Khi toà gửi thông báo yêu cầu bổ sung tài liệu, chứng cứ, bạn cần đọc kỹ toà yêu cầu chính xác tài liệu gì để chứng minh tình tiết nào và hạn chót là ngày nào, rồi nộp đúng hạn, hoặc trả lời bằng văn bản nếu không có, không còn hay đang do người khác giữ. Không trả lời, hoặc không nộp mà không có lý do chính đáng, toà sẽ giải quyết vụ việc dựa trên những chứng cứ đã có trong hồ sơ; điều đó thường bất lợi cho bên có nghĩa vụ chứng minh.
Thông báo của toà viết ngắn, dùng thuật ngữ tố tụng, nên nhiều người đọc xong không biết phải làm gì, hoặc nộp một tập giấy không trúng yêu cầu. Bài này đi từng bước: hiểu thông báo, phân loại yêu cầu, chuẩn bị và trả lời, xử lý những tình huống khó.
Toà yêu cầu bổ sung ở những thời điểm nào
Có hai thời điểm hay gặp. Thứ nhất, khi bạn vừa nộp đơn khởi kiện: đơn phải kèm tài liệu, chứng cứ chứng minh quyền, lợi ích bị xâm phạm; nếu vì lý do chính đáng chưa có đủ thì bạn nộp những gì đang có và bổ sung trong quá trình giải quyết. Ở giai đoạn này, toà có thể yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn và tài liệu kèm theo trước khi thụ lý — đây là phần thủ tục khởi kiện, bài này chỉ nhắc.
Thứ hai, trong giai đoạn chuẩn bị xét xử: sau khi nghiên cứu hồ sơ, nghe ý kiến các bên, thẩm phán thấy một tình tiết còn thiếu căn cứ và yêu cầu đương sự giao nộp bổ sung. Yêu cầu có thể gửi bằng văn bản, ghi trong biên bản phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ, hoặc nêu khi lấy lời khai. Thời hạn do thẩm phán ấn định, nằm trong thời hạn chuẩn bị xét xử.
Toà yêu cầu bổ sung không có nghĩa là toà đang "nghiêng" về bên nào. Đó là cách thẩm phán chỉ ra chỗ hồ sơ còn trống, để các bên có cơ hội lấp vào trước khi xét xử. Với người có nghĩa vụ chứng minh, đây thực ra là một gợi ý quý: toà đang cho bạn biết điều gì cần có để yêu cầu được chấp nhận.
Đọc một thông báo bổ sung: tách thành từng phần
Trước khi đi tìm giấy tờ, hãy tách thông báo thành các phần dưới đây và viết ra giấy. Rất nhiều người làm sai chỉ vì đọc lướt.
| Phần trong thông báo | Câu hỏi bạn cần trả lời | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tài liệu được yêu cầu | Toà muốn loại giấy tờ gì, của ai, thời điểm nào? | Nếu thông báo viết chung "tài liệu chứng minh…", liệt kê mọi loại có thể đáp ứng |
| Tình tiết cần chứng minh | Tài liệu này để làm rõ điều gì? | Hiểu đúng mục đích thì có thể nộp tài liệu thay thế nếu không có loại được nêu |
| Hình thức | Bản chính, bản sao chứng thực hay bản sao thường? | Tài liệu tiếng nước ngoài cần bản dịch hợp lệ |
| Thời hạn | Hạn chót là ngày nào, tính từ khi nào? | Ghi vào lịch, đặt hạn riêng sớm hơn |
| Hậu quả nếu không nộp | Thông báo có nêu toà sẽ giải quyết theo chứng cứ hiện có không? | Thường có; đọc để hiểu mức độ quan trọng |
| Người nhận, nơi nộp | Nộp cho thẩm phán, bộ phận tiếp nhận hay gửi bưu chính? | Ghi số thụ lý trên mọi văn bản gửi đi |
Nếu có chỗ không hiểu, bạn có thể liên hệ thư ký hoặc thẩm phán để hỏi lại nội dung yêu cầu. Hỏi về thủ tục là quyền của đương sự; chỉ đừng hỏi theo kiểu xin ý kiến thắng thua.
Chuẩn bị và trả lời, từng bước
Dù nộp được hay không, bạn nên trả lời toà bằng văn bản trước hạn. Trình tự gợi ý:
- Rà soát những gì đang có: giấy tờ, chứng từ, dữ liệu trong điện thoại, email, sổ sách; tìm cả ở những nơi ít nghĩ tới như máy cũ, hộp thư phụ.
- Xác định tài liệu nào do người khác giữ (ngân hàng, cơ quan, doanh nghiệp, người thứ ba) và gửi yêu cầu cung cấp bằng văn bản ngay, giữ bằng chứng đã gửi.
- Chuẩn bị bản sao đúng hình thức toà yêu cầu; dịch, chứng thực nếu cần; đánh số tiếp theo danh mục đã nộp.
- Soạn văn bản trả lời: liệt kê tài liệu nộp bổ sung, mỗi tài liệu chứng minh điều gì; với tài liệu không nộp được, nêu lý do.
- Nộp trực tiếp hoặc gửi bảo đảm trước hạn; kiểm biên bản giao nhận; sao gửi cho các đương sự khác.
- Nếu tài liệu do người khác giữ chưa có, làm kèm đơn đề nghị toà ra quyết định yêu cầu người đó cung cấp, kèm bằng chứng bạn đã tự yêu cầu mà không được.
Khi bạn không có tài liệu toà yêu cầu
Nói thật, bằng văn bản. Nếu tài liệu không tồn tại (chưa từng lập hợp đồng bằng văn bản), hãy trình bày đúng như vậy, đừng im lặng. Im lặng có thể bị hiểu là bạn có nhưng không nộp.
Đề xuất chứng cứ thay thế. Mục đích của yêu cầu là chứng minh một tình tiết. Không có hợp đồng thì có tin nhắn thoả thuận, chứng từ chuyển tiền, người làm chứng, hoá đơn, phiếu giao hàng. Nộp những thứ đó và giải thích chúng cùng chứng minh điều toà cần.
Tài liệu đã mất: trình bày hoàn cảnh. Mất khi nào, vì sao, có trình báo không, có bản sao hay ảnh chụp nào còn lại không. Kèm giấy tờ về sự kiện làm mất nếu có (xác nhận hoả hoạn, biên bản trình báo mất).
Tài liệu do người khác giữ: dùng quyền đề nghị toà. Khi bạn đã yêu cầu mà cơ quan, tổ chức, cá nhân đang giữ không cung cấp, luật cho phép bạn đề nghị toà yêu cầu họ cung cấp. Ngân hàng, nhà mạng thường chỉ cung cấp thông tin khách hàng theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, nên đây là con đường thực tế.
Không bao giờ tự tạo tài liệu để đáp ứng yêu cầu. Viết lại một giấy vay "cho giống bản cũ", nhờ người ký lùi ngày là làm giả chứng cứ. Hậu quả có thể từ bị bác chứng cứ, bồi thường thiệt hại tới trách nhiệm hình sự, và làm mất uy tín của toàn bộ hồ sơ còn lại.
Một văn bản trả lời mẫu bố cục (ví dụ giả định)
Không có mẫu bắt buộc cho văn bản trả lời yêu cầu bổ sung. Bố cục dưới đây là cách sắp xếp gọn, ví dụ giả định cho một vụ đòi tiền hàng; bạn thay nội dung theo vụ việc của mình.
| Phần | Nội dung ví dụ giả định | Ghi chú |
|---|---|---|
| Kính gửi, số thụ lý | Toà án nhân dân khu vực nơi đang giải quyết, vụ án số…, giữa nguyên đơn A và bị đơn B | Ghi đúng như trên thông báo của toà |
| Căn cứ | Thực hiện thông báo yêu cầu bổ sung tài liệu ngày… | Dẫn đúng ngày, số của thông báo |
| Mục 1 — tài liệu nộp được | Tài liệu số 18: bản sao phiếu giao hàng ngày 5/4, đã xuất trình bản chính để đối chiếu; chứng minh bị đơn đã nhận lô hàng thứ hai | Mỗi tài liệu một dòng, đánh số tiếp danh mục cũ |
| Mục 2 — tài liệu chưa nộp được | Sao kê tài khoản của bị đơn: không tự xin được vì ngân hàng chỉ cung cấp theo yêu cầu cơ quan có thẩm quyền; kèm đơn đề nghị toà yêu cầu cung cấp | Nêu lý do và hướng xử lý |
| Mục 3 — tài liệu không tồn tại | Hợp đồng bằng văn bản cho lô hàng thứ hai: hai bên thoả thuận qua tin nhắn, không lập hợp đồng; đề nghị xem xét tài liệu số 12, 13 | Chỉ ra chứng cứ thay thế |
| Kết thúc | Ngày lập, họ tên, chữ ký; danh sách đương sự đã được sao gửi | Giữ bản có xác nhận đã nộp |
Văn bản theo bố cục này trả lời đúng từng mục toà nêu, nên thẩm phán đọc là biết yêu cầu nào đã đáp ứng, yêu cầu nào còn treo và vì sao. Đó cũng là bằng chứng bạn đã hợp tác đầy đủ nếu sau này phát sinh tranh cãi về việc nộp chứng cứ.
Những cách trả lời làm hỏng việc
Các phản ứng dưới đây hay gặp ở người lần đầu ra toà, và gần như luôn gây bất lợi:
- Bỏ qua thông báo vì nghĩ "đã nộp đủ rồi", trong khi toà đang chỉ ra một điểm còn thiếu.
- Nộp cả thùng giấy tờ không phân loại, để thẩm phán tự tìm cái mình cần.
- Trả lời bằng lời qua điện thoại với thư ký mà không có văn bản; sau này không chứng minh được bạn đã giải trình.
- Nộp đúng tài liệu nhưng không ghi nó trả lời yêu cầu nào, chứng minh điều gì.
- Viết văn bản trả lời trách móc toà hay đối phương, kể lể ngoài lề, làm loãng phần chính.
- Để tới ngày cuối mới đi chứng thực, dịch thuật và trễ hạn vì những việc hoàn toàn đoán trước được.
Nguyên tắc là trả lời đúng câu hỏi, đúng hạn, có văn bản. Một văn bản trả lời một trang, đi thẳng vào từng mục toà yêu cầu, có giá trị hơn mười trang trình bày lại vụ việc.
Nếu bạn là bị đơn hoặc người có quyền lợi liên quan
Toà cũng có thể yêu cầu bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan bổ sung chứng cứ, nhất là khi họ phản đối yêu cầu hoặc đưa ra yêu cầu độc lập, phản tố. Bị đơn đôi khi nghĩ mình "không kiện ai" nên không cần nộp gì; nhưng nếu bạn cho rằng đã trả nợ, đã giao hàng đúng, hoặc thoả thuận khác với lời nguyên đơn, thì chứng minh điều đó là nghĩa vụ của bạn.
Có trường hợp luật đặt nghĩa vụ chứng minh lên phía bên kia, ví dụ một số tranh chấp người tiêu dùng với tổ chức kinh doanh, hay trong quan hệ lao động người sử dụng lao động phải chứng minh căn cứ xử lý kỷ luật, sa thải. Khi đó, nếu toà yêu cầu doanh nghiệp bổ sung, doanh nghiệp cần đặc biệt nghiêm túc: không nộp thì hậu quả bất lợi nghiêng về phía mình.
Dù ở vai nào, nếu yêu cầu bổ sung liên quan tới tài liệu chuyên môn, sổ sách nhiều năm, hay bạn không chắc nên nộp gì để không vô tình tự làm bất lợi cho mình, nên trao đổi với luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý trước khi trả lời.
Câu hỏi thường gặp
Không nộp chứng cứ toà yêu cầu thì hậu quả là gì?
Nếu không có lý do chính đáng, toà sẽ giải quyết vụ việc căn cứ vào tài liệu, chứng cứ đã có trong hồ sơ do các bên giao nộp và toà thu thập. Với bên có nghĩa vụ chứng minh, điều này thường dẫn tới yêu cầu không được chấp nhận phần thiếu căn cứ.
Có xin gia hạn nộp bổ sung chứng cứ được không?
Bạn có thể làm văn bản đề nghị thẩm phán cho thêm thời gian, nêu lý do cụ thể và giấy tờ chứng minh, gửi trước khi hết hạn. Thẩm phán cân nhắc trong giới hạn thời hạn chuẩn bị xét xử; không có bảo đảm sẽ được chấp nhận.
Toà yêu cầu bản chính mà mình chỉ có bản photo thì sao?
Nộp bản photo đang có, trình bày bằng văn bản vì sao không có bản chính và bản chính đang ở đâu nếu biết. Nếu người khác giữ bản chính, đề nghị toà yêu cầu họ xuất trình. Giá trị của bản photo khi đó phụ thuộc vào việc đối phương có thừa nhận và chứng cứ khác có đỡ hay không.
Toà yêu cầu bổ sung có phải là dấu hiệu mình sẽ thua không?
Không. Yêu cầu bổ sung là cách thẩm phán chỉ ra chỗ hồ sơ còn thiếu để các bên làm rõ trước khi xét xử. Nếu bạn đáp ứng tốt, hồ sơ của bạn mạnh hơn; nếu bỏ qua, chỗ thiếu ấy mới thành bất lợi.
Ngân hàng không cung cấp sao kê cho người khác thì làm sao chứng minh?
Sao kê tài khoản của chính bạn thì bạn tự xin được. Thông tin tài khoản của người khác, ngân hàng chỉ cung cấp theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Bạn làm đơn đề nghị toà ra văn bản yêu cầu ngân hàng cung cấp, nêu rõ tài khoản, khoảng thời gian, giao dịch cần xác minh.
Có cần gửi văn bản trả lời cho đối phương không?
Tài liệu, chứng cứ nộp bổ sung thì phải sao gửi cho đương sự khác như mọi lần giao nộp, trừ tài liệu không được công khai. Văn bản giải trình lý do không nộp được thì nên gửi kèm để các bên cùng biết, tránh bị cho là trình bày riêng với toà.