Giấy viết tay không công chứng vẫn có thể là chứng cứ hợp lệ trong tranh chấp dân sự. Công chứng hay chứng thực không phải điều kiện để một tờ giấy được coi là chứng cứ; nó chỉ làm tờ giấy khó bị chối hơn. Phần lớn giao dịch giữa người với người ở Việt Nam, như vay mượn, mua bán đồ dùng, nhận cọc, giao nhận hàng, thậm chí cam kết giữa người thân, đều không bắt buộc công chứng. Giấy tay ghi lại những giao dịch đó vẫn có giá trị nếu chứng minh được nó do đúng người lập và ký.
Điểm yếu nằm ở chỗ khác: bên kia dễ phủ nhận chữ ký, nói nội dung bị viết thêm, hoặc nói đã ký trong hoàn cảnh bị ép. Bài này đi qua từng yếu tố làm một tờ giấy viết tay mạnh lên hay yếu đi, phân biệt với những giao dịch mà luật bắt buộc hình thức công chứng, và cách bổ sung chứng cứ khi trong tay chỉ có giấy tay.
Hai câu hỏi khác nhau: giao dịch có hiệu lực không và giấy có chứng minh được không
Người ta hay gộp hai chuyện làm một. Câu hỏi thứ nhất thuộc luật nội dung: giao dịch đó có cần lập thành văn bản công chứng thì mới có hiệu lực hay không. Câu hỏi thứ hai thuộc luật chứng cứ: tờ giấy đang cầm có đủ sức thuyết phục toà rằng giao dịch đã xảy ra như nó ghi hay không. Một tờ giấy tay có thể là chứng cứ rất tốt cho thấy hai bên đã thoả thuận, nhưng giao dịch vẫn có vấn đề về hình thức nếu luật đòi công chứng.
Với vay tiền, mua bán hàng hoá thông thường, đặt cọc, thuê đồ, gửi giữ tài sản, luật dân sự không bắt buộc công chứng. Giấy tay ở đây vừa là bằng chứng giao dịch vừa đủ về hình thức. Còn với những giao dịch như chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà ở trong nhiều trường hợp, luật yêu cầu công chứng hoặc chứng thực; một tờ giấy tay mua bán đất vẫn chứng minh được hai bên từng thoả thuận và đã giao tiền, nhưng không tự làm phát sinh quyền sang tên. Hậu quả pháp lý của giao dịch vi phạm hình thức là chuyện của luật đất đai, nhà ở và thường cần người làm nghề xem cụ thể.
Bài này tập trung vào câu hỏi thứ hai: làm sao để một tờ giấy tay đứng vững khi bị đưa ra trước toà hoặc trước cơ quan giải quyết.
Yếu tố làm giấy viết tay mạnh lên hoặc yếu đi
Khi đánh giá một tờ giấy tay, toà xem nó trong tổng thể chứng cứ. Những yếu tố dưới đây là các điểm bên kia hay tấn công và cũng là chỗ bạn nên củng cố.
| Yếu tố | Làm giấy mạnh lên | Làm giấy yếu đi |
|---|---|---|
| Người viết | Người có nghĩa vụ (người vay, người nhận tiền) tự tay viết toàn bộ | Người có quyền tự viết, bên kia chỉ ký ở cuối |
| Chữ ký | Ký kèm họ tên viết tay đầy đủ, có thể kèm điểm chỉ | Chỉ ký nháy, chữ ký khác hẳn chữ ký thường dùng |
| Thông tin nhận diện | Ghi họ tên, năm sinh, số định danh cá nhân, nơi cư trú của các bên | Chỉ ghi tên gọi thân mật, không có thông tin nhận diện |
| Nội dung | Số tiền bằng số và bằng chữ khớp nhau, ngày tháng, mục đích, hạn trả | Chỉ ghi số, bỏ trống ngày, có chỗ trống phía trên chữ ký |
| Người làm chứng | Có người không có quyền lợi liên quan cùng ký | Không ai khác biết, hoặc người làm chứng là người nhà của một bên |
| Dấu vết đi kèm | Chuyển khoản, tin nhắn, ghi chép khớp ngày và số tiền | Không có dấu vết nào khác, chỉ một tờ giấy |
Không cần đủ hết các ô bên trái mới thắng, và cũng không phải có một ô bên phải là thua. Bảng giúp bạn biết giấy của mình đang hở ở đâu để đi tìm chứng cứ bù vào chỗ hở đó.
Những gì nên có trên một tờ giấy tay để dùng làm chứng cứ
Đủ thông tin nhận diện các bên. Họ tên đầy đủ, năm sinh, số định danh cá nhân hoặc số căn cước, nơi cư trú hiện tại. Thiếu thông tin này, bên kia dễ viện cớ "người tên Hùng trong giấy là người khác", và bạn phải tốn công chứng minh ngược lại.
Mô tả việc đã xảy ra bằng động từ rõ nghĩa. "Đã nhận đủ", "đã vay", "đã giao", "cam kết trả" là những cụm có nghĩa pháp lý rõ. Tránh những câu nước đôi kiểu "có liên quan đến khoản tiền", "hai bên sẽ tính sau", vì chúng mở đường cho cách hiểu khác nhau.
Số tiền, tài sản viết hai cách. Số tiền ghi bằng số và bằng chữ, tài sản ghi loại, số lượng, đặc điểm nhận dạng. Nếu số và chữ lệch nhau, đó là điểm tranh cãi đầu tiên; đọc lại trước khi ký.
Ngày, nơi lập và số bản. Ghi ngày tháng năm, nơi lập, lập thành mấy bản và mỗi bên giữ mấy bản. Ngày tháng giúp đối chiếu với tin nhắn, chuyển khoản, lịch làm việc của các bên.
Chữ ký kèm họ tên viết tay ở mọi trang. Giấy có nhiều trang thì ký ở từng trang hoặc ký giáp lai. Cuối giấy ký và viết rõ họ tên. Người không biết chữ hoặc không ký được có thể điểm chỉ, nên có người làm chứng xác nhận việc điểm chỉ đó.
Không để khoảng trống. Gạch chéo phần giấy trống giữa nội dung và chữ ký. Khoảng trống là chỗ bên kia sẽ có cớ nói "phần này được viết thêm sau khi đã ký", và cũng là chỗ thật sự có thể bị viết thêm.
Khi bên kia nói "ký nhưng không đọc" hoặc "bị ép ký"
Đây là hai lập luận gặp rất nhiều khi bên có nghĩa vụ không chối được chữ ký. Lập luận "ký nhưng không đọc" thường yếu nếu người ký là người trưởng thành, biết chữ, và không có dấu hiệu bị lừa dối. Người ký một văn bản được coi là đã chấp nhận nội dung của nó, trừ khi chứng minh được mình bị nhầm lẫn hoặc lừa dối theo quy định của luật dân sự.
Lập luận "bị ép ký" thì phải được chứng minh bởi chính người nói ra nó. Tuy vậy, những chi tiết như giấy được lập vào ban đêm tại nhà của một bên, có nhiều người phía một bên vây quanh, nội dung bất lợi rõ rệt cho người ký, hay việc người ký báo công an ngay sau đó sẽ khiến toà xem xét kỹ hơn. Vì thế khi lập giấy tay, hoàn cảnh lập cũng quan trọng không kém nội dung: nơi bình thường, có người làm chứng trung lập, cho người ký thời gian đọc.
Một chi tiết nhỏ có ích: sau khi lập giấy, hai bên nhắn cho nhau một tin xác nhận ngắn, hoặc người có nghĩa vụ thực hiện một phần nghĩa vụ như trả một khoản đầu tiên. Hành vi thực hiện sau khi ký là bằng chứng mạnh rằng người đó biết và chấp nhận nội dung, mạnh hơn mọi lời giải thích sau này.
Ngược lại, nếu bạn là người ký và thật sự đã ký trong hoàn cảnh không tự nguyện, đừng im lặng chờ đến lúc bị kiện mới nói. Hãy ghi lại ngay sự việc, ai có mặt, diễn ra ở đâu, và trình báo hoặc gửi văn bản phản đối sớm. Lời phản đối được đưa ra ngay sau sự việc có sức nặng hơn nhiều so với lời giải thích xuất hiện nhiều tháng sau, khi bên kia đã khởi kiện.
Chỉ có giấy tay mà sợ bị chối: làm gì ngay bây giờ
Nếu giao dịch đã xảy ra, giấy đã lập và bạn bắt đầu lo bên kia sẽ phủ nhận, những bước dưới đây giúp củng cố tờ giấy trước khi tranh chấp nổ ra.
- Cất bản chính ở nơi an toàn, chụp và quét toàn bộ, không viết thêm gì lên nó, kể cả ghi chú bên lề.
- Liệt kê những người có mặt khi lập giấy, ghi lại họ đã thấy gì, phòng khi cần họ làm chứng.
- Tìm các dấu vết đi kèm: chuyển khoản cùng ngày, tin nhắn bàn về khoản tiền, ghi chép trong sổ của chính bạn.
- Nếu quan hệ còn bình thường, đề nghị bên kia ký một giấy xác nhận lại nghĩa vụ hoặc cùng đi công chứng, chứng thực chữ ký.
- Gửi tin nhắn hoặc thư nhắc nghĩa vụ có nhắc đến tờ giấy đã lập; câu trả lời của bên kia, kể cả câu trả lời né tránh, đều có thể có giá trị.
- Lưu giữ những mẫu chữ ký, chữ viết khác của bên kia mà bạn có một cách hợp pháp, như hợp đồng cũ, phiếu nhận hàng, để sau này làm mẫu so sánh khi cần giám định.
Đừng tìm cách "làm đẹp" tờ giấy bằng cách viết lại một bản mới rồi nhờ người khác ký thay, hay sửa ngày tháng cho khớp. Đó là hành vi tạo tài liệu không đúng sự thật, có thể biến bạn từ người có quyền thành người vi phạm pháp luật.
Khi nào giấy tay không đủ và nên tìm người làm nghề
Giấy tay đủ dùng cho rất nhiều giao dịch nhỏ và vừa giữa người quen. Nó bắt đầu không đủ khi giá trị giao dịch lớn, khi tài sản là nhà đất, khi bên kia là doanh nghiệp có pháp chế, hoặc khi có dấu hiệu bên kia đã chuẩn bị chối từ trước, như chuyển tài sản đi, đổi số điện thoại, nói với người khác rằng giấy là giả.
Trong những trường hợp đó, việc đánh giá tờ giấy, chọn có yêu cầu giám định hay không, chọn khởi kiện hay thương lượng tiếp là những quyết định có hậu quả lớn. Một luật sư hoặc người làm nghề pháp lý đọc trực tiếp bản chính sẽ thấy những điểm yếu mà người trong cuộc thường bỏ qua, chẳng hạn thời hiệu khởi kiện đang trôi, hay người ký giấy không phải người có quyền với tài sản.
Còn nếu bạn đang chuẩn bị lập một giấy tờ mới cho giao dịch giá trị cao, cách rẻ nhất là làm đúng từ đầu: lập văn bản rõ ràng, chứng thực chữ ký hoặc công chứng nếu phù hợp, thanh toán qua ngân hàng với nội dung rõ, và giữ đủ bản. Bài về nội dung chuyển khoản và bài về biên nhận tiền mặt trên cùng chuyên mục đi sâu vào hai việc này.
Câu hỏi thường gặp
Giấy viết tay có cần người làm chứng mới có giá trị không?
Luật không bắt buộc giấy tay phải có người làm chứng mới có giá trị. Tuy vậy người làm chứng độc lập giúp rất nhiều khi bên kia phủ nhận chữ ký hoặc nói bị ép ký, vì họ có thể trình bày hoàn cảnh lập giấy. Nên chọn người không có quyền lợi liên quan đến giao dịch.
Giấy viết tay bằng bút chì hoặc in máy rồi ký có khác nhau không?
Giấy in máy rồi ký vẫn có giá trị như giấy viết tay nếu có chữ ký thật của các bên. Bút chì thì không nên dùng vì dễ tẩy và dễ bị nghi sửa. Giấy do chính người có nghĩa vụ viết tay toàn bộ thường khó chối hơn giấy in sẵn chỉ ký ở cuối.
Chỉ điểm chỉ không ký thì có được không?
Điểm chỉ được dùng khi người lập không biết chữ hoặc không ký được, và vẫn có giá trị nhận diện người đó. Nên có người làm chứng ghi rõ việc người đó đã điểm chỉ trước mặt họ, và ghi ngón tay nào được dùng. Giám định dấu vân tay cũng là cách xác minh khi bị phủ nhận.
Giấy tay mua bán đất có làm chứng cứ đòi lại tiền được không?
Giấy tay mua bán đất vẫn là chứng cứ cho thấy hai bên đã thoả thuận và đã giao nhận tiền. Việc giao dịch có bị vô hiệu vì không công chứng hay không và hậu quả hoàn trả ra sao phụ thuộc luật đất đai và từng trường hợp cụ thể, nên cần người làm nghề xem trực tiếp hồ sơ.
Có nên đem giấy tay đi công chứng sau khi đã ký không?
Công chứng là chứng nhận giao dịch do công chứng viên thực hiện khi các bên cùng có mặt, nên không thể đem một tờ giấy đã ký trước đó đi công chứng một mình. Nếu bên kia còn hợp tác, hai bên có thể cùng lập lại văn bản và công chứng, hoặc chứng thực chữ ký trên giấy xác nhận.
Giấy tay bị ố, rách có còn dùng được không?
Giấy bị ố, rách vẫn dùng được nếu nội dung và chữ ký còn đọc được. Không tự dán băng keo lên chữ ký hoặc phần chữ, không ép plastic nóng. Nên chụp ảnh tình trạng hiện tại, cho vào bìa nhựa riêng và mang theo nguyên trạng khi cần đối chiếu hoặc giám định.