơi vào cảnh phải giải trình: lịch giao nộp tự đặt
Cách tốt nhất với chuyện nộp muộn là không nộp muộn. Ngay khi nhận thông báo thụ lý hoặc khi quyết định khởi kiện, hãy lập một bảng nhỏ: tài liệu nào đang có trong tay, tài liệu nào phải xin từ người khác, ai giữ, gửi yêu cầu ngày nào. Những thứ phải xin từ cơ quan, ngân hàng, nhà mạng hãy gửi yêu cầu bằng văn bản ngay, có ký nhận hoặc gửi bảo đảm. Nếu bị từ chối hoặc không trả lời, sớm làm đơn đề nghị toà yêu cầu cung cấp, vì tự xin không được là căn cứ để toà hỗ trợ thu thập.
Đặt cho mình hạn sớm hơn hạn của toà ít nhất một tuần để còn chỗ cho việc dịch, chứng thực, in ấn. Ghi vào lịch điện thoại cả hạn của toà lẫn hạn tự đặt. Mỗi lần nộp, kiểm biên bản và cập nhật danh mục.
Nếu vụ việc phức tạp, có nhiều chứng cứ phải xin từ nơi khác hoặc bạn đã lỡ một mốc quan trọng, nên trao đổi sớm với luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý để họ đánh giá lý do của bạn có đủ sức thuyết phục không và có cần đề nghị toà thu thập thay hay không.
Câu hỏi thường gặp
Thời hạn giao nộp chứng cứ trong vụ án dân sự là bao nhiêu ngày?
Không có một con số chung. Thẩm phán được phân công ấn định thời hạn cho từng vụ, nhưng không được vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử sơ thẩm. Bạn xem thời hạn cụ thể trong thông báo, giấy triệu tập hoặc biên bản phiên họp của toà, và hỏi lại thẩm phán nếu không rõ.
Có được nộp chứng cứ ngay tại phiên toà sơ thẩm không?
Được trong một số trường hợp: chứng cứ trước đó toà không yêu cầu, hoặc chứng cứ bạn không thể biết được trong quá trình giải quyết. Với chứng cứ toà đã yêu cầu từ trước, bạn phải chứng minh lý do chính đáng mới được chấp nhận. Nên báo trước cho thẩm phán nếu có thể.
Bận công tác nước ngoài có phải lý do chính đáng không?
Thường khó được chấp nhận nếu chỉ là lịch làm việc thông thường, vì bạn có thể uỷ quyền cho người khác nộp hoặc gửi qua bưu chính. Nếu chuyến đi bất ngờ, kéo dài, có giấy tờ và bạn không có cách nào khác, hãy trình bày cụ thể để thẩm phán cân nhắc.
Toà không nhận chứng cứ nộp muộn thì có kháng cáo được không?
Bạn có thể nêu việc này trong đơn kháng cáo bản án sơ thẩm, kèm chứng cứ và lý do. Toà cấp phúc thẩm sẽ xem xét chứng cứ đó có thuộc diện được giao nộp ở giai đoạn phúc thẩm hay không và lý do nộp muộn có chính đáng không.
Đối phương nộp chứng cứ muộn mà toà vẫn nhận, mình làm gì?
Đề nghị được sao chụp tài liệu và có thời gian nghiên cứu, nêu ý kiến về nguồn gốc, tính liên quan, tính hợp pháp của tài liệu, và đề nghị thư ký ghi vào biên bản. Nếu cho rằng tài liệu giả mạo, có thể tố cáo và đề nghị toà trưng cầu giám định.
Đã gửi yêu cầu cơ quan cung cấp tài liệu mà họ không trả lời thì sao?
Giữ văn bản yêu cầu và bằng chứng đã gửi, rồi làm đơn đề nghị toà ra quyết định yêu cầu cơ quan đó cung cấp. Đây vừa là cách có được tài liệu, vừa là căn cứ chứng minh lý do chính đáng nếu bạn không nộp được đúng hạn.