Tài liệu bằng tiếng nước ngoài muốn nộp cho toà án Việt Nam làm chứng cứ phải kèm bản dịch sang tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực hợp pháp. Riêng giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài lập, cấp hoặc xác nhận thì thông thường còn phải được hợp pháp hoá lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Ngày càng nhiều tranh chấp ở Việt Nam có một mảnh giấy tờ đến từ nước ngoài: hợp đồng ký với đối tác bằng tiếng Anh, giấy chứng nhận do cơ quan nước ngoài cấp, bản án hay quyết định của nước khác, giấy uỷ quyền ký ở lãnh sự quán, thư điện tử trao đổi bằng tiếng Hàn hay tiếng Nhật. Bài này giúp bạn phân loại giấy tờ, biết loại nào chỉ cần dịch, loại nào phải hợp pháp hoá, và chuẩn bị sớm để không lỡ thời hạn giao nộp chứng cứ.
Phân loại giấy tờ có yếu tố nước ngoài
Bước đầu tiên là xác định giấy tờ của bạn thuộc nhóm nào, vì mỗi nhóm có yêu cầu khác nhau. Bảng dưới là cách phân loại theo nguyên lý; khi nộp thực tế, hãy hỏi lại toà đang thụ lý.
| Nhóm | Ví dụ | Thường cần | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Tài liệu tư nhân bằng tiếng nước ngoài | Hợp đồng hai bên tự ký, thư điện tử, hoá đơn thương mại của đối tác | Bản dịch tiếng Việt có công chứng hoặc chứng thực | Nếu được công chứng ở nước ngoài thì phần công chứng là xác nhận của cơ quan nước ngoài |
| Giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp hoặc xác nhận | Giấy khai sinh, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nước ngoài, giấy tờ có công chứng của nước ngoài | Hợp pháp hoá lãnh sự và bản dịch | Trừ trường hợp được miễn |
| Giấy tờ được miễn hợp pháp hoá | Giấy tờ thuộc phạm vi điều ước Việt Nam ký với nước liên quan | Bản dịch tiếng Việt | Phải kiểm tra điều ước và phạm vi miễn cụ thể |
| Giấy tờ Việt Nam bằng tiếng Việt có phần tiếng nước ngoài | Hợp đồng song ngữ ký tại Việt Nam | Thường dùng trực tiếp phần tiếng Việt | Kiểm tra điều khoản ưu tiên ngôn ngữ khi hai bản lệch nhau |
Nhóm thứ nhất là nhóm hay gặp nhất trong tranh chấp thương mại nhỏ, và cũng là nhóm dễ làm nhất: chỉ cần dịch đúng và có xác nhận hợp lệ. Nhóm thứ hai tốn thời gian hơn nhiều, nên cần bắt đầu sớm.
Bản dịch: yêu cầu và những điểm hay hỏng
Bản dịch nộp cho toà không phải bản bạn tự dịch hay nhờ phần mềm dịch rồi in ra. Nó cần được thực hiện bởi người dịch đủ điều kiện và có xác nhận hợp lệ: công chứng bản dịch tại tổ chức hành nghề công chứng, hoặc chứng thực chữ ký người dịch tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực theo quy định hiện hành. Xác nhận này cho biết người dịch chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
Điểm hay hỏng đầu tiên là dịch thiếu. Người nộp chỉ dịch những đoạn có lợi, bỏ phần còn lại; bên kia sẽ yêu cầu bản dịch đầy đủ và toà cũng có thể yêu cầu như vậy. Hãy dịch toàn bộ tài liệu, kể cả phụ lục, chú thích, phần chữ nhỏ cuối trang. Với chuỗi thư điện tử dài, có thể chọn những thư liên quan nhưng mỗi thư được chọn nên được dịch trọn vẹn.
Điểm thứ hai là thuật ngữ. Một từ trong hợp đồng thương mại có thể có nhiều cách dịch, và cách dịch ảnh hưởng đến cách hiểu nghĩa vụ. Ví dụ một điều khoản về "penalty" có thể được hiểu là phạt vi phạm hay bồi thường tuỳ ngữ cảnh. Nếu bạn thấy bản dịch dùng từ chưa sát, trao đổi với người dịch trước khi xác nhận, đừng tự sửa trên bản đã công chứng.
Điểm thứ ba là tên riêng và con số. Tên người, tên công ty, số tiền, đơn vị tiền tệ, ngày tháng theo định dạng nước ngoài rất dễ bị dịch nhầm. Kiểm tra từng con số trên bản dịch với bản gốc, và đặc biệt cẩn thận với định dạng ngày tháng kiểu tháng đứng trước ngày.
Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ nước ngoài: trình tự thường gặp
Hợp pháp hoá lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ của nước ngoài để giấy tờ đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Trình tự thường gặp như sau, chi tiết từng bước nên đối chiếu quy định hiện hành:
- Kiểm tra giấy tờ có thuộc diện được miễn hợp pháp hoá theo điều ước giữa Việt Nam và nước cấp hay không.
- Nếu không được miễn, đưa giấy tờ đến cơ quan có thẩm quyền của nước cấp (thường là cơ quan ngoại giao hoặc cơ quan được chỉ định) để chứng nhận con dấu, chữ ký trên giấy.
- Sau đó đề nghị cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam tại nước đó hợp pháp hoá; một số trường hợp có thể làm tại cơ quan có thẩm quyền của Bộ Ngoại giao ở trong nước.
- Dịch giấy tờ đã hợp pháp hoá sang tiếng Việt, bao gồm cả phần chứng nhận và hợp pháp hoá, rồi công chứng hoặc chứng thực bản dịch.
- Lập danh mục chứng cứ, nộp bản dịch kèm bản giấy tờ đã hợp pháp hoá, mang bản chính để đối chiếu.
Toàn bộ chuỗi này có thể mất nhiều tuần, đặc biệt khi giấy tờ phải gửi qua lại giữa hai nước. Nếu bạn đang ở giai đoạn có thời hạn giao nộp chứng cứ, hãy báo cho toà biết giấy tờ đang trong quá trình hợp pháp hoá và lý do, để được xem xét khi nộp muộn có lý do chính đáng.
Những trường hợp đặc biệt cần lưu ý
Công ước Apostille. Một số nước dùng cơ chế chứng nhận Apostille thay cho hợp pháp hoá lãnh sự giữa các nước thành viên. Giấy tờ chỉ có Apostille có được chấp nhận ở Việt Nam thay cho hợp pháp hoá hay không phụ thuộc việc Việt Nam đã tham gia và áp dụng cơ chế đó hay chưa tại thời điểm bạn nộp. Hãy hỏi cơ quan tiếp nhận thay vì tự suy luận.
Thư điện tử và tin nhắn với đối tác nước ngoài. Đây là dữ liệu điện tử do các bên tự tạo, không phải giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, nên thường chỉ cần dịch. Phần giữ nguyên dữ liệu và chứng minh nguồn gốc thuộc chuyên mục tin nhắn, email và chứng cứ điện tử trên cùng site.
Giấy tờ do cơ quan đại diện của nước ngoài tại Việt Nam cấp. Giấy tờ do đại sứ quán, lãnh sự quán nước ngoài đặt tại Việt Nam cấp hoặc xác nhận cũng có thể phải hợp pháp hoá tuỳ trường hợp. Kiểm tra với cơ quan có thẩm quyền của Bộ Ngoại giao.
Bản án, quyết định của toà nước ngoài. Muốn bản án nước ngoài có hiệu lực thi hành ở Việt Nam là một thủ tục riêng về công nhận và cho thi hành. Dùng bản án nước ngoài chỉ như một tài liệu tham khảo trong vụ khác là chuyện khác; đừng nhầm hai việc này.
Hợp đồng song ngữ. Nhiều hợp đồng có điều khoản nói bản ngôn ngữ nào được ưu tiên khi có mâu thuẫn. Đọc kỹ điều khoản đó trước khi chọn bản để làm căn cứ chính.
Chuẩn bị từ khi giao dịch, không đợi đến lúc tranh chấp
Phần lớn khó khăn với giấy tờ nước ngoài xuất phát từ việc chỉ bắt đầu lo khi đã có tranh chấp: đối tác không còn hợp tác, người từng ký đã nghỉ việc, cơ quan nước ngoài xử lý chậm. Nếu bạn thường xuyên làm ăn với đối tác nước ngoài, nên đặt sẵn một số thói quen ngay từ khi ký kết.
Ưu tiên hợp đồng song ngữ có bản tiếng Việt, ghi rõ ngôn ngữ ưu tiên. Lưu bản chính hợp đồng có chữ ký ở nơi an toàn, kèm thông tin người ký phía đối tác và tư cách của họ. Với giấy tờ pháp lý của đối tác như giấy chứng nhận thành lập, giấy uỷ quyền cho người ký, đề nghị họ cung cấp bản đã được hợp pháp hoá ngay từ đầu nếu giao dịch có giá trị lớn.
Với thư điện tử quan trọng, xuất lưu định kỳ thay vì chỉ để trên hộp thư; tài khoản có thể bị khoá hoặc mất khi nhân viên nghỉ việc. Những việc này tốn ít công khi mọi thứ đang suôn sẻ, và tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu một ngày phải mang hồ sơ đến toà.
Khi nào cần người làm nghề
Tranh chấp có yếu tố nước ngoài đặt ra những câu hỏi ngoài chuyện giấy tờ: toà án Việt Nam có thẩm quyền không, luật nước nào được áp dụng, thoả thuận trọng tài trong hợp đồng có hiệu lực không, tống đạt giấy tờ cho bên ở nước ngoài thế nào. Những câu hỏi này quyết định bạn có nên khởi kiện ở Việt Nam hay không, trước cả chuyện dịch và hợp pháp hoá.
Vì vậy nếu tranh chấp có đối tác ở nước ngoài và giá trị đáng kể, nên có luật sư có kinh nghiệm về tranh chấp có yếu tố nước ngoài xem hồ sơ ngay từ đầu. Phần chuẩn bị giấy tờ mô tả trong bài có thể làm song song trong lúc chờ đánh giá đó, vì dù đi theo hướng nào, một bộ chứng cứ dịch đúng, xác nhận hợp lệ cũng là thứ cần có.
Còn với những vụ việc nhỏ giữa cá nhân, như tranh chấp với một người quen đang sống ở nước ngoài về khoản tiền đã gửi về, phần quan trọng thường không phải giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp mà là tin nhắn, chuyển tiền quốc tế và người làm chứng. Khi đó việc dịch những tài liệu bằng tiếng nước ngoài và giữ nguyên dữ liệu gốc là đủ để bắt đầu.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng tiếng Anh ký tại Việt Nam có phải hợp pháp hoá lãnh sự không?
Hợp đồng do các bên tự ký, không do cơ quan nước ngoài cấp hay xác nhận, thường không thuộc diện hợp pháp hoá lãnh sự. Khi nộp cho toà, bạn cần kèm bản dịch tiếng Việt có công chứng hoặc chứng thực hợp lệ, và mang bản chính để đối chiếu.
Tự dịch tài liệu rồi nộp cho toà có được không?
Bản tự dịch không có xác nhận hợp lệ thường không đáp ứng yêu cầu. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài cần bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực. Bạn có thể tự dịch để hiểu nội dung, nhưng bản nộp nên do người dịch đủ điều kiện thực hiện.
Giấy tờ đã hợp pháp hoá rồi có cần dịch nữa không?
Có. Hợp pháp hoá lãnh sự chỉ xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, không chuyển ngữ nội dung. Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài vẫn cần bản dịch tiếng Việt có xác nhận hợp lệ, gồm cả phần chứng nhận và phần hợp pháp hoá.
Làm sao biết giấy tờ của nước mình nhận có được miễn hợp pháp hoá không?
Việc miễn phụ thuộc điều ước quốc tế giữa Việt Nam và nước cấp giấy tờ, cũng như phạm vi loại giấy tờ được miễn. Bạn nên hỏi cơ quan có thẩm quyền của Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó, hoặc chính toà đang thụ lý.
Đang chờ hợp pháp hoá mà đến hạn giao nộp chứng cứ thì làm sao?
Bạn nên báo cho toà bằng văn bản, nêu giấy tờ đang trong quá trình hợp pháp hoá, nơi đang làm và thời gian dự kiến, kèm bằng chứng đã nộp hồ sơ. Việc nộp muộn có lý do chính đáng có thể được toà xem xét theo quy định tố tụng.
Thư điện tử bằng tiếng nước ngoài nộp thế nào?
Bạn nên in thư kèm thông tin người gửi, người nhận, thời gian, giữ nguyên dữ liệu gốc trong hộp thư hoặc tệp xuất, và nộp bản dịch tiếng Việt có xác nhận hợp lệ. Nếu bên kia phản đối tính xác thực, có thể cần giám định dữ liệu điện tử.