Khi nộp một tệp ghi âm cho toà án hay cơ quan giải quyết tranh chấp, bạn nên nộp kèm hai văn bản: bản chép lời ghi lại nội dung cuộc nói chuyện thành chữ, và văn bản trình bày xuất xứ nói rõ tệp được ghi trong hoàn cảnh nào. Văn bản thứ hai gắn với điều kiện pháp luật đặt ra để tài liệu nghe được, nhìn được được coi là chứng cứ. Văn bản thứ nhất không phải điều kiện bắt buộc theo câu chữ, nhưng thực tế gần như không thể thiếu: thẩm phán cần đọc được nội dung, đối chiếu được với lời các bên.
Một bản chép lời làm cẩu thả có thể gây hại hơn không có: chép sai một con số, tự "diễn giải" ý đối phương, bỏ đoạn bất lợi — tất cả đều sẽ bị phát hiện khi toà nghe lại tệp. Bài này hướng dẫn cách chép trung thực, cách trình bày dễ đối chiếu, và những nội dung cần có trong văn bản trình bày xuất xứ.
Vì sao cần cả hai văn bản
Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 quy định tài liệu nghe được, nhìn được được coi là chứng cứ nếu được xuất trình kèm theo văn bản trình bày của người có tài liệu đó về xuất xứ, trong trường hợp họ tự thu âm, thu hình; hoặc văn bản có xác nhận của người đã cung cấp cho người xuất trình về xuất xứ của tài liệu; hoặc văn bản về sự việc liên quan tới việc thu âm, thu hình đó. Nói gọn: tệp không thể "tự nói" về nguồn gốc của mình, người nộp phải nói thay bằng văn bản.
Bản chép lời phục vụ một mục đích khác: giúp người xét xử tiếp cận nội dung nhanh và chính xác. Một tệp dài bốn mươi phút, nhiều tiếng ồn, giọng địa phương, nếu chỉ nộp tệp thì người nghe dễ bỏ sót đúng câu quan trọng. Bản chép lời có đánh dấu thời điểm cho phép thẩm phán và đối phương mở đúng chỗ để nghe lại, từ đó tranh luận tập trung vào nội dung thay vì mất công tìm kiếm.
Hai văn bản này cũng là lời cam kết của bạn. Khi ký vào đó, bạn chịu trách nhiệm về tính trung thực. Đây là lý do phải chép đúng, trình bày đúng — không thêm, không bớt, không tô vẽ.
Nguyên tắc chép lời trung thực
Chép nguyên văn, không biên tập. Ghi đúng từng từ người nói dùng, kể cả câu cụt, nói lặp, từ địa phương, tiếng lóng. Không sửa ngữ pháp cho "gọn", không đổi "anh trả em sau" thành "bị đơn cam kết trả nợ". Phần diễn giải ý nghĩa thuộc về bản trình bày hoặc lập luận của bạn, không thuộc bản chép lời.
Đánh dấu rõ người nói. Mỗi lượt lời ghi tên hoặc vai người nói, ví dụ "Bà Lan (người cho vay)" và "Ông Hùng (người vay)" trong một ví dụ giả định. Nếu có người thứ ba lên tiếng, ghi thêm. Không chắc giọng của ai thì ghi "người nói chưa xác định".
Ghi mốc thời gian theo tệp. Đặt mốc phút:giây ở đầu mỗi đoạn hoặc mỗi lượt lời quan trọng. Người đọc nhìn bản chép, thấy câu cần nghe lại, mở đúng mốc đó trên tệp.
Đánh dấu chỗ không nghe rõ. Chỗ nào nghe không rõ thì ghi "[không nghe rõ]" kèm mốc thời gian, không đoán. Chỗ nghe được một phần thì ghi phần nghe được và đánh dấu phần còn nghi ngờ. Trung thực ở những chỗ nhỏ này làm tăng độ tin cậy của cả bản chép.
Chép toàn bộ, không chỉ đoạn có lợi. Bản chép lời nên phủ toàn bộ tệp, hoặc ít nhất toàn bộ đoạn liên quan tới vụ việc, kể cả câu đối phương phủ nhận hay giải thích. Chép chọn lọc dễ bị đối phương nói là cắt khỏi ngữ cảnh. Bạn hoàn toàn có thể nhấn mạnh đoạn quan trọng ở văn bản trình bày.
Từng bước làm bản chép lời
Một quy trình bạn tự làm được ở nhà, với tệp sao (không phải tệp gốc):
- Tạo bản sao làm việc của tệp; giữ nguyên tệp gốc ở nơi lưu trữ.
- Nghe toàn bộ một lượt, ghi ra giấy các mốc thời gian có nội dung liên quan tới vụ việc.
- Nếu dùng phần mềm chuyển giọng nói thành chữ để có bản nháp, hãy chọn công cụ xử lý ngay trên máy hoặc dịch vụ bạn tin cậy, vì tệp chứa thông tin cá nhân của người khác.
- Nghe lại từng đoạn ngắn, sửa bản nháp cho khớp từng từ; phần mềm hay nhầm số tiền, tên riêng, từ địa phương.
- Gắn tên người nói và mốc thời gian cho từng lượt lời.
- Nhờ một người thứ hai nghe đối chiếu với bản chép, đánh dấu chỗ lệch để nghe lại.
- Ghi đầu văn bản: tên tệp, thời lượng, ngày ghi theo tệp; cuối văn bản: người chép, ngày chép, chữ ký.
Với tệp có tiếng nước ngoài, bạn cần bản chép lời bằng ngôn ngữ gốc và bản dịch sang tiếng Việt. Toà án sử dụng tiếng Việt, nên phần dịch nên do người dịch có năng lực thực hiện và có thể phải chứng thực chữ ký người dịch theo yêu cầu của nơi tiếp nhận.
Văn bản trình bày xuất xứ cần có những gì
Văn bản này không cần mẫu cố định; điều quan trọng là đủ thông tin và khớp với thực tế. Nên có các mục sau:
- Thông tin người trình bày: họ tên, giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ, tư cách trong vụ việc (nguyên đơn, bị đơn, người liên quan).
- Mô tả tệp: tên tệp, định dạng, thời lượng, dung lượng, thiết bị đã ghi (ví dụ điện thoại của chính người trình bày).
- Hoàn cảnh ghi: ngày giờ, địa điểm, hình thức (nói chuyện trực tiếp, cuộc gọi điện thoại, cuộc gọi qua ứng dụng), những người tham gia.
- Khẳng định người trình bày là một bên tham gia cuộc nói chuyện, hoặc nếu tệp do người khác cung cấp thì nêu rõ người đó và kèm văn bản xác nhận của họ.
- Quá trình lưu giữ: tệp gốc đang ở đâu, đã sao lưu thế nào, có chỉnh sửa gì không (nếu có bản cắt để trình bày thì nói rõ bản đầy đủ vẫn còn).
- Nội dung chính mà người trình bày muốn chứng minh và mốc thời gian tương ứng trong tệp.
- Lời cam đoan về tính trung thực, ngày lập, chữ ký.
Nếu tệp được một người làm chứng ghi lại rồi chuyển cho bạn, văn bản xác nhận của chính người đó về xuất xứ là bắt buộc để tệp đủ điều kiện xem xét. Thiếu văn bản này là lỗi hay gặp nhất khi người dân nộp tệp "xin được từ người quen".
Trình bày gọn để toà dễ đối chiếu
Khi hồ sơ có nhiều tệp ghi âm, mỗi tệp nên có mã riêng (ví dụ GA-01, GA-02) dùng thống nhất ở danh mục chứng cứ, bản chép lời, văn bản trình bày và trong đơn. Tên tệp trên thiết bị lưu trữ nộp kèm cũng nên trùng với mã đó (đổi tên trên bản sao, không trên bản gốc). Cách đánh mã đơn giản này giúp mọi người trong phiên làm việc nói cùng một ngôn ngữ.
Trong đơn khởi kiện hoặc bản tự khai, khi dẫn ghi âm, hãy trích ngắn câu then chốt kèm mã tệp và mốc thời gian, thay vì dán cả trang bản chép lời vào đơn. Ví dụ giả định: "Tại GA-02, phút 03:15–03:40, ông Hùng xác nhận đã nhận đủ 120 triệu đồng và hẹn trả trước Tết." Người đọc biết ngay cần nghe chỗ nào.
Thiết bị lưu trữ nộp kèm nên được kiểm tra mở được trên máy tính khác trước khi nộp. Hỏi bộ phận tiếp nhận về định dạng họ dùng được; nếu phải chuyển đổi, nộp cả bản định dạng gốc và bản chuyển đổi, ghi rõ trong văn bản trình bày.
Lỗi hay gặp trong bản chép lời
Những lỗi dưới đây thường bị đối phương tận dụng để làm giảm độ tin cậy của toàn bộ tệp.
| Lỗi | Hệ quả | Cách tránh |
|---|---|---|
| Ghi sai số tiền, ngày tháng | Đối phương chỉ ra chỗ sai, nghi ngờ cả bản chép | Nghe lại riêng các đoạn có con số, nhờ người thứ hai kiểm |
| Thêm lời giải thích vào trong lời thoại | Bản chép mất tính khách quan | Để nhận xét ở văn bản riêng |
| Bỏ đoạn đối phương phản đối | Bị cho là cắt khỏi ngữ cảnh | Chép đầy đủ đoạn liên quan |
| Không có mốc thời gian | Khó đối chiếu, mất thời gian phiên làm việc | Ghi phút:giây cho từng lượt lời quan trọng |
| Không ký, không ghi người chép | Không rõ ai chịu trách nhiệm nội dung | Ghi người chép, ngày chép, ký cuối văn bản |
Đối phương cũng có quyền nghe tệp và đưa ra bản chép lời của họ. Khi hai bản khác nhau, toà sẽ nghe lại; bản nào trung thực sẽ tự đứng vững.
Khi đối phương có bản chép khác bạn
Không hiếm khi hai bên nghe cùng một câu mà hiểu khác nhau: "trả" hay "chả", "ba mươi" hay "bảy mươi", nhất là khi tiếng ồn lớn hoặc giọng vùng miền đặc trưng. Khi đó, đừng tranh cãi bằng trí nhớ. Hãy đề nghị nghe lại đoạn đó tại phiên làm việc, ghi nhận ý kiến mỗi bên vào biên bản, và nếu sự khác biệt ảnh hưởng tới kết quả vụ việc thì có thể đề nghị toà trưng cầu giám định nội dung âm thanh.
Trong lúc chờ, hãy rà xem có chứng cứ nào khác làm rõ con số hay ý nghĩa đang tranh cãi: sao kê chuyển khoản, tin nhắn cùng thời điểm, lời người làm chứng. Một con số khớp với sao kê thường chấm dứt tranh luận nhanh hơn mọi phép phân tích âm thanh.
Cũng nên tự kiểm lại bản chép của mình một cách khách quan. Nếu nghe kỹ thấy đối phương có lý ở một chỗ, hãy chủ động đính chính bằng văn bản bổ sung. Việc sửa một chỗ sai nhỏ cho thấy bạn tôn trọng sự thật, và giữ được độ tin cậy cho phần còn lại của bản chép.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải chép lời ghi âm khi nộp cho toà không?
Điều kiện luật đặt ra là văn bản trình bày xuất xứ. Bản chép lời không được nêu như điều kiện riêng, nhưng thực tế toà thường đề nghị cung cấp và nó giúp vụ việc của bạn được hiểu đúng. Nên chủ động nộp kèm.
Có thể thuê người khác chép lời ghi âm không?
Có thể, nhưng bạn vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về nội dung khi ký nộp. Hãy tự nghe đối chiếu các đoạn quan trọng, và lưu ý tệp chứa thông tin cá nhân nên chỉ giao cho người đáng tin cậy, có cam kết giữ bí mật.
Dùng phần mềm chuyển giọng nói thành chữ có được không?
Được dùng làm bản nháp. Sau đó bắt buộc phải nghe lại và sửa thủ công, vì phần mềm thường nhầm số tiền, tên riêng và từ địa phương. Cân nhắc quyền riêng tư khi tải tệp lên dịch vụ trực tuyến.
Bản chép lời có cần công chứng hay chứng thực không?
Thông thường không cần. Bạn ký vào bản chép lời và văn bản trình bày xuất xứ, chịu trách nhiệm về tính trung thực. Riêng bản dịch từ tiếng nước ngoài có thể cần chứng thực chữ ký người dịch, tuỳ yêu cầu của nơi tiếp nhận.
Tệp ghi âm do người khác đưa cho mình thì viết văn bản xuất xứ thế nào?
Bạn trình bày việc nhận tệp từ ai, khi nào, bằng cách nào, và kèm văn bản xác nhận của chính người đã ghi về hoàn cảnh ghi âm. Thiếu xác nhận của người ghi, tệp khó đủ điều kiện để được coi là chứng cứ.
Nghe không rõ một số đoạn thì có ảnh hưởng tới giá trị tệp không?
Đoạn không nghe rõ thì không chứng minh được gì, nhưng không làm mất giá trị của những đoạn rõ ràng. Hãy đánh dấu trung thực những chỗ đó trong bản chép, và nếu đoạn ấy then chốt, có thể đề nghị giám định để xử lý âm thanh.