Hoá đơn là chứng cứ cho thấy bên bán đã ghi nhận một giao dịch bán hàng, nhưng tự nó thường chưa chứng minh được bên mua đã thực sự nhận hàng, vì hoá đơn do bên bán lập. Để đòi tiền hàng khi bên mua nói chưa nhận, bạn cần ghép hoá đơn với chứng từ có sự xác nhận của bên mua hoặc của bên thứ ba: biên bản giao nhận có người nhận ký, chứng từ vận chuyển, tin nhắn xác nhận, việc bên mua đã thanh toán một phần hoặc đã dùng hàng.
Nhiều chủ hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ chỉ phát hiện điểm này khi đã ra toà: tay cầm một xấp hoá đơn đỏ, nhưng không có tờ nào có chữ ký người nhận hàng. Bài này giải thích vì sao hoá đơn chưa đủ, những chứng từ nào bù vào, cách lập bộ chứng từ giao hàng ngay trong vận hành hằng ngày, và những tình huống bên mua hay dùng để từ chối thanh toán.
Vì sao hoá đơn chưa đủ chứng minh việc giao hàng
Hoá đơn, kể cả hoá đơn điện tử, được lập và phát hành bởi bên bán. Nó thể hiện bên bán đã ghi nhận doanh thu cho một giao dịch với người mua có tên, mã số thuế, số lượng và giá trị cụ thể. Đó là bằng chứng tốt về việc có quan hệ mua bán và về giá trị giao dịch, nhưng về mặt logic, người bán có thể lập hoá đơn mà hàng chưa rời kho.
Khi bên mua nói "chưa nhận được hàng" hoặc "nhận thiếu", toà sẽ hỏi: có gì cho thấy hàng đã đến tay bên mua? Câu trả lời phải là chứng từ có sự tham gia của bên mua, hoặc của một bên trung gian như đơn vị vận chuyển. Chữ ký người nhận trên biên bản giao nhận, phiếu giao hàng, vận đơn là loại chứng cứ trực tiếp nhất.
Tuy vậy, hoá đơn không vô dụng. Nếu bên mua là doanh nghiệp và đã dùng hoá đơn đó để hạch toán, kê khai, thì việc họ ghi nhận hoá đơn trong sổ sách của chính mình là một tình tiết rất khó giải thích nếu chưa nhận hàng. Bạn có thể đề nghị toà yêu cầu cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin này khi tự mình không thu thập được. Ở đây chỉ nhắc như một hướng chứng minh; các vấn đề thuế cụ thể nên hỏi người làm kế toán, thuế.
Bộ chứng từ một giao dịch bán hàng nên có
Bảng dưới liệt kê các chứng từ thường gặp và vai trò của từng loại khi có tranh chấp. Không phải giao dịch nào cũng cần đủ, nhưng càng nhiều loại khớp nhau thì càng vững.
| Chứng từ | Ai lập | Chứng minh điều gì | Điểm yếu nếu đứng một mình |
|---|---|---|---|
| Đơn đặt hàng, xác nhận đặt hàng | Bên mua hoặc hai bên | Bên mua có nhu cầu và đã đặt đúng hàng đó | Chưa chứng minh đã giao |
| Hợp đồng mua bán | Hai bên | Thoả thuận về hàng, giá, cách giao, cách thanh toán | Chưa chứng minh đã thực hiện |
| Phiếu xuất kho | Bên bán | Hàng đã rời kho bên bán | Chứng từ nội bộ, bên mua không ký |
| Biên bản giao nhận, phiếu giao hàng có chữ ký nhận | Hai bên | Bên mua đã nhận hàng, số lượng, tình trạng | Người ký nhận phải là người có quyền nhận |
| Chứng từ vận chuyển | Đơn vị vận chuyển | Hàng đã được giao đến địa chỉ, có người nhận | Phải chứng minh địa chỉ là của bên mua |
| Hoá đơn | Bên bán | Giao dịch được ghi nhận, giá trị cụ thể | Do bên bán lập |
| Thanh toán một phần, tin nhắn xác nhận | Bên mua | Bên mua thừa nhận giao dịch | Cần khớp với từng lô hàng |
Dòng quan trọng nhất là biên bản giao nhận có chữ ký nhận. Nếu chỉ được chọn một thứ để làm cho chuẩn, hãy làm cho chuẩn chứng từ này.
Ai ký nhận hàng thì được tính là bên mua đã nhận
Người đại diện hoặc người được giao nhiệm vụ nhận. Với doanh nghiệp, người ký nhận nên là người đại diện, thủ kho, hoặc nhân viên được giao nhận hàng. Thoả thuận trong hợp đồng ai được nhận hàng, ghi họ tên, chức vụ, giúp tránh tranh cãi sau này.
Người không rõ danh tính là điểm yếu. Một chữ ký nguệch ngoạc không ghi tên của "ai đó ở cửa hàng" sẽ bị bên mua nói là không quen biết. Yêu cầu người nhận ghi rõ họ tên, và nếu là lần đầu, chụp ảnh lô hàng tại điểm giao.
Đóng dấu không thay cho chữ ký. Dấu của bên mua trên phiếu giao hàng giúp xác nhận tổ chức, nhưng vẫn nên có chữ ký và họ tên người nhận. Hộ kinh doanh có thể không có dấu; khi đó chữ ký và thông tin người nhận càng quan trọng.
Nhận qua bên trung gian. Nếu bên mua yêu cầu giao cho một bên khác, như kho thuê ngoài hoặc công trình, hãy có văn bản hoặc tin nhắn của bên mua chỉ định địa điểm và người nhận đó.
Nhận bằng xác nhận điện tử. Xác nhận qua ứng dụng giao hàng, thư điện tử hoặc tin nhắn từ tài khoản quen dùng của bên mua đều có thể là chứng cứ. Lưu giữ nguyên dữ liệu, không chỉ chụp màn hình.
Lập bộ chứng từ giao hàng ngay trong vận hành hằng ngày
Không cần phần mềm đắt tiền. Một quy trình đều đặn là đủ để mỗi lô hàng có hồ sơ dùng được khi cần.
- Mỗi đơn hàng có mã riêng, dùng nhất quán trên đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và hoá đơn.
- Phiếu giao hàng lập hai liên, ghi mã đơn, chủng loại, số lượng, tình trạng; người nhận ký, ghi họ tên và ngày giờ nhận.
- Nhân viên giao hàng chụp ảnh lô hàng tại điểm giao, có bối cảnh nhận diện được địa điểm, lưu theo mã đơn.
- Khi giao thiếu, giao lỗi hoặc bên mua từ chối một phần, ghi ngay lên phiếu và để người nhận ký xác nhận.
- Gửi tin nhắn hoặc thư cho bên mua báo đã giao lô hàng, kèm ảnh phiếu đã ký.
- Cuối kỳ gửi bảng kê các lô đã giao, đề nghị bên mua xác nhận hoặc phản hồi trong thời hạn hợp lý.
Bước cuối giúp bạn phát hiện sớm những lô bên mua không ghi nhận, khi mọi người còn nhớ, thay vì phát hiện khi đã ra toà.
Những lý do bên mua hay đưa ra để từ chối thanh toán
"Chưa nhận được hàng" là lý do thẳng nhất, và chỉ có thể đánh đổ bằng chứng từ có chữ ký nhận hoặc chứng từ vận chuyển. "Nhận thiếu" thì cần biên bản ghi số lượng thực nhận. "Hàng lỗi, không đúng chất lượng" thì phụ thuộc thoả thuận về kiểm tra hàng: bên mua có kiểm tra khi nhận không, có phản hồi trong thời hạn đã thoả thuận không, có lưu lại hàng lỗi không.
Một lý do khác là "người ký nhận không phải người của công ty". Đây là lúc thoả thuận về người nhận hàng phát huy tác dụng. Nếu không có thoả thuận, bạn cần chứng minh người đó thường xuyên nhận hàng thay bên mua, ví dụ qua nhiều phiếu giao trước đó đã được bên mua thanh toán mà không phản đối.
Ở góc ngược lại, nếu bạn là bên mua và thật sự chưa nhận hoặc nhận thiếu, hãy phản hồi bằng văn bản ngay khi phát hiện, đừng im lặng rồi thanh toán một phần. Im lặng kéo dài và thanh toán từng phần thường bị hiểu là đã chấp nhận giao dịch. Nhận hàng lỗi thì lập biên bản, chụp ảnh, giữ nguyên hàng để đối chứng.
Ví dụ giả định: xưởng gỗ giao hàng cho cửa hàng nội thất
Một xưởng gỗ nhỏ giao bàn ghế cho một cửa hàng nội thất quen trong nhiều tháng, mỗi lô đều xuất hoá đơn điện tử. Ba lô cuối, cửa hàng không thanh toán và nói chưa nhận đủ hàng. Đây là ví dụ giả định để thấy bộ chứng từ vận hành ra sao khi có tranh chấp.
Với lô thứ nhất, xưởng có phiếu giao hàng do thủ kho cửa hàng ký và ghi tên, có ảnh chụp lô hàng tại kho: lô này gần như không còn gì để bàn. Lô thứ hai do xe của xưởng giao, tài xế quên lấy chữ ký, nhưng có tin nhắn của chủ cửa hàng "hàng về rồi, mai chị chuyển": tin nhắn đó bù lại khá tốt. Lô thứ ba chỉ có hoá đơn và phiếu xuất kho, không có chữ ký, không có tin nhắn, không có ảnh: đây là lô yếu nhất, và xưởng phải tìm thêm như lời khai tài xế, việc cửa hàng đã bày bán những mẫu chỉ có trong lô đó.
Ví dụ cho thấy hoá đơn có mặt ở cả ba lô nhưng không lô nào được quyết định bởi hoá đơn. Thứ tạo ra khác biệt là chứng từ có dấu vết của bên mua.
Khi khoản nợ lớn và chứng từ có lỗ hổng
Doanh nghiệp nhỏ thường có lỗ hổng chứng từ ở những khách hàng quen: giao qua điện thoại, nhận bằng lời, thanh toán gối đầu. Khi khách quen trở thành khách nợ, lỗ hổng lộ ra cùng lúc ở nhiều lô hàng. Trước khi khởi kiện, hãy lập bảng từng lô: ngày giao, mã đơn, giá trị, chứng từ có trong tay, và các khoản đã thanh toán. Lô nào có chữ ký nhận, lô nào chỉ có hoá đơn, lô nào chỉ có tin nhắn.
Bảng này cho thấy phần nào của khoản nợ vững và phần nào cần củng cố. Đôi khi chiến lược hợp lý là đề nghị bên mua ký một văn bản xác nhận tổng công nợ trước khi quan hệ xấu hẳn; văn bản đó gộp nhiều lô yếu thành một thừa nhận chung. Việc xác nhận công nợ cũng ảnh hưởng đến thời hiệu, vấn đề nên hỏi người làm nghề vì cách tính phụ thuộc từng loại quan hệ.
Với khoản nợ lớn, nhiều lô hàng và bên mua có pháp chế, việc lựa chọn đòi theo thủ tục nào, khởi kiện ở đâu và chuẩn bị chứng cứ cho từng lô là việc đáng để có luật sư cùng làm. Bộ chứng từ bạn đã lập chuẩn từ đầu sẽ giúp phần việc đó nhanh và ít tốn kém hơn.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn điện tử có giá trị chứng cứ không?
Hoá đơn điện tử là thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý và có thể được dùng làm chứng cứ về giao dịch. Tuy nhiên nó do bên bán lập, nên để chứng minh bên mua đã nhận hàng, bạn cần thêm chứng từ có xác nhận của bên mua hoặc đơn vị vận chuyển.
Phiếu xuất kho có chứng minh được đã giao hàng không?
Phiếu xuất kho là chứng từ nội bộ của bên bán, cho thấy hàng đã rời kho nhưng chưa cho thấy hàng đã đến tay bên mua. Nó có giá trị khi đi cùng phiếu giao hàng có chữ ký nhận, chứng từ vận chuyển hoặc tin nhắn xác nhận của bên mua.
Giao hàng qua đơn vị vận chuyển thì lấy chứng cứ ở đâu?
Bạn giữ vận đơn, thông tin trạng thái giao thành công và thông tin người nhận do đơn vị vận chuyển ghi nhận. Khi cần, có thể đề nghị đơn vị vận chuyển xác nhận bằng văn bản. Đồng thời lưu tin nhắn bên mua cung cấp địa chỉ và người nhận hàng.
Bên mua đã thanh toán một phần thì có coi là đã nhận hàng không?
Thanh toán một phần là tình tiết mạnh cho thấy bên mua thừa nhận giao dịch, nhất là khi nội dung thanh toán ghi rõ đơn hàng. Tuy vậy, nếu có nhiều lô hàng, cần đối chiếu khoản thanh toán thuộc lô nào để tránh bên mua nói chỉ nhận một phần.
Không có chữ ký nhận hàng thì có đòi tiền được không?
Vẫn có thể, nếu bạn có các chứng cứ khác như tin nhắn bên mua xác nhận đã nhận, ảnh chụp lúc giao, chứng từ vận chuyển, việc bên mua đã bán lại hoặc sử dụng hàng. Chứng cứ càng nhiều loại khớp nhau thì khả năng được chấp nhận càng cao.
Bên mua nói hàng lỗi sau nhiều tháng mới báo thì sao?
Việc này phụ thuộc thoả thuận về kiểm tra hàng và thời hạn khiếu nại trong hợp đồng, cũng như quy định pháp luật áp dụng. Phản hồi muộn mà không có chứng cứ về lỗi thường yếu. Bạn nên giữ biên bản giao nhận ghi tình trạng hàng lúc giao.