Lập vi bằng thường đi qua năm chặng: liên hệ và mô tả việc cần ghi nhận, ký hợp đồng dịch vụ với văn phòng thừa phát lại, thừa phát lại có mặt tại chỗ để chứng kiến và ghi nhận, hoàn thiện và ký vi bằng, rồi văn phòng gửi vi bằng tới Sở Tư pháp để vào sổ đăng ký và giao bản cho bạn. Giấy tờ cần mang không nhiều; thứ quyết định chất lượng vi bằng là việc bạn mô tả rõ cần ghi nhận điều gì.
Người lần đầu đi lập vi bằng hay lúng túng ở hai điểm: không biết nói gì với văn phòng và không biết lúc thừa phát lại có mặt thì mình nên làm gì. Bài này đi từng bước theo đúng thứ tự diễn ra, kèm những câu nên hỏi và những lỗi khiến vi bằng làm xong mới thấy thiếu.
Năm bước lập một vi bằng
Trình tự dưới đây là khung chung. Mỗi văn phòng có thể khác ở cách tiếp nhận, nhưng các bước cốt lõi giống nhau vì đều theo quy định về hoạt động thừa phát lại.
- Liên hệ và mô tả việc. Bạn gọi, nhắn hoặc đến văn phòng thừa phát lại đặt tại tỉnh, thành nơi sự việc sẽ diễn ra. Mô tả ngắn: cần ghi nhận gì, ở đâu, khi nào, mục đích để làm gì. Văn phòng cho biết việc đó có lập vi bằng được không.
- Ký hợp đồng dịch vụ. Hợp đồng ghi nội dung cần ghi nhận, địa điểm, thời gian, chi phí và cách thanh toán, quyền và nghĩa vụ hai bên. Bạn xuất trình giấy tờ tuỳ thân; doanh nghiệp xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách người đại diện.
- Thừa phát lại có mặt và ghi nhận. Đúng hẹn, thừa phát lại tới hiện trường, quan sát, đo đạc nếu cần, chụp ảnh, quay video, ghi lại lời nói của người có mặt nếu liên quan. Bạn chỉ dẫn những điểm cần ghi nhận nhưng không viết thay thừa phát lại.
- Hoàn thiện và ký vi bằng. Thừa phát lại lập vi bằng bằng văn bản, kèm ảnh, video, tài liệu. Thừa phát lại ký; người yêu cầu và người tham gia ký nếu có. Bạn đọc lại kỹ trước khi ký phần của mình.
- Đăng ký và giao vi bằng. Văn phòng gửi vi bằng tới Sở Tư pháp để vào sổ đăng ký trong thời hạn theo quy định, lưu bản tại văn phòng và giao bản chính cho bạn cùng tài liệu kèm theo.
Từ lúc liên hệ đến lúc nhận vi bằng có thể chỉ vài ngày với việc đơn giản, lâu hơn với việc phức tạp, nhiều địa điểm hoặc cần ghi nhận nhiều lần. Bạn nên hỏi văn phòng mốc thời gian cụ thể khi ký hợp đồng.
Cần chuẩn bị những gì trước khi gặp văn phòng
Chuẩn bị tốt giúp buổi trao đổi đầu tiên đi thẳng vào việc và giúp thừa phát lại ghi nhận đúng thứ bạn cần. Danh sách nên có:
- Giấy tờ tuỳ thân còn hạn của người yêu cầu; nếu đi thay người khác, văn bản uỷ quyền phù hợp.
- Với doanh nghiệp, hộ kinh doanh: giấy chứng nhận đăng ký, giấy tờ của người đại diện hoặc giấy giới thiệu.
- Giấy tờ liên quan tới đối tượng ghi nhận nếu có: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của căn nhà cần ghi hiện trạng, hợp đồng thuê, hợp đồng mua bán hàng.
- Một tờ ghi chú ngắn: điều cần chứng minh sau này là gì, những điểm cụ thể muốn ghi nhận, những người có thể có mặt.
- Sơ đồ vị trí hoặc mô tả đường đi tới hiện trường, nhất là khi địa chỉ khó tìm sau khi đổi tên đơn vị hành chính.
- Nếu ghi nhận nội dung trên điện thoại, máy tính: thiết bị đã sạc đầy, tài khoản đăng nhập sẵn, biết rõ nội dung nằm ở đâu.
Tờ ghi chú về điều cần chứng minh là thứ hay bị bỏ qua nhất nhưng lại hữu ích nhất. Thừa phát lại ghi nhận theo yêu cầu; yêu cầu càng rõ, vi bằng càng trúng.
Trao đổi với văn phòng: những câu nên hỏi
Ở buổi trao đổi đầu tiên, ngoài việc mô tả sự việc, bạn nên chủ động hỏi để tránh bất ngờ về sau. Câu đầu tiên là việc của mình có thuộc phạm vi lập vi bằng không, và nếu không thì nên đi đường nào. Câu thứ hai là thừa phát lại sẽ ghi nhận bằng cách nào: chỉ mô tả bằng lời, có chụp ảnh, có quay video, có đo đạc bằng thước, có ghi âm lời người có mặt không.
Câu thứ ba là về thời điểm: thừa phát lại có thể có mặt khi nào, nếu sự việc diễn ra ngoài giờ hành chính hoặc vào ngày nghỉ thì có làm được không, có phát sinh chi phí không. Câu thứ tư là về số lần: nếu sự việc kéo dài, ví dụ công trình bên cạnh thi công nhiều tháng, có nên lập nhiều vi bằng ở các mốc khác nhau không.
Câu cuối cùng là về bản giao: bạn nhận mấy bản chính, ảnh có được in màu không, tệp video giao qua thiết bị lưu trữ nào, xin thêm bản sao về sau thế nào. Những câu này nghe nhỏ, nhưng khi đứng trước toà, một tệp video không mở được hoặc ảnh in mờ có thể làm giảm giá trị cả bản vi bằng.
Chi phí lập vi bằng gồm những gì
Chi phí lập vi bằng do người yêu cầu và văn phòng thoả thuận trong hợp đồng dịch vụ. Bài không nêu con số; bảng dưới chỉ ra các yếu tố thường làm chi phí thay đổi để bạn hỏi cho rõ.
| Yếu tố | Ảnh hưởng thế nào | Nên hỏi gì |
|---|---|---|
| Tính chất, độ phức tạp của việc | Ghi nhận nhiều chi tiết, đo đạc, nhiều người tham gia thì tốn công hơn | Văn phòng tính theo việc hay theo thời gian |
| Thời gian có mặt | Sự việc kéo dài nhiều giờ, phải chờ đợi | Có tính thêm khi phải chờ hay không |
| Địa điểm, quãng đường | Hiện trường xa văn phòng, khó tiếp cận | Chi phí đi lại tính riêng hay đã gộp |
| Ngoài giờ, ngày nghỉ | Có thể phát sinh thêm | Mức phát sinh được ghi trong hợp đồng chưa |
| Số trang, số ảnh, tệp video | Vi bằng dài, nhiều ảnh màu, nhiều tệp | Số bản giao, chi phí bản sao thêm |
| Chi phí thực tế khác | Thuê thiết bị đo, người hỗ trợ kỹ thuật | Những khoản nào có thể phát sinh |
Bạn nên đọc kỹ hợp đồng dịch vụ trước khi ký, đặc biệt phần chi phí phát sinh. Một hợp đồng ghi rõ từ đầu giúp tránh tranh cãi khi nhận vi bằng.
Ngày thừa phát lại có mặt: bạn làm gì, không làm gì
Có mặt đúng giờ và chuẩn bị hiện trường. Mở sẵn cửa, dọn lối đi tới những điểm cần ghi nhận, bật sẵn đèn ở chỗ tối. Thừa phát lại chỉ ghi nhận được những gì nhìn thấy; vết nứt khuất sau tủ mà không ai dịch tủ ra thì sẽ không có trong vi bằng.
Chỉ dẫn, không chỉ đạo. Bạn được nói "xin ghi nhận vết nứt ở góc tường phía đông", nhưng không nên đòi thừa phát lại viết "vết nứt do nhà bên cạnh gây ra". Nguyên nhân là việc của giám định hoặc toà án; thừa phát lại chỉ mô tả hiện trạng.
Giữ bình tĩnh khi có người phản đối. Nếu bên kia có mặt và không đồng ý, thừa phát lại sẽ ghi nhận cả việc họ phản đối, lời họ nói. Đừng cãi vã; mọi lời qua tiếng lại đều có thể đi vào vi bằng.
Không đưa thừa phát lại vào nơi mình không có quyền vào. Muốn ghi nhận bên trong nhà người khác, phải có sự đồng ý của người đó. Đứng ở vị trí hợp pháp, như trong nhà mình, ngoài đường, khu vực chung, là cách an toàn.
Lỗi hay gặp khiến vi bằng làm xong mới thấy thiếu
Những lỗi dưới đây đều có thể tránh được nếu nghĩ trước một chút:
- Chỉ yêu cầu ghi nhận chung chung, nên vi bằng thiếu đúng chi tiết sau này cần dùng.
- Lập quá muộn, khi hiện trạng đã thay đổi hoặc nội dung trên mạng đã bị gỡ.
- Không mời hoặc không thông báo cho bên liên quan trong khi sự có mặt của họ có thể làm vi bằng thuyết phục hơn.
- Chọn văn phòng ở tỉnh khác với nơi sự việc diễn ra.
- Ký vi bằng khi chưa đọc kỹ, để sai tên, sai địa chỉ, sai số đo.
- Không xin đủ tệp ảnh, video gốc; chỉ giữ bản in.
- Kỳ vọng vi bằng thay cho công chứng, chứng thực hoặc kết luận giám định.
Sau khi nhận vi bằng, cất bản chính ở nơi an toàn, sao lưu các tệp kèm theo ở ít nhất hai chỗ, và ghi lại ngày nhận, tên văn phòng để tiện xin bản sao khi cần.
Mô tả yêu cầu thế nào để vi bằng trúng việc
Thừa phát lại ghi nhận theo yêu cầu, nên cách bạn đặt yêu cầu quyết định vi bằng có dùng được hay không. Một yêu cầu kiểu "lập vi bằng căn nhà" là quá rộng. Một yêu cầu tốt nói rõ mục đích và điểm cần ghi: "ghi nhận hiện trạng bức tường giáp nhà số bên cạnh ở cả ba tầng, các vết nứt đang có, tình trạng trần tầng ba phía giáp ranh, trước ngày công trình bên cạnh khởi công".
Cách đơn giản để viết yêu cầu là nghĩ ngược từ phía toà án hoặc đối phương. Sau này, người ta sẽ hỏi bạn điều gì? Nếu câu hỏi là "lúc bàn giao, chiếc máy có chạy không", yêu cầu ghi nhận phải bao gồm việc bật thử máy trước mặt thừa phát lại, chứ không chỉ chụp ảnh máy đặt trong kho. Nếu câu hỏi là "bài quảng cáo đăng từ ngày nào", yêu cầu phải bao gồm việc ghi nhận ngày đăng hiển thị và lịch sử chỉnh sửa nếu nền tảng cho xem.
Ví dụ giả định: một chủ hộ kinh doanh ở Thái Nguyên muốn chứng minh đã giao đủ lô hàng cho khách sỉ. Yêu cầu ban đầu chỉ là "ghi nhận việc giao hàng". Sau khi trao đổi, yêu cầu được viết lại thành: đếm số kiện trước khi bốc lên xe, ghi nhận tình trạng niêm phong, ghi nhận người nhận ký phiếu và lời họ nói khi nhận. Vi bằng làm theo yêu cầu thứ hai mới trả lời được câu hỏi khi có tranh chấp.
Câu hỏi thường gặp
Lập vi bằng mất bao lâu thì nhận được?
Thời gian tuỳ độ phức tạp của việc và lịch của văn phòng. Việc đơn giản như ghi nhận hiện trạng một căn phòng có thể nhận vi bằng sau vài ngày; việc kéo dài, nhiều địa điểm, nhiều tệp video thì lâu hơn. Bạn nên thống nhất mốc thời gian ngay trong hợp đồng dịch vụ.
Có cần mời bên kia tới khi lập vi bằng không?
Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Với hiện trạng tài sản của bạn, có thể lập mà không cần bên kia. Với việc giao nhận, bàn giao giữa hai bên, sự có mặt và chữ ký của bên kia làm vi bằng mạnh hơn. Nếu họ được mời mà không đến, thừa phát lại có thể ghi nhận việc vắng mặt.
Lập vi bằng có phải nộp lệ phí nhà nước không?
Chi phí lập vi bằng là khoản thoả thuận giữa người yêu cầu và văn phòng thừa phát lại theo hợp đồng dịch vụ, không phải lệ phí nộp ngân sách như một thủ tục hành chính. Bạn nên hỏi rõ các khoản và yêu cầu ghi trong hợp đồng.
Có thể nhờ người khác đi lập vi bằng thay mình không?
Có thể, nếu người đó có văn bản uỷ quyền phù hợp để ký hợp đồng dịch vụ và tham gia buổi ghi nhận thay bạn. Bạn nên hỏi văn phòng hình thức uỷ quyền họ chấp nhận trước khi cử người đi, để tránh phải hẹn lại.
Mất bản chính vi bằng thì làm sao?
Văn phòng thừa phát lại lưu vi bằng theo chế độ lưu trữ, nên bạn có thể đề nghị cấp bản sao. Hãy liên hệ đúng văn phòng đã lập, cung cấp thông tin về ngày lập, người yêu cầu và nội dung. Vì vậy nên ghi lại tên văn phòng ngay khi nhận vi bằng.
Thừa phát lại có làm việc ngoài giờ hành chính không?
Nhiều sự việc diễn ra buổi tối hoặc cuối tuần, như công trình thi công đêm hay bàn giao vào ngày nghỉ. Văn phòng có thể nhận lập vi bằng ngoài giờ tuỳ khả năng sắp xếp, có thể phát sinh chi phí. Hỏi rõ và ghi vào hợp đồng.