Theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, chứng cứ là những gì có thật, được đương sự hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân khác giao nộp, xuất trình cho toà, hoặc do toà thu thập theo đúng trình tự luật định, và được toà dùng làm căn cứ xác định tình tiết khách quan của vụ án cũng như xác định yêu cầu hay sự phản đối của đương sự có căn cứ, hợp pháp hay không.
Từ định nghĩa đó, giới làm luật thường rút ra ba thuộc tính mà một chứng cứ phải có cùng lúc: khách quan (có thật, không bị bịa hay sửa), liên quan (nói được điều gì đó về vụ việc), và hợp pháp (có nguồn, hình thức và cách thu thập đúng luật). Thiếu một trong ba, tài liệu của bạn có thể bị toà không dùng tới, dù nó rất "đúng" theo cảm nhận của bạn.
Tính khách quan: có thật và không bị chỉnh sửa
Khách quan nghĩa là chứng cứ phản ánh một điều tồn tại thật, không phụ thuộc vào mong muốn của người đưa ra. Một bức ảnh chụp vết nứt trên tường là khách quan nếu đúng là vết nứt đó, đúng căn nhà đó, chụp ở thời điểm được nói tới. Cùng bức ảnh, nếu đã bị cắt bớt khung hình để giấu một vết nứt cũ hơn, nó mất tính khách quan.
Với tài liệu giấy, tính khách quan bị nghi ngờ khi có dấu hiệu tẩy xoá, viết thêm bằng mực khác, chữ ký không khớp, ngày tháng bất hợp lý. Với dữ liệu điện tử, câu hỏi là tệp có còn nguyên vẹn từ khi tạo ra không, có thể truy được thiết bị và tài khoản gốc không. Ghi âm thì bị soi xem có đoạn cắt nối không.
Cách tự giữ tính khách quan khá đơn giản nhưng hay bị bỏ qua: giữ bản gốc, không "làm đẹp" ảnh, không chỉnh âm thanh, không viết thêm ghi chú lên giấy tờ gốc, ghi lại thời điểm và hoàn cảnh bạn có được tài liệu. Muốn đánh dấu, hãy đánh dấu trên bản sao.
Lời khai cũng phải được nhìn qua lăng kính này. Lời khai của một người chứng kiến có quan hệ thân thiết với một bên vẫn là chứng cứ, nhưng toà sẽ thận trọng hơn với tính khách quan của nó, và sẽ tìm xem có tài liệu độc lập nào khớp với lời khai đó không.
Tính liên quan: nói được điều gì cho vụ việc
Một tài liệu có thật và thu thập đúng luật vẫn có thể vô ích nếu nó không liên quan tới điều cần chứng minh. Liên quan có thể trực tiếp, như giấy vay tiền trong vụ đòi nợ, hoặc gián tiếp, như tin nhắn bị đơn hỏi mượn tiền vài ngày trước ngày ghi trên giấy vay. Cả hai đều có giá trị, chỉ khác mức độ.
Lỗi phổ biến là nộp quá nhiều thứ không liên quan với hy vọng "càng nhiều càng tốt". Hàng trăm trang tin nhắn chuyện gia đình chen giữa vài dòng về khoản vay khiến chính những dòng quan trọng bị chìm. Hồ sơ gọn, mỗi tài liệu có ghi chú nó chứng minh điều gì, dễ được toà chú ý hơn nhiều.
Ngược lại, có những thứ nhìn qua tưởng không liên quan nhưng thật ra rất có ích: lịch sử định vị cho thấy bạn ở nơi khác vào thời điểm bị cáo buộc, hoá đơn tiền điện cho thấy căn nhà bỏ trống, ảnh chụp ngày tháng rõ ràng về một tình trạng trước khi sự việc xảy ra. Hãy nghĩ theo câu hỏi "tài liệu này giúp xác nhận hay bác bỏ điều gì".
Tính hợp pháp: nguồn, hình thức và cách thu thập
Nguồn phải nằm trong các nguồn chứng cứ luật thừa nhận. Bộ luật Tố tụng dân sự liệt kê các nguồn như tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được; dữ liệu điện tử; vật chứng; lời khai; kết luận giám định; biên bản thẩm định tại chỗ; kết quả định giá; văn bản ghi nhận sự kiện do người có chức năng lập; văn bản công chứng, chứng thực, và nguồn khác theo luật.
Hình thức phải đáp ứng điều kiện để được xác định là chứng cứ. Ví dụ tài liệu đọc được thường cần là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan có thẩm quyền cung cấp, xác nhận. Ghi âm, ghi hình cần kèm văn bản trình bày về xuất xứ. Đây là điều kiện ở Điều 95 của Bộ luật.
Cách thu thập không được xâm phạm quyền của người khác. Ghi âm lén một cuộc trò chuyện mình không tham gia, lấy trộm giấy tờ, đăng nhập tài khoản của người khác để chụp tin nhắn đều có thể khiến chứng cứ bị đánh giá là thu thập trái luật, đồng thời khiến người thu thập có rủi ro pháp lý riêng.
Thủ tục giao nộp phải đúng. Chứng cứ cần được giao nộp kèm danh mục, trong thời hạn toà ấn định. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch theo quy định; giấy tờ do cơ quan nước ngoài lập thường phải được hợp pháp hoá lãnh sự, trừ trường hợp được miễn.
Bảng tự kiểm ba thuộc tính trước khi nộp
Với mỗi tài liệu định nộp, hãy trả lời nhanh các câu dưới đây. Câu nào trả lời "không" hoặc "không chắc" là chỗ cần xử lý trước.
| Thuộc tính | Câu hỏi tự kiểm | Nếu chưa đạt thì làm gì |
|---|---|---|
| Khách quan | Còn bản gốc không? Có chỉnh sửa, cắt ghép, viết thêm gì không? | Tìm lại bản gốc, thiết bị gốc; ghi rõ hoàn cảnh có được tài liệu; cân nhắc lập vi bằng ghi nhận khi dữ liệu dễ mất |
| Khách quan | Có tài liệu độc lập nào khớp với tài liệu này không? | Bổ sung chứng từ ngân hàng, tin nhắn, lời khai người ngoài để đối chiếu |
| Liên quan | Tài liệu này chứng minh sự kiện nào trong yêu cầu? | Nếu không trả lời được, cân nhắc bỏ ra khỏi hồ sơ hoặc chỉ giữ làm tham khảo |
| Hợp pháp | Có phải bản chính hoặc bản sao hợp lệ không? | Xin bản sao có chứng thực hoặc bản do cơ quan lưu trữ cấp |
| Hợp pháp | Có được thu thập bằng cách xâm phạm bí mật đời tư, tài khoản của người khác không? | Không dùng; tìm nguồn hợp pháp thay thế hoặc đề nghị toà yêu cầu người đang giữ cung cấp |
| Hợp pháp | Ghi âm, ghi hình đã có văn bản trình bày xuất xứ chưa? | Soạn văn bản nêu ai ghi, ghi lúc nào, ở đâu, bằng thiết bị gì, giữ tệp gốc ở đâu |
Bảng này không thay cho ý kiến của người làm nghề, nhưng giúp bạn tránh những lỗi cơ bản khiến tài liệu bị gạt ra ngay từ đầu.
Chứng cứ có thật nhưng thu thập sai cách thì sao
Đây là câu hỏi khó và không có câu trả lời một dòng. Về nguyên tắc, tính hợp pháp là một trong những điều toà phải xem xét khi đánh giá chứng cứ, nên tài liệu có được bằng cách vi phạm pháp luật có nguy cơ không được dùng làm căn cứ. Mức độ cụ thể phụ thuộc vào hành vi thu thập đã xâm phạm tới đâu và quy định liên quan.
Có sự khác biệt lớn giữa việc bạn tự ghi âm một cuộc nói chuyện mà chính bạn tham gia, và việc bạn đặt thiết bị ghi lén trong phòng người khác. Trường hợp đầu, toà thường xem xét kèm văn bản trình bày xuất xứ. Trường hợp sau chạm tới quyền bí mật đời tư được Bộ luật Dân sự 2015 bảo vệ và có thể dẫn tới trách nhiệm pháp lý với chính người ghi.
Vì vậy câu hỏi đúng không phải "có cách nào để toà vẫn nhận" mà là "có con đường hợp pháp nào để có thông tin này không". Rất nhiều tài liệu bạn không tự lấy được, như sao kê tài khoản của người khác, có thể được toà yêu cầu cơ quan, tổ chức đang giữ cung cấp nếu bạn có đề nghị đúng thủ tục.
Soi ba thuộc tính qua một ví dụ giả định
Chị Lan ở Cần Thơ đặt cọc để thuê mặt bằng mở tiệm, sau đó chủ nhà cho người khác thuê và không trả cọc. Chị có bốn thứ: tờ giấy nhận cọc viết tay có chữ ký chủ nhà, ảnh chụp màn hình lệnh chuyển khoản, đoạn ghi âm lúc chủ nhà hứa "tháng sau trả", và một bài đăng trên nhóm cư dân kể rằng chủ nhà hay "ăn cọc". Đây là ví dụ giả định để minh hoạ.
Tờ giấy nhận cọc: liên quan trực tiếp, khách quan nếu chữ ký thật; hợp pháp khi chị giữ bản chính. Ảnh chụp lệnh chuyển khoản: liên quan, nhưng nên bổ sung sao kê hoặc xác nhận giao dịch của ngân hàng để tăng tính khách quan, vì ảnh chụp dễ bị cho là chỉnh sửa. Đoạn ghi âm: chị là người tham gia cuộc nói chuyện, liên quan tới việc chủ nhà thừa nhận nghĩa vụ; cần giữ tệp gốc và viết văn bản trình bày xuất xứ.
Bài đăng trên nhóm cư dân là chỗ thú vị: nó có thật, nhưng nói về chuyện của người khác và mang tính nhận xét, nên mức liên quan tới khoản cọc của chị rất thấp. Nộp nó vào hồ sơ không giúp gì, lại có thể khiến hồ sơ trông như nhằm bôi xấu đối phương. Ba thứ đầu, khi đặt cạnh nhau, tạo thành một chuỗi khá chắc; thứ thứ tư nên để ngoài.
Những dấu hiệu khiến toà nghi ngờ một chứng cứ
Biết toà soi vào đâu giúp bạn chuẩn bị tài liệu chắc hơn, và nhận ra điểm yếu trong tài liệu của bên kia.
- Chỉ có bản chụp, bản in mà không có bản chính, trong khi bên kia phản đối nội dung.
- Ngày tháng mâu thuẫn: giấy ghi ký năm này nhưng dùng mẫu biểu, con dấu hoặc thông tin chỉ có từ năm sau.
- Ảnh chụp màn hình tin nhắn mà không có thiết bị, tài khoản gốc để đối chiếu, hoặc giao diện không khớp với ứng dụng thật.
- Tệp ghi âm bị ngắt quãng bất thường, không có đoạn đầu và cuối, hoặc chất lượng thay đổi đột ngột.
- Lời khai người làm chứng giống nhau tới từng câu chữ, như được soạn sẵn.
- Tài liệu xuất hiện rất muộn, sau khi bên kia đã trình bày, mà không giải thích được vì sao trước đó không nộp.
Nếu tài liệu của bạn rơi vào một trong các dấu hiệu này mà vẫn là thật, hãy chủ động giải thích và bổ sung chứng cứ hỗ trợ ngay, đừng chờ bên kia đặt vấn đề.
Câu hỏi thường gặp
Ba thuộc tính khách quan, liên quan, hợp pháp có được ghi nguyên văn trong luật không?
Bộ luật Tố tụng dân sự định nghĩa chứng cứ và quy định việc đánh giá chứng cứ phải xem xét tính hợp pháp, tính liên quan và giá trị chứng minh. Ba thuộc tính là cách khoa học pháp lý khái quát lại định nghĩa đó, được dùng rộng rãi trong giảng dạy và thực tiễn.
Ảnh chụp bằng điện thoại có cần công chứng mới là chứng cứ không?
Không có quy định bắt buộc công chứng ảnh. Điều quan trọng là chứng minh được xuất xứ: ai chụp, chụp lúc nào, ở đâu, giữ tệp gốc với thông tin thời gian. Khi sự việc dễ bị tranh cãi, nhiều người chọn lập vi bằng để có thêm văn bản do người có chức năng ghi nhận.
Một chứng cứ bị nghi ngờ thì có bị loại ngay không?
Không nhất thiết. Toà đánh giá toàn diện, có thể yêu cầu xuất trình bản gốc, trưng cầu giám định, đối chiếu với chứng cứ khác. Chứng cứ chỉ mất giá trị khi kết luận được rằng nó không khách quan, không liên quan hoặc không hợp pháp.
Tài liệu tiếng Anh do đối tác nước ngoài gửi qua email có dùng được không?
Dùng được nếu chứng minh được nguồn gốc và kèm bản dịch tiếng Việt theo quy định. Email là dữ liệu điện tử, nên bạn cần giữ nguyên hộp thư, thông tin người gửi, thời gian. Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp thường cần hợp pháp hoá lãnh sự, trừ khi được miễn.
Chứng cứ có lợi cho bên kia mà mình đang giữ thì có phải nộp không?
Nghĩa vụ chứng minh của bạn gắn với yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, khi toà hoặc bên kia đề nghị và có quyết định yêu cầu cung cấp tài liệu, bạn phải tuân thủ. Che giấu hoặc tiêu huỷ tài liệu đang được yêu cầu có thể dẫn đến hậu quả pháp lý.
Lời khai có được viết tay hay phải đánh máy?
Hình thức viết tay hay đánh máy không quyết định giá trị. Điều cần là lời khai thể hiện rõ người khai, nội dung, thời gian, có chữ ký, và được xuất trình theo đúng thủ tục. Lời khai người làm chứng có giá trị cao hơn khi người đó có mặt để toà hỏi trực tiếp.