Trong vụ việc dân sự, đương sự có quyền được biết, ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ do đương sự khác xuất trình hoặc do toà thu thập, trừ những tài liệu thuộc diện không được công khai theo yêu cầu chính đáng (bí mật kinh doanh, bí mật cá nhân, bí mật gia đình…). Bạn thực hiện quyền này bằng cách nhận bản sao do đối phương sao gửi, làm đơn đề nghị toà cho xem và sao chụp, và tham gia phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ.
Nhiều người chỉ chăm chút chứng cứ của mình mà bỏ qua chứng cứ của bên kia, tới phiên toà mới nghe lần đầu và không kịp phản bác. Bài này hướng dẫn cách tiếp cận hồ sơ, đọc chứng cứ đối phương có phương pháp, và biến những gì đọc được thành ý kiến có căn cứ. Diễn biến chung của phiên họp hoà giải, công khai chứng cứ thuộc bài về thủ tục khởi kiện; ở đây chỉ bàn phần chứng cứ.
Quyền tiếp cận chứng cứ: phạm vi và giới hạn
Nguyên tắc công khai chứng cứ trong tố tụng dân sự có hai mặt. Mặt thứ nhất là nghĩa vụ: đương sự giao nộp chứng cứ cho toà phải sao gửi cho các đương sự khác. Mặt thứ hai là quyền: mỗi đương sự được biết, ghi chép, sao chụp những gì đã có trong hồ sơ, kể cả tài liệu toà tự thu thập, kết luận giám định, biên bản xem xét thẩm định tại chỗ, biên bản lấy lời khai người làm chứng.
Giới hạn nằm ở những tài liệu toà quyết định không công khai theo yêu cầu chính đáng của đương sự, liên quan bí mật nhà nước, thuần phong mỹ tục, bí mật nghề nghiệp, bí mật kinh doanh, bí mật cá nhân, bí mật gia đình. Với những tài liệu đó, toà phải thông báo cho bạn biết có tài liệu không được công khai; bạn có thể được xem tại toà dưới hình thức phù hợp mà không được sao chụp, tuỳ quyết định của thẩm phán.
Quyền tiếp cận đi kèm trách nhiệm: thông tin bạn biết được từ hồ sơ, nhất là thông tin riêng tư của người khác, chỉ được dùng cho việc giải quyết vụ việc. Đăng ảnh chụp tài liệu trong hồ sơ lên mạng xã hội để "vạch mặt" đối phương có thể xâm phạm bí mật đời tư và dữ liệu cá nhân, khiến bạn từ người đúng thành người có lỗi.
Ba đường để có được chứng cứ của bên kia
Không phải lúc nào đối phương cũng sao gửi đầy đủ. Dưới đây là các đường bạn có thể dùng, theo thứ tự nên thử:
- Kiểm tra những gì đã nhận được. Đối chiếu bản sao đối phương gửi với thông báo của toà về tài liệu đã giao nộp. Lập danh sách tài liệu thiếu.
- Làm đơn đề nghị toà cho tiếp cận. Gửi thẩm phán được phân công đơn đề nghị được xem, ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ trong hồ sơ, ghi rõ tài liệu nào nếu biết. Toà bố trí thời gian, địa điểm; mang theo giấy tờ tuỳ thân và giấy triệu tập hoặc thông báo.
- Tham gia phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ. Tại phiên họp, thẩm phán công bố tài liệu, chứng cứ đã giao nộp; bạn được hỏi có ý kiến gì, có cần bổ sung không. Đây là lúc nêu rằng bạn chưa nhận được tài liệu nào.
- Nếu là người được uỷ quyền hoặc người bảo vệ quyền lợi. Luật sư, người đại diện được tiếp cận hồ sơ theo tư cách của mình; mang theo văn bản uỷ quyền hoặc giấy tờ đã được toà chấp nhận tư cách tham gia tố tụng.
Việc sao chụp tại toà có thể tự làm bằng điện thoại hoặc qua bộ phận sao chụp của toà tuỳ nơi; hỏi thẩm phán hoặc thư ký trước. Chụp đủ trang, giữ nguyên thứ tự bút lục để sau này dẫn chiếu chính xác.
Đọc chứng cứ đối phương có phương pháp
Đọc theo danh mục, không đọc lướt. Lập một bảng với cột số tài liệu, nội dung, đối phương dùng để chứng minh điều gì, ý kiến của bạn. Đọc từng tài liệu và điền đủ cột. Cách làm chậm này giúp bạn không bỏ sót tài liệu nhỏ nhưng nguy hiểm.
Hỏi ba câu cho mỗi tài liệu. Tài liệu này có thật không (nguồn gốc, chữ ký, thời điểm)? Có liên quan đến điều đang tranh chấp không? Có được thu thập hợp pháp không? Ba câu này tương ứng ba thuộc tính của chứng cứ: khách quan, liên quan, hợp pháp.
Tìm chỗ mâu thuẫn bên trong. Ngày trên hợp đồng sau ngày giao tiền? Lời khai năm ngoái nói một số tiền, bản tự khai năm nay nói số khác? Ảnh chụp tin nhắn thiếu đoạn giữa? Mâu thuẫn nội tại thường mạnh hơn mọi lời phủ nhận của bạn.
So với chứng cứ của chính bạn. Tài liệu nào của đối phương lại có lợi cho bạn? Đôi khi bên kia nộp sao kê để chứng minh đã trả nợ, nhưng chính sao kê đó cho thấy số tiền trả ít hơn số nợ. Ghi lại để dùng.
Đánh dấu điều cần làm tiếp. Tài liệu nghi giả thì cân nhắc đề nghị giám định; lời khai mâu thuẫn thì cân nhắc đề nghị đối chất; tài liệu chỉ là bản photo thì đề nghị xuất trình bản chính để đối chiếu.
Từ điều đọc được tới đề nghị gửi toà
Đọc xong mà không làm gì thì công sức đổ sông. Bảng dưới gợi ý đề nghị tương ứng với những vấn đề hay phát hiện; mỗi đề nghị nên làm bằng văn bản, nêu lý do và gửi đúng thời điểm.
| Điều phát hiện | Đề nghị có thể gửi toà | Thời điểm nên gửi |
|---|---|---|
| Tài liệu chỉ là bản photo, bạn nghi nội dung bị sửa | Yêu cầu đối phương xuất trình bản chính để đối chiếu | Trước hoặc tại phiên họp công khai chứng cứ |
| Chữ ký không phải của bạn hoặc người liên quan | Tố cáo chứng cứ giả mạo, đề nghị trưng cầu giám định | Càng sớm càng tốt, trước khi có quyết định đưa vụ án ra xét xử |
| Lời khai hai bên trái ngược ở tình tiết quan trọng | Đề nghị đối chất | Trong giai đoạn chuẩn bị xét xử |
| Tài liệu có thông tin riêng tư của bạn | Đề nghị không công khai phần đó, hạn chế sao chụp | Ngay khi biết tài liệu đã được nộp |
| Tài liệu thu thập trái pháp luật | Nêu ý kiến đề nghị toà không chấp nhận làm chứng cứ | Tại phiên họp và trong văn bản ý kiến |
| Đối phương viện dẫn tài liệu nhưng chưa nộp | Đề nghị toà yêu cầu đối phương giao nộp | Ngay khi phát hiện |
Đề nghị nào cũng nên ngắn, đi thẳng vào tài liệu số mấy, vấn đề gì, đề nghị toà làm gì. Thẩm phán đọc một đề nghị rõ ràng dễ ra quyết định hơn một bức thư dài kể lại toàn bộ vụ việc.
Đọc kết luận giám định, biên bản thẩm định và tài liệu toà tự thu thập
Hồ sơ không chỉ có chứng cứ của hai bên. Trong quá trình chuẩn bị xét xử, toà có thể lấy lời khai người làm chứng, xem xét thẩm định tại chỗ, trưng cầu giám định, định giá tài sản, hoặc yêu cầu cơ quan, tổ chức cung cấp tài liệu. Những tài liệu này thường có sức nặng lớn vì do cơ quan tiến hành tố tụng hoặc tổ chức chuyên môn lập, và cũng thuộc phạm vi bạn được tiếp cận.
Với kết luận giám định, đọc kỹ phần đối tượng giám định (mẫu nào, bản chính hay bản sao), phương pháp, và kết luận cuối cùng có dè dặt không ("có thể", "không đủ cơ sở kết luận"). Một kết luận ghi "không đủ mẫu so sánh để kết luận" khác hẳn kết luận "không phải cùng một người ký". Nếu không đồng ý, bạn có quyền đề nghị giám định bổ sung hoặc giám định lại theo điều kiện luật định, và phải nêu lý do cụ thể.
Với biên bản xem xét thẩm định tại chỗ, đối chiếu mô tả hiện trạng, số đo, ảnh chụp với hiểu biết của bạn về tài sản; bạn có quyền ghi ý kiến vào biên bản nếu có mặt, và nêu ý kiến bằng văn bản sau đó nếu không. Với văn bản cơ quan cung cấp, xem nội dung trả lời có đúng câu hỏi toà đặt ra không, có bỏ sót khoảng thời gian nào không.
Những tài liệu này hay bị đương sự bỏ qua vì nghĩ "cơ quan làm thì chắc đúng". Đúng là chúng đáng tin hơn tài liệu một bên tự lập, nhưng phạm vi và mức độ chắc chắn của chúng cần được đọc kỹ như mọi chứng cứ khác.
Những sai lầm khi tiếp cận chứng cứ
Các sai lầm dưới đây khiến quyền tiếp cận trở nên vô nghĩa, hoặc tệ hơn, gây bất lợi cho chính bạn:
- Không đề nghị xem hồ sơ vì nghĩ "toà sẽ tự đưa", tới phiên toà mới nghe chứng cứ của đối phương lần đầu.
- Chụp hồ sơ lộn xộn, không ghi số bút lục, sau này không chỉ ra được trang nào để dẫn chiếu.
- Phản ứng cảm xúc tại phiên họp, cãi nhau với đối phương thay vì nêu ý kiến với thẩm phán.
- Đăng tài liệu trong hồ sơ lên mạng hoặc gửi cho người không liên quan, lộ thông tin riêng tư.
- Im lặng với tài liệu bất lợi, coi như không thấy; im lặng có thể bị hiểu là không phản đối.
- Chỉ phản đối chung chung "tài liệu này không đúng sự thật" mà không chỉ ra sai chỗ nào và không có chứng cứ đối lại.
Biến việc đọc hồ sơ thành bản ý kiến
Sau khi tiếp cận, bạn nên soạn một văn bản ý kiến về chứng cứ của đối phương. Văn bản này không cần dài; theo từng tài liệu quan trọng, ghi ngắn: bạn thừa nhận, không thừa nhận hay thừa nhận một phần, lý do, và chứng cứ của bạn đối lại (dẫn số tài liệu trong danh mục của bạn). Những tài liệu bạn không phản đối, có thể ghi chung là không có ý kiến. Thừa nhận những điều đúng giúp toà tập trung vào điều thật sự tranh chấp, và cho thấy bạn không phủ nhận vô căn cứ.
Nộp văn bản ý kiến trước phiên họp hoặc tại phiên họp, đề nghị đưa vào hồ sơ. Khi tới phiên toà, phần tranh tụng sẽ dựa trên những gì đã nêu; kỹ năng trình bày tại phiên toà là chuyện của một bài khác, còn ở đây quan trọng là ý kiến của bạn đã có mặt trên giấy, đúng lúc.
Nếu hồ sơ dày, nhiều tài liệu chuyên môn (sổ sách kế toán, bản vẽ, kết luận giám định), việc đọc và phản bác cần người có chuyên môn. Một luật sư hoặc người làm nghề trong lĩnh vực đó có thể giúp bạn nhận ra điều quan trọng mà người ngoài nghề dễ bỏ qua.
Câu hỏi thường gặp
Đối phương không gửi bản sao chứng cứ cho mình thì làm sao?
Làm đơn đề nghị toà cho xem, ghi chép, sao chụp tài liệu, chứng cứ trong hồ sơ, đồng thời nêu việc chưa nhận được tại phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ. Thẩm phán có thể yêu cầu đối phương thực hiện nghĩa vụ sao gửi.
Có được chụp ảnh hồ sơ vụ án bằng điện thoại không?
Tuỳ cách bố trí của từng toà. Nhiều nơi cho phép đương sự tự chụp các tài liệu được tiếp cận dưới sự giám sát của cán bộ; nơi khác sao chụp qua bộ phận của toà. Hỏi thẩm phán hoặc thư ký trước và tuân theo hướng dẫn.
Tài liệu không được công khai thì mình có quyền biết gì?
Toà phải thông báo cho bạn biết có những tài liệu, chứng cứ không được công khai. Tuỳ quyết định của thẩm phán, bạn có thể được xem nội dung cần thiết mà không được sao chụp, hoặc được biết tóm tắt. Bạn có quyền nêu ý kiến nếu cho rằng việc không công khai làm ảnh hưởng quyền bào chữa của mình.
Có thể xem hồ sơ sau khi vụ án đã xét xử xong không?
Đương sự có thể đề nghị toà cho sao chụp tài liệu trong hồ sơ để phục vụ kháng cáo, thi hành án hoặc đề nghị giám đốc thẩm, tái thẩm. Toà xem xét đề nghị theo quy định về lưu trữ và khai thác hồ sơ; nên làm đơn ghi rõ mục đích.
Đọc chứng cứ đối phương thấy có lợi cho mình thì dùng được không?
Được. Chứng cứ đã có trong hồ sơ thì mọi bên đều có thể viện dẫn. Bạn chỉ cần ghi rõ số tài liệu, trang nào, nội dung nào có lợi và dùng để chứng minh điều gì trong văn bản ý kiến hoặc khi tranh luận.
Im lặng không phản đối chứng cứ của đối phương có sao không?
Có thể bất lợi. Nếu bạn được biết chứng cứ mà không có ý kiến phản đối, toà có thể coi đó là tình tiết không có tranh chấp. Với tài liệu quan trọng, hãy nêu ý kiến rõ ràng bằng văn bản, kể cả khi bạn chỉ thừa nhận một phần.